淺談高中檔案管理現狀與優化策略

武新東

河南省范縣第一中學 457500

淺談高中檔案管理現狀與優化策略

武新東

河南省范縣第一中學 457500

高中教育作為義務教育的最終階段，是連接義務教育和高等教育的橋梁，在個人的學習生涯中起著關鍵作用。高中檔案是記錄高中學生在學習，生活等各方面的表現以及德智體美勞方面的發展，是進入大學的參考依據。正確認識高中檔案管理工作中存在的問題，有的放矢的找出解決問題的方案和策略，對學生的身心發展，教育教學的推進以及學校的可持續發展都具有十分重要的意義。

高中；檔案管理；管理工作

一、引言

高中檔案除了反映學生從入學到高中的記錄情況外，同時可以在一定時期內反映學校的教育教學和管理工作方面的真材實料。隨著國家在教育方面的改革，高校自主招生的范圍不斷擴大，普通高中越來越重視檔案管理的工作，我們要在提升檔案管理工作質量的基礎上，定時核對檔案信息，認真收集檔案過程中遇到的問題，針對這些問題提出解決方案。

二、目前高中檔案管理現狀及主要問題

檔案管理是普通高中學校管理的重要組成部分之一。普通高中檔案工作是一項服務性工作，它能夠分析和見證教學資源的分配和集中情況，可以為學校、教師的下一步教學及管理提供第一手資料，從而在教學中總結經驗教訓，更好地為學校教育教學以及學校發展服務。目前，由于受諸多現實因素影響，很多檔案管理并沒有達到預期的效果。高中檔案管理如何適應新時代的發展要求，已經成為高中檔案管理者需要思考的問題。

（一）收集信息存在困難

當前許多高中學校對于檔案管理還是傳統的管理方式，檔案的收集也存在著困難，由于信息收集涉及的范圍極其廣泛，包括師生的各個方面，各個階段，需要大量的人員去收集，而且每次將收集來的信息進行錄入又是一項耗時長，信息量大的工作。很多同學對檔案的信息存在應付心理，這樣就會導致很多錯誤，加上教職工對于檔案的錄入也不是很積極，畢竟信息一旦錄入了檔案在以后的管理中查找起來可能會有種種障礙困難，這就從一定程度上淡化了檔案信息的收集。

（二）部門工作不協調

目前大多數高中對于檔案管理并沒有一整套完整的管理制度體系。 檔案信息通常涉及到的個人信息量很廣，是一個系統性很強的工作，需要各個部門的相互配合，但是檔案信息的收集量很大，對于各個部門來說是附加的工作，導致各個部門之間相互推諉，加上檔案管理并沒有一個規范的制度體系，雖然有管理制度，但是對具體要求不明確，分工混亂，權責不明，由此造成各部門工作效率低下，工作失誤增多，管理混亂等等。

（三）科技手段應用有限

傳統的檔案管理工作主要是以手工操作作為檔案的主要管理方式，很多具體的工作需要檔案人員耗費大量的精力和時間，勞動強大相當大，長期以來對于檔案的管理工作極其不利。而一些高中學校把注意力放在升學率方面，對檔案管理沒有足夠的重視。隨著科學技術的突飛猛進，互聯網的應用給檔案管理工作帶來了希望和曙光。現代化的網絡管理信息系統，充分發揮了科技優勢，具有耗時短，效率高的特點，信息的傳輸，存儲，整理，共享同步等等都是傳統檔案管理方式不能相比的，尤其是共享平臺所建立的搜索，查詢功能，大大的提高了工作效率。

三、高中檔案管理優化策略

（一）健全制度，規范管理

檔案制度不僅需要全體師生的重視，同時也需要管理部門制定出屬于它的規范管理章程，比如檔案的收集制度，查閱制度，整理制度，網絡制度等等。指定專人具體負責檔案的收集及預立卷工作，做到分工明確，各司其職，確保檔案管理制度科學，有效。其次，要立足學校實際，大力開發檔案信息資源，強化和提升檔案的服務功能，以及教育功能，使檔案由以前的以收藏為主轉化為開發利用為主。緊緊圍繞學校和社會的改革和建設需要，加大檔案管理的投入，使得檔案管理更好的為教育教學服務。

（二）運用高效的信息化管理技術

要充分利用互聯網計算機的科學方面的優勢，大力推進檔案管理信息化，數字化。改變傳統的手工操作的低效率操作方式，建立檔案信息網絡平臺，引入先進的信息化手段，采購先進的軟硬件設施，實現高中檔案資源的校際共享。同時，利用計算機的自動管理儲存功能，開發新型的檔案管理信息系統，建立資源共享的信息化支撐平臺，為學校和社會提供基礎性，系統性的信息化服務，充分發揮檔案管理的功能。

（三）提高檔案管理者業務素質

檔案管理是一項龐大的信息系統，需要專業的人員才能提高檔案管理的效率。而目前檔案管理人員缺乏，是制約檔案管理發展的主要原因之一。高中學校需要成立專門的檔案管理小組，對檔案管理人員進行培訓和考核，同時引進高素質的專業檔案管理人才，提高檔案管理工作人員的綜合素質和積極性，更好的推動檔案管理的轉型和發展，強化檔案管理工作的重要性。

（四）積極做好檔案的收集和管理工作

檔案信息的收集是一個日積月累的長期過程，提高廣大師生對檔案的重視程度，使其積極主動的提供檔案資料，完善檔案信息。同時，檔案管理人員要密切配合各部門的工作，對于各種形式反饋的檔案材料運用現代化的技術進行篩選，在完善檔案信息時確保信息的真實性，有效性和完整性。提升檔案管理的利用效率，使其更好的為學校和社會服務。

四、結語

本文通過對高中檔案管理現狀存在的問題進行優化，我們要正確認識高中檔案管理目前存在的各種問題，積極探索新型的檔案管理方式。它需要管理部門制定和完善檔案管理的規范制度，運用現代化的科學信息技術手段提高檔案管理的效率和安全性，使高中檔案管理工作制度化，規范化，真正的為教育、教學服務，為學校的整體服務，促進教育事業的可持續發展。

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