關于衛生計生檔案管理的幾點思考

文/山東省巨野縣衛生和計劃生育局 陳素英

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關于衛生計生檔案管理的幾點思考

文/山東省巨野縣衛生和計劃生育局 陳素英

【摘要】衛生計生檔案管理屬于衛生計生局各項工作中的重要內容，同時也屬于國家檔案事業的重要組成部分。是否可以有效開展好衛生計生檔案管理工作，不但關系到衛生計生局各項工作的有序實施，同時還直接影響著人民群眾的社會權益與切身利益。本文結合筆者實際工作研究，提出了有效加強衛生計生檔案管理工作的幾點對策。

【關鍵詞】衛生計生局；檔案管理；對策措施

衛生計生檔案屬于國家檔案的重要內容，但因為客觀條件、思想認識、人力以及經費等方面的因素影響，衛生計生檔案管理工作依舊存在一些薄弱環節。為了促進衛生計生工作的順利開展，充分挖掘出檔案資源的實際價值，更好地為衛生計生工作服務，我們應進一步規范衛生計生檔案管理工作。

一、衛生計生檔案管理存在的問題

首先，檔案材料收集不完整。因為在檔案管理的過程中往往存在各個科室部門各自為陣的問題，造成衛生計生檔案在收集與整理時無法完整充分地收集到材料，一部分有價值的檔案材料容易被遺漏，導致衛生計生工作無法順利開展。如此不僅會對檔案材料的完整性造成影響，同時還會影響到檔案材料的開發利用。其次，檔案管理人員綜合能力有待提升。一方面是部分檔案管理人員沒有進行專門的培訓，不具備檔案管理和檔案開發相關專業知識，另一方面是檔案人員自身思想認識不到位，在檔案信息化建設過程中不注重自身能力的培養，缺乏基礎的計算機知識和檔案信息化認識，無法科學規范地對檔案材料進行收集整理。最后，檔案材料的實際利用價值不高，衛生計生工作的特點決定其檔案材料種類繁多、數量較大、專業性較強，很容易在日常的管理過程中出現缺漏現象，檔案的收集整理工作不到位，影響了日后的開發利用。

二、衛生計生檔案管理的對策措施

（一）加強衛生執法檔案管理。衛生計生執法檔案管理要求準確、完整，所有適用于衛生執法工作的檔案材料都必須要經過檔案信息資源的篩選整理，進而加工之后發揮出價值。我們要重視執法檔案的完整性和正確性，力求分類明確、歸檔規范、組卷合理。針對年代較為久遠的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書寫材料不符合規范要求、檔案損壞或字跡模糊的問題，必須要第一時間進行搶救，部分具有價值的執法檔案材料要進行信息化轉化，同時做好保存工作。此外，部分衛生執法檔案材料在很長的時間內都能夠發揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應當堅持廣泛利用和長久保存相結合的原則，實現檔案利用和保護工作相互促進，從而符合衛生計生執法工作的實際需要。

（二）不斷完善相關管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結合筆者多年實踐經驗，衛生計生檔案管理制度應當包含下面幾部分內容：對檔案管理人員實施月度、季度、年度考評機制，計生檔案的收集、整理以及保存工作必須規范有序，嚴格按照上級業務部門的要求和標準實施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權；建立衛生計生項目登記制度，為各級衛生計生辦公室和醫療保健相關機構制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時限機制，要求檔案管理人員在每天下班之前應當對各個科室、部門的資料進行匯總，每月對檔案收集整理和歸檔情況進行匯報等。

（三）實施檔案科學化管理。衛生計生檔案管理人員必須定期對收集的檔案實施科學規范的歸檔整理。為確保檔案管理質量和效率，實現檔案類目規范設置的要求，我們應當努力做好下面幾方面的工作：第一是科學設置檔案類目；第二是推行定期整理歸檔機制；第三是貫徹落實衛生計生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔利用相關規范，保證檔案材料的準確性與完善性；第五是開展好年度檔案收集整理工作。綜上所述，如果衛生計生檔案管理工作混亂，必然會導致衛生計生各項工作受到影響。推行科學化規范化的管理方式，可以保證各項工作的有序開展，發現問題之后能夠第一時間排查解決，實現衛生計生檔案管理的制度化、規范化。

（四）加強檔案人員隊伍建設。21世紀已經進入信息時代，衛生計生檔案管理的信息化建設也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業知識，同時還應掌握一定的計算機操作技能。所以我們應當鼓勵支持檔案管理人員積極參與培訓學習，定期開展培訓講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現代化、信息化的檔案管理理念。在組織進行培訓教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓方式，構建立體化的培訓模式，力求培訓工作的針對性與時效性。此外，還應進一步強化衛生計生檔案工作者的圖書館學與情報學等關聯學科知識，讓他們能夠主動地投入到檔案管理研究工作中來，清楚地認識和了解檔案管理工作的現狀與發展趨勢，更新其知識結構體系。

三、結語

隨著近年來我國檔案事業的飛速發展，對衛生計生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題。而檔案管理模式的創新與改革在于認清當前衛生計生檔案管理工作存在的問題，采取有針對性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應時代發展的要求，滿足衛生計生工作的實際需要。我們要認識到，檔案管理工作的創新是一項長期性系統性的工程，檔案管理改革還有很長的路要走，只有不斷努力才能夠發揮出檔案材料的價值與優勢。

【參考文獻】

［1］李月嬌.淺談如何發揮計生業務檔案管理的服務職能［J］.辦公室業務，2016（01）：89-90.

［2］黃新金.淺談計生檔案管理工作的幾點體會［J］.中小企業管理與科技，2015（10）：37.