淺談如何做好國有企業(yè)的文書檔案工作

程 坤

(鹽城市交通投資有限公司 江蘇 鹽城 224002)

淺談如何做好國有企業(yè)的文書檔案工作

程 坤

(鹽城市交通投資有限公司 江蘇 鹽城 224002)

國有企業(yè)的文書檔案記載著企業(yè)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映單位的問題處理、領導決策、基本建設、研究開發(fā)等方面的過程和成果。本論文從工作實踐出發(fā)，就國有企業(yè)做好文書檔案工作提出三點想法，以期提高檔案人員的工作能力。

領導重視；利用現(xiàn)代技術；多學科學習

文書檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。本文結合國有企業(yè)的實際情況就如何做好文書檔案工作進行探討。

1 爭取領導重視是做好國有企業(yè)文檔管理工作的前提

1.1 愛崗敬業(yè)，影響領導的重視意識。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使企業(yè)的文書檔案工作有起色，文檔工作人員要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發(fā)展服務。

1.2 加強宣傳，增強領導的檔案意識。企業(yè)領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書檔案工作不是主要的工作，不能直接產生經濟效益，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作的重要性。首先，要勤向領導匯報檔案工作開展情況，使領導受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上級政府機關和檔案部門下發(fā)的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

2 利用計算機技術是加強國有企業(yè)文檔管理工作的關鍵

隨著改革的深入發(fā)展，國有企業(yè)文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決問題。

2.1 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向，所以文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2.2 利用現(xiàn)代化應用技術，科學管理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的情況，從而影響案卷的質量，給后續(xù)的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，只需要以件為單位按保管期限歸檔，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率，真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

3 提高業(yè)務素質是加強國有企業(yè)文檔管理工作的根本

國有企業(yè)文書檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性和主動性，努力提高文檔管理人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

3.1 進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。

文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開闊的專業(yè)視野、完整的知識結構，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過學習《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》和國家有關文檔工作規(guī)定，使檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是加強對文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的管理，建立一個文檔管理的考核體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

3.2 進一步加強文檔管理制度的建設，建立長效機制。

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以使文檔管理工作人員產生一定的緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務能力和水平。

3.3 進一步明確文檔管理在職培訓的原則，優(yōu)化課程內容。

相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，學習相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、公共關系學等，在職教育應注重對相關學科知識的補充和更新；第三，學習現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學技術的廣泛應用是當前文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，國有企業(yè)文檔工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。

當前，國有企業(yè)面臨著向“深水區(qū)”改革的重任，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，文檔管理無論從內容和形式，還是從管理和服務，都需要不斷改革創(chuàng)新，只要領導重視，注重利用科學技術，加強多學科學習，國有企業(yè)的文檔管理工作一定會適應新形勢，結出新成果。

程坤(1970.08-)，女，漢族，江蘇鹽城人，檔案助理館員，中央黨校函授本科學歷，單位：江蘇省鹽城市交通投資有限公司，研究方向：檔案管理。

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1672-5832(2016)06-0294-01