淺析高職院校基建檔案管理存在的問(wèn)題以及對(duì)策

葉 蘋(píng)

淺析高職院校基建檔案管理存在的問(wèn)題以及對(duì)策

葉 蘋(píng)

基建檔案是工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工交付使用時(shí)所形成一系列相關(guān)文件和資料。隨著高校擴(kuò)招開(kāi)始，高校開(kāi)始建設(shè)新校區(qū)或改造舊校區(qū)，高校基建檔案尤為重要，然而在實(shí)際管理工作中，存在著很多問(wèn)題。本文從實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)中分析高校基建檔案存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策。

基建檔案 問(wèn)題 對(duì)策

一、高職院校基建檔案的特點(diǎn)

（1）獨(dú)立性。基建檔案是每個(gè)工程從前期準(zhǔn)備工作到竣工驗(yàn)收一系列過(guò)程中所形成的檔案。有工程才有檔案，所以相對(duì)其他檔案來(lái)說(shuō)比較獨(dú)立，而且要單獨(dú)立卷管理。

（2）專(zhuān)業(yè)性。基建檔案在形成過(guò)程中，涉及到很多專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)，如勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理過(guò)程中形成的文件成果資料，特別是施工過(guò)程中形成的資料。這些資料對(duì)于整個(gè)基建檔案來(lái)說(shuō)是非常重要和關(guān)鍵的。

（3）數(shù)量多。不管大工程還是小工程，檔案都是存在的，而且數(shù)量多。從開(kāi)始的工程立項(xiàng)文件，到勘察、報(bào)建、設(shè)計(jì)過(guò)程，再到預(yù)算，招標(biāo)，然后到施工過(guò)程，監(jiān)理過(guò)程，最后竣工驗(yàn)收，結(jié)算審核等等形成的檔案，數(shù)量是非常龐大的。

（4）復(fù)雜性。基建檔案形成來(lái)源不僅有內(nèi)部資料還有外來(lái)資料，勘察過(guò)程形成的巖土勘察報(bào)告，設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的設(shè)計(jì)方案、施工圖紙，報(bào)建過(guò)程中涉及到的部門(mén)大概就有10來(lái)個(gè)單位，如發(fā)改委、規(guī)劃局、國(guó)土資源局、建設(shè)委員會(huì)、環(huán)境保護(hù)局、地震局、人防局、氣象局、消防局等，形成立項(xiàng)批復(fù)、施工許可證、規(guī)劃許可證等各種各樣的文件資料。

二、高職院校基建檔案存在的問(wèn)題

（一）基建檔案資料不全不完善

第一，由于基建工程建設(shè)跨期長(zhǎng)，從開(kāi)工到竣工驗(yàn)收交付使用，短者幾個(gè)月，長(zhǎng)者幾年，而且相當(dāng)一部分資料要在各個(gè)單位、部門(mén)之間傳遞，導(dǎo)致資料中途丟失不見(jiàn)，或者毀損等現(xiàn)象都是存在的。第二，相當(dāng)多工程的承包單位是由私人老板掛靠公司的，這樣部分資料是由公司的資料員整理歸檔，部分資料特別是采購(gòu)材料的合同、票據(jù)、發(fā)票等又是由私人老板自己保管，導(dǎo)致施工單位交來(lái)的工程資料是不齊全的。

（二）基建檔案管理員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)

大多數(shù)的基建檔案管理員是兼任，而且不具備工程專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)，對(duì)基建工程項(xiàng)目的程序不熟悉，工程哪個(gè)環(huán)節(jié)哪個(gè)階段的資料比較重要，什么時(shí)候該收集什么資料都不清楚，導(dǎo)致收集的基建檔案質(zhì)量不高，甚至有些不符合規(guī)范。

（三）基建檔案存在不規(guī)范的地方

一是由于施工單位的資料員沒(méi)有及時(shí)做資料，交來(lái)的分部分項(xiàng)資料中有空白之處，或填寫(xiě)的內(nèi)容不符合相關(guān)要求。二是很大部分的施工資料是后面補(bǔ)的，導(dǎo)致簽字或者日期不符合規(guī)范要求。三是圖紙編制上不符合規(guī)范要求，圖紙上蓋章不清楚，簽字處經(jīng)常漏簽或者日期經(jīng)常不寫(xiě)。

（四）基建檔案管理存在漏洞

一是工程本身具有的特點(diǎn)導(dǎo)致基建檔案管理難度大，大部分資料的原件只有一份，部門(mén)之間、外單位借閱過(guò)程中，不按時(shí)退還，或者中途丟失，哪怕有登記表可以追究到具體的個(gè)人，但是大部分時(shí)間也是無(wú)可奈何。二是基建檔案基本上都是長(zhǎng)期保存的，但是借閱率又高，特別是竣工時(shí)的相關(guān)資料，長(zhǎng)期翻閱，經(jīng)常復(fù)印，造成資料遭受損壞。

三、加強(qiáng)高職院校基建檔案管理的對(duì)策

（一）完善工程的檔案

根據(jù)城市建筑檔案館的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》進(jìn)行不斷完善工程資料，及時(shí)規(guī)范地整理收集資料，根據(jù)資料種類(lèi)分類(lèi)裝檔案盒，借閱進(jìn)行登記，定時(shí)督促借閱人歸還資料。對(duì)缺少的資料進(jìn)行登記并跟進(jìn)，督促相關(guān)單位提供。在收集資料立卷時(shí)，盡可能做到詳盡完備，保存好收集到的原件和復(fù)印件，拿到資料時(shí)盡可能掃描進(jìn)行刻盤(pán)進(jìn)行儲(chǔ)存，并復(fù)印數(shù)份，復(fù)印件上注明原件所在的地方及保管人員，便于后續(xù)工作的開(kāi)展。

（二）提高基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

一是在招聘管理人員時(shí)盡可能招聘專(zhuān)業(yè)性的資料員，或者具有專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)的管理人員，有利于資料的收集和分類(lèi)。二是加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)，讓管理人員參加的檔案管理工作培訓(xùn)，通過(guò)各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)能力水平。三是提高管理人員的專(zhuān)業(yè)敏感性，能及時(shí)捕捉重要的信息，保存相關(guān)的資料。

（三）加強(qiáng)學(xué)院檔案信息化建設(shè)

學(xué)院加大力度建立現(xiàn)代化的基建檔案管理系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案管理的手段，提高檔案管理的效率。配齊相應(yīng)的設(shè)備儀器，加強(qiáng)基建檔案信息的存儲(chǔ)和利用。

（四）加強(qiáng)對(duì)基建檔案的工作意識(shí)

由于基建檔案在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間得不到大家的重視，導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)薄弱，所以應(yīng)強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，特別是工程管理部門(mén)的全體員工應(yīng)重視檔案管理，收到檔案應(yīng)及時(shí)給檔案管理專(zhuān)任人員進(jìn)行儲(chǔ)存，借閱時(shí)及時(shí)歸還，愛(ài)惜借閱的資料，資料不亂放，重要資料裝檔案盒；各相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合基建檔案的收集和整理。

四、結(jié)語(yǔ)

基建檔案對(duì)于高職院校的整體建設(shè)以及未來(lái)的發(fā)展是非常重要，所以加強(qiáng)基建檔案的管理是至關(guān)緊要的。做好基建檔案管理，需要提高基建檔案的質(zhì)量，不斷優(yōu)化基建檔案的管理，使基建檔案越來(lái)越規(guī)范，保證基建檔案的完整性。

［1］堯蘭.淺議高校基建檔案收集管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.理論研究，2015（09）：58～59.

［2］田東.如何加強(qiáng)高校基建檔案管理［J］.當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2015：106.

（作者單位：廣西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院基建處）