淺析救災捐贈工作中的檔案信息化管理

于 茜

淺析救災捐贈工作中的檔案信息化管理

于 茜

本文主要是對救災捐贈工作中的檔案信息化管理過程進行研究，首先，從區域發展失調、工作人員整體素質不高以及配套設備不健全三個方面提出了救災捐贈檔案信息化管理中存在的問題；其次，從要在思想上加強檔案信息化管理意識、在技術上要保證檔案信息化管理的安全以及工作人員要不斷提升業務水平三個角度提出了加強救災捐贈工作檔案信息化管理的對策。

救災捐贈 檔案信息化管理 信息安全

救災捐贈工作是民政管理中的基礎工作，與群眾的利益有著非常重要的關系，隨著社會的不斷發展和進步，救災捐贈工作檔案的來源也變得多種多樣，這樣就在很大程度上增加了檔案管理的難度，而檔案信息化管理則可以在很大程度上解決這種問題。

一、救災捐贈檔案信息化管理中存在的問題

（一）區域發展失調

目前，雖然各級救災捐贈機構都使用了信息技術來對檔案進行管理，但是由于這些機構都屬于非營利機構，所以在設備配置方面都比較落后，很多地區的計算機配置都過低，而且與檔案管理相關軟件很多都沒有配齊，或者是版本過于落后，這些情況都在很大程度上會影響到檔案管理工作的效果與質量。另外，救災捐贈機構也有大小之分，大的機構因為在社會上有知名度，所以得到的社會支持比較多，這樣進行檔案信息化管理也就比較順利，而像居委會層面上的救災捐贈機構，很多條件都比較差，甚至有的地方還是人工進行檔案整理。

（二）工作人員整體素質不高

由于救災捐贈工作站屬于非營利的機構，所以檔案管理崗位的薪酬相對比較低，福利補貼也非常少，這就造成很多檔案管理人員大部分都是兼職人員，對檔案管理知識以及信息技術的掌握能力比較差，導致檔案信息化管理工作在很大程度上會受到限制，不僅在工作中經常會出現各種疏忽，而且還不能高效地完成任務；另外，救災捐贈工作站在人員素質培訓方面做得比較欠缺，并未根據救災捐贈工作的性質和工作需求開展相應的指導和培訓工作，使得工作人員不能夠及時接觸到最新的檔案信息化管理技術，從而影響了整項工作的效果。

（三）配套設備不健全

由于我國救災捐贈機構進行檔案信息化建設的時間比較短，在進行檔案信息化管理之前，所有的檔案都是紙質形式，要想真正實現機構檔案信息化管理，就必須將這些紙質檔案進行數字化處理轉化為電子檔案，這項工作不僅工作量大，而且程序復雜，需要進行協調的環節非常多，不僅需要有充足的人力資源，還需要有健全的配套設備，但是從目前的實踐工作來看，與檔案信息化管理相關的配套設備非常不健全，不僅在速度上比較慢，而且功效很低，遠遠不能滿足將紙質檔案在短期內轉化為電子檔案的需求，這在很大程度上會影響到檔案信息化管理的效果。

二、加強救災捐贈工作檔案信息化管理的對策

（一）要在思想上加強檔案信息化管理意識

首先，各級領導要重視救災捐贈工作中的檔案信息化管理。各級民政部門的領導要及時了解下級救災捐贈機構的工作情況，并及時將了解的情況向上級匯報，為各級救災捐贈機構征得上級的重視和財政上的支持，為各級機構配置先進的技術設備，并給予相應的技術指導，從而改變區域不平衡的現狀。

其次，各級救災捐贈機構中的人員在思想上要具有一定的檔案信息化管理意識，機構積極組織相關的技術培訓來不斷提升工作人員的整體素質，而工作人員也需要在檔案信息化工作中秉承認真、負責的工作精神，認真進行檔案信息化管理的學習和應用。

（二）在技術上要保證檔案信息化管理的安全

首先，救災捐贈機構中的人員要具有一定的道德素養，做到不為個人利益將機構檔案資料外泄；其次，機構在內部要鋪設能夠進行物理隔離的內外局域網，內網的作用主要是將國內的檔案信息與國外互聯網進行隔離，保證救災捐贈信息不泄露給外國；而外網則主要實現不同級別機構之間的縱向聯系，共享資料。為了保證檔案信息的安全，內外局域網不能夠交叉使用。

（三）工作人員要不斷提升業務水平

首先，救災捐贈工作由于物資來源多，業務量巨大而且處理起來非常繁瑣，所以各級機構工作人員要在工作中不斷提升業務水平，及時將檔案進行接收、錄入、處理以及存儲等，并且還需要加強機構工作人員的業務培訓，不斷提升在工作實踐中的應用能力；其次，工作人員在工作過程中還需要注意及時對重要檔案文件進行備份，防止信息丟失，并且進一步創新服務手段，充分發揮檔案信息化管理在救災捐贈工作中的作用；最后，救災捐贈機構要積極引入具有專業檔案信息管理能力的人才來進行就職，這樣才能夠保證檔案信息化管理過程能夠順利開展。

三、結論

為了真正提高救災捐贈工作檔案管理的工作效率和質量，需要樹立正確的信息化管理理念，通過檔案信息化實現救災捐贈工作的系統化、一體化。不但需要相關的工作人員提高專業水平和能力，更需要引進先進的信息化管理設備，為救助捐贈工作提供便利條件，推動救災捐贈工作檔案信息化管理的實現。

［1］夏維，鄒玉娜，閆立金.事業單位檔案信息化管理研究［J］.中外企業家，2016（21）.

［2］鄒鐵民.現代檔案信息化管理中存在的問題及解決措施［J］.企業改革與管理，2016（16）.

（作者單位：齊齊哈爾市救災捐贈接收工作站）