電子檔案信息安全策略探討

陳 敏

電子檔案信息安全策略探討

陳 敏

本文通過研究和分析電子檔案的信息特點，從不同的角度對其安全保障進行研究，對如何解決電子檔案的信息安全問題提出建議。

電子檔案 安全 策略

現代化的科學技術不斷發展，更多形式和內容的檔案都采用電子存檔的方式進行管理，這種保存方式雖然在一定程度上避免了紙質保存方法的弊端，但是由于我國電子檔案的信息安全制度不夠健全和完善，因此在安全問題上經常會出現一系列問題，需要加強防范，保證電子檔案的信息安全。

一、電子檔案信息管理存在的問題

（一）管理制度不完善

我國現階段沒有統一完善的電子檔案管理制度，這就使得電子檔案在使用的過程中沒有相對完善的操作技術規定，導致對于出現應急事故的處理能力比較差，不能保證電子檔案的平穩安全運行，這嚴重影響了電子檔案行業的發展。同時沒有專門的管理機構和專業的電子檔案管理人員，這對電子檔案的運行也起到了一定的制約作用。

（二）保存電子檔案的物理條件不夠完善

電子檔案不同于一般的檔案管理，電子檔案對于信息和數據方面的安全管理都提出了更加專業化和特殊化的要求。比如電子檔案庫房的防災性、溫度和濕度，以及防盜監控設備是否完善，都是需要考察的問題，如果在電子檔案信息管理的安全問題上出現安全隱患，那么造成的損失和影響是不可預計的。因為電子檔案有一個顯著的缺點，就是容易被磁場干擾，一旦電子檔案的數據和信息遭到磁場破壞，那么很容易造成數據的丟失或是失效等后果［1］。

（三）電子檔案的技術管理不到位

電子檔案對操作人員的要求是很高的，一個不合理的數據安排或是配置，很容易引發安全問題或是漏洞的產生。再加上用戶的安全意識都相對來講比較淡薄，沒有相對科學的認證技術，因此一個技術上的操作不當都會影響電子檔案的信息安全。與此同時，殺毒系統或是軟件成了一種擺設，用戶不能保證定時更新，也會對電子檔案的安全造成威脅。

二、電子檔案信息安全保管的策略

（一）提高電子檔案管理人員素質

電子檔案信息管理工作專業性較強，同時也是一項難度較高的系統化工作，為了保證電子檔案的安全，首先要從電子檔案管理人員的素質建設開始抓起。主要從三個方面進行：一是加強電子檔案管理人員的責任意識，提高工作的認真程度，拒絕懶散工作狀態的出現；二是加強專業人員的招聘和選拔，定期對電子檔案的管理人員進行專業知識的培訓和工作方面的指導，提升總體的綜合素質；三就是加大對工作人員的技術培訓力度，保證計算機操作技術與網絡應用技術的全面發展。

（二）加強電子檔案安全管理技術培訓

我國現階段電子檔案的安全管理在技術上還有很大的進步和上升空間，由于數據的安全管理方面是和科技的更新與發展離不開的，所以現在的首要問題就是加強技術方面的進步，通過技術對電子檔案中的信息進行更好的管理和備份，避免出現信息丟失或是出現挽救不了的情況，從技術上做到安全的保證，保證電子檔案的信息安全［2］。

（三）定期對電子檔案管理軟件進行升級

我國的電子檔案信息管理工作中，軟件發揮著極其重要的作用。電子檔案在軟件的升級上共分為兩個環節，一是要有相應的兼容性，這是指電子檔案的管理軟件要和其他常用設備和系統之間進行緊密的配合，保證相互之間不造成影響，保證兼容性正常發揮不受影響。二是具備統一性，這是指在軟件進行升級后，統一性一般會體現在系統的各個環節之中，這就要求具備相對完整的電子檔案信息的管理系統，防治電子檔案在系統上出現差異，自統一的基礎上，完成了電子檔案在各項環節中的共享。

（四）建立健全電子檔案管理的法律制度

近些年我國科學技術的進步和電子網絡行業的發展，推動了電子檔案的發展，但是我國的電子檔案管理始終缺乏完善的法律法規進行管理和制約，這也在很大程度上影響了電子檔案的發展。所以為了保證電子檔案管理行業的穩定發展和平穩運行，我國必須加快建立健全電子檔案管理的制度的腳步，通過相關的法律法規進行制約和管理，保證電子檔案管理行業的正常發展，完善網絡系統的保密機制和電子文件的安全不受威脅等。通過相關制度的建立，掌握風險的來源，通過對風險的把控，掌握問題的解決辦法，研究風險的來源，并且準確的抓住風險的關鍵所在，在法律制度的健全和完善過程中，加強電子檔案的管理。

三、結語

綜上所述，現在的網絡環境的確風險比較大，電子檔案的信息安全和管理也不斷受到各種因素的影響和制約，從管理制度、網絡安全、物理環境到技術方面，這些潛在的問題和因素都對電子檔案的信息安全造成了威脅和制約。電子檔案無論是在信息安全的管理上還是在信息的安全性上，都會直接對電子檔案的健康發展造成影響。所以，電子檔案信息安全的管理過程中，我們要抓住現階段存在的問題，通過對人員的專業化建設和管理、技術上的管理和改進到電子檔案的軟件升級方面，都要保證電子檔案的信息安全不受影響和制約，同時國家也會制定相應的法律法規保護電子檔案的信息安全，這就意味著現階段的問題，在未來的進步和發展過程中都會得到解決，我國的電子檔案信息安全也將更加完善。

［1］田淑華.電子檔案信息安全管理研究［D］.太原：中北大學，2009.

［2］劉斌.信息時代的電子檔案安全管理研究［J］.河南社會科學，2013，21（6）：102～103.

（作者單位：西南醫科大學檔案館）