基層檔案室紙質檔案數字化工作的實踐探討

楊 露

天津市作家協會 300040

基層檔案室紙質檔案數字化工作的實踐探討

楊 露

天津市作家協會 300040

檔案數字化是基層檔案必須經歷的一個改革，以適應社會的發展。基層用紙張記錄檔案的方式已經無法滿足社會對檔案的需求。隨著信息時代的出現，各基層和企業對檔案的需求量不斷加大，紙質檔案需花費大量的時間和精力去翻閱，才能找到需要的資料，遠不如數字檔案方便、快捷，因此，基層檔案室要盡快實現檔案數字化。

基層檔案；檔案數字化；實踐

一、引言

隨著社會信息化的不斷加深，基層檔案建設受到越來越多的關注，而提高檔案利用率也成為了發展的重要目標。基層檔案數字化是獨立的檔案管理體系，它利用多媒體技術，建立數據庫，把紙質檔案中的文字和數字變為電子文件，放到數據庫中，實現檔案信息化。本文主要從以下兩方面進行探討，分別是實現檔案數字化的必要性，以及實現檔案數字化的有效措施。

二、基層檔案室檔案數字化的必要性

基層檔案與其他行業相比，很晚才出現，雖然檔案室有很充足的信息，但因為兩方面的原因，使其無法滿足使用者的需求，第一個原因是檔案資源沒有深度挖掘，資源有限，第二個原因是用傳統的觀念和方式管理檔案，利用率較低。而且，基層的文件隨著時間的向前推移，數量在不斷增加，由此產生了多種記錄信息的方式，特別是計算機技術和自動辦公系統，對傳統檔案管理方法造成沖擊，使運用傳統檔案管理的基層逐漸與社會發展相背離。因此，基層單位需要盡快實現檔案數字化，充分提高利用率，并通過檢索、保存等功能，讓檔案更好地為基層服務。除此之外，基層的信息大多都是分散的，紙質檔案雖全部記錄在案，但查閱的時候通常需要耗費大量的時間，而數字化卻可以改善這一不足，它的檢索功能可以搜到任意一個零散的信息，高效、快速、便捷，可以讓多人同時在數據庫中搜索自己需要的信息，資源共享。

當下，基層檔案管理人員逐漸改變觀念，不再一味地收集檔案，逐漸把重心轉向使用檔案，其目的是跟上時代發展的腳步，而實現數字化檔案是最快捷的方法。基層檔案管理能力的高低對單位的發展有非常重要的影響，只有提高檔案管理水平，充分認識到它的重要性，才能促進單位長足發展。

三、基層檔案室檔案數字化的實踐

（一）加強單位領導對檔案部門的重視

在很多單位，領導認為檔案管理是一份簡單的工作，不需要投入過多的人力、物力、財力，檔案管理人員受這種觀念影響，也不重視這項工作，導致管理工作停滯不前。而某些單位規模較大，但檔案管理部門只有幾個人，工作環境簡單，一些責任心很強的管理人員每天無法順利完成檔案的收集、整理，一段時間后，可能使檔案缺失。鑒于這種情況，檔案管理人員要加大宣傳力度，讓領導重視檔案管理部門，改變傳統觀念，加強對管理人員專業水平的培訓，增加工作設備，發放經費，加快檔案數字化的進行。

（二）對檔案進行鑒別

單位的基層檔案室因為規模較小，管理人員不足，工作設備較少，再加上檔案信息有限，從投入的成本來說，有些檔案因為信息量較少，不必轉化為數字檔案，因此，要隨檔案進行鑒別，篩選出符合標準的檔案。

管理人員可以從以下幾點篩選檔案：1.根據檔案價值的不同進行區分。檔案的價值體現為是否可以滿足對檔案的需求，只有價值高的檔案，才能更好地滿足使用者的要求；2.檔案的系統性與完整性較高。這一點要求的是檔案完成數字化的轉化后，除了自身的完整性以外，還要與其他檔案保有一定的聯系，所以在挑選檔案時，要著重注意以下幾方面：來源多元化、時間上具有連續性、信息完整、內容覆蓋面廣；3.修復字跡不清晰、紙張老化的珍貴檔案。對于一些因為記錄時間較長字跡模糊的檔案，要先修復，轉化成數字化后保存。

檔案經過篩選后，一些無用或信息較少的檔案依然用紙質檔案保存，而已經轉化為數字的檔案則為單位提供了價值較高的信息資源，避免了人力、物力的損耗，提高檔案利用率。比如，單位可以將已經建立很長時間沒有清理，不會對企業產生任何作用的檔案剔除，而有些記錄了基層產品從最初的想法到理論再到產品成型的檔案必須變為數字檔案。以此為例，隨著基層的發展，要定期刪除無用的檔案，選出對基層有力的檔案，進行數字轉化。

（三）強化對檔案管理人員的技術培訓

很多基層單位由于檔案管理部門人數較少，設備較為落后，只進行簡單的整理，而數字化處理則交給外部專業人員負責，耗費大量財力，而基層單位日常需要經費開支，長此以往，不利于單位長足發展。隨著各基層單位的不斷發展，檔案數量越來越多，花費的金額逐漸增加，這就使得單位不得不加強檔案管理室的建設，完善管理制度，改變管理人員的工作觀念，加強專業技術的培訓，期待基層單位可以自己完成檔案數字化的轉化。

單位可以定期請專人來到基層內部或是組織管理人員到培訓中心參加培訓，充分了解完成檔案數字化的所有步驟，熟練操作計算機、掃描儀等，并建立獨立的數據庫，操作檔案管理軟件，對圖像進行處理等，由單位獨立完成檔案轉化工作。

四、總結

每個基層的檔案管理水平與利用率會直接影響基層的發展，而現有的檔案管理的不足，比如基層領導忽略檔案管理的重要性，管理人員專業技術較低，投入人力、物力、財力資源不均等，迫使基層改變原有的觀點，推動產業信息化的實現，提高檔案利用率，讓資源共享，提升檔案室的管理水平。

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