電子檔案安全保管面臨的有關問題探討

王曉燕

吉林省梨樹縣殘疾人用品用具服務站

電子檔案安全保管面臨的有關問題探討

王曉燕

吉林省梨樹縣殘疾人用品用具服務站

本篇文章從電子檔案的安全性出發，對存在的問題做出合理的討論，從而最大程度上有效的提高電子檔案的安全性，旨在能過促進電子檔案工作的不斷發展。

電子檔案；安全保管；問題

在信息現代化的發展形勢下，隨著現代化技術的飛速發展，以往都是采取紙質形式的傳統檔案現在正朝著信息化發展。電子文件屬于一種創新的信息載體，隨著時代的發展而逐漸呈現在文檔領域中，但是卻讓檔案的安全性發生一些改變。

一、電子檔案信息的基本安全需求分析

電子檔案信息安全主要包含以下兩種要求：一種是網絡系統能夠正常的運作；另一種是電子檔案信息應當具備安全性。所謂的電子檔案信息安全可以理解為是屬于信息主要組成部分，它的安全性主要表現兩方面：一方面是電子檔案信息在存儲方面能夠具有安全性；另一方面是電子檔案在傳輸過程中能夠安全。將以上兩方面作為安全的主要內容，就可以知道檔案信息的相關安全標準主要從下面幾點內容可以了解：

（一）真實性。這一要求是為了確保電子檔案信息的來源是具有可靠性的，并且在進行電子檔案傳輸過程中和相應的遷移程序以后，還可以保持最初的狀態，不會讓文檔出現破壞、不完整的情況。

（二）完整性。不管是對電子檔案的內容做好保障，還是對相關數據以及信息內容不會造成破損的情況，并且還要對軟件、硬件等信息內容得以保證。換句話來說，就是讓電子檔案在進行傳輸時不會出現破損的情況，例如刪除、重置等。

（三）保密性。確保電子檔案在使用過程中只能對合法用戶做出訪問程序，倘若有非法用戶訪問，是不允許的。一般情況下，會出現多種的保密措施：比如防輻射、物理保密等。其中，所謂的防偵收可以理解為是通過對能夠產生價值的信息采取不同的形式所產生的現象能夠得到恰當的預防；信息加密簡單的說是處于密鑰控制的狀態下，通過加密的形式為基礎，對加密工作進行深入的控制；還有物理保密可以理解為是通過對不同物理手段的加以使用，從而讓信息能夠處于保護的狀態下，以此來預防信息出現泄漏的情況。

（四）不可否認性。電子檔案信息在通過相關的信息體系中的信息在進行交互時，所參與的人員應當確保具有一定的真實性，也就是說不管是哪種參加人員都不能對先前完成的操作進行否定。電子檔案還可以通過信息來源所產生的證據對信息是否存在發送情況做好合理的預防，通過采取遞交接受證據的形式可以有效的預防收信方接收到的信息。

二、電子檔案信息安全管理面臨的問題

（一）檔案的原始性、真實性容易被破壞。由于檔案的特點就是能夠對以前的歷史進行詳細的記錄。通常情況下，紙質的文件是較容易得到確認的，然而電子文件自身存在一定的可變性，因此電子文件在儲存過程中方便進行改動。因為通過計算機來對電子檔案進行保存是沒有筆跡特點的，也沒有新舊的差別之分，倘若出現人為修改，那么相關人員就很難對修改的內容進行查找。

（二）檔案安全管理難度加大。以往的檔案是采取紙質的形式存在的，只要將檔案室內的溫度做好恰當的調整，檔案看管好不會弄丟，并且不隨意的接觸檔案，就能夠很好對檔案進行保護。然而，隨著新時代的飛速發展下，相關部門已經采取現代化技術來對檔案進行管理，這樣相關人員就可以使用先進的設備來對檔案進行查找，并且還可以使用遠程協助的有關功能對檔案進行有效的調動。但是在為相關人員提供便利的同時，也給電子文件的安全性帶來不利影響。

（三）電子檔案安全管理規范化與標準化程度不高。在最近幾年里，對檔案信息安全工作的管理還處于初級階段，和一些發達的國家進行對比，還有許多的不足之處。隨著現代化發展的形勢下，相關人員對檔案信息安全等方面開始引起重視。但因為當前對電子檔案管理還沒有做到一定的規范性，因此相關部門在對檔案安全進行管理的同時會存在一定的困難。

三、強化電子檔案信息安全管理的對策

（一）電子檔案管理實現標準化與規范化。相關部門倘若想讓電子檔案的管理水平得以提升，那么就應當對，便需要讓電子檔案管理實現標準化與規范化。例如，通過搜集電子文件，然后形成電子文件，進一步加以積累與整理，在鑒定完畢之后做好歸檔工作。充分遵循以上環節，便能使電子檔案管理具備一定的標準化及規范化。并且電子檔案完成歸檔工作后期，還需做好移交、保管兩方面的工作，保證電子檔案信息的安全。

（二）檔案對管理軟件進行升級。升級管理軟件的目標包括以下幾種：第一種提升管理軟件的兼容性；第二種提升軟件的統一性。兼容性就是管理軟件能夠與其余操作系統和設備進行配合，因此軟件只有具有良好的配合功能，才算具有良好的兼容性。而統一性就是升級過的電子軟件擁有一個較為完善的管理系統，并且在每一個環節當中都應該體現出統一性原則，尤其是單位、地區內一定要防止檔案系統出現較為嚴重的差異情況，進而使系統在具備統一特征之后，使檔案文件能夠被更加廣泛分享和利用，也避免因不兼容出現電子檔案信息出現安全問題。

（三）強化電子檔案管理人員隊伍建設工作。電子檔案信息管理是一項系統化的工作，要做好電子檔案管理方面人才的選拔招聘工作，選拔出既能夠熟悉檔案業務，又能夠掌握現代信息技術的復合型人才，對通過選拔的人員進行知識、技能以及業務等方面的綜合培訓，以此使電子檔案管理人員素質得到全面提升，以此使電子檔案的形成、接收、整理以及利用等工作更具完善性。

四、結語

通過以上內容的整體論述，可以得知：電子檔案在安全管理中會出現一些的不足之處，因此為了能夠從整體上提高電子檔案的安全性，相關部門就應當讓電子檔案管理工作能夠具有一定的規范性，并且還應當建設高品質的隊伍，對相關人員做好定期的培訓工作，讓他們能夠不斷的完善自身的素質，來投入到對電子檔案的管理中，從而加強電子檔案安全工作的有效落實，促進社會經濟的不斷繁榮。

［1］王麗梅.電子檔案信息安全管理的思考［J］.黑龍江檔案，2013（06）.

［2］李鳳霞.分析電子檔案信息安全管理［J］.才智，2012（28）.