信息化環境下離退休檔案管理分析

王璐薇

大慶市龍鳳區離退休職工管理辦公室

信息化環境下離退休檔案管理分析

王璐薇

大慶市龍鳳區離退休職工管理辦公室

目前隨著科技的進步和發展，人民生活水平提高，人口數量的逐漸增長，為檔案管理工作帶來一定的難度。在目前離退休人員的檔案管理工作，因為退休人員數量較多，相關的管理部門對于離退休人員的檔案管理工作不夠重視等原因，造成離退休人員的檔案管理出現一定的問題，這對離退休人員自身的利益以及社會的發展是非常不利的。下面針對在信息化環境下離退休人員的檔案管理工作進行分析，希望能對今后的相關的檔案管理工作提供幾點可行性建議，以下內容僅供參考。

信息化環境；離退休；檔案管理

如何在當前的信息化的環境下進行離退休人員的檔案管理工作，是現階段檔案管理工作的重點問題，本文將根據信息化環境下離退休人員的檔案管理工作進行探討。

一、離退休人員工作檔案管理中存在的若干問題

（一）在檔案管理工作進行的過程中，對于離退休人員的檔案管理問題，由于管理部門對相關內容不夠重視，離退休人員的檔案，沒有一個系統化的管理模式進行管理，造成部分檔案隨意堆放，檔案由于長時間沒有人管理，檔案出現混亂或是檔案缺失的情況。尤其是部分檔案還沒有進行相應的信息化處理，紙質檔案在保存的過程中由于周圍環境問題，使紙張產生破損情況。

（二）部分離退休人員原本的工作單位，由于職工已經退休等原因，在檔案移交的過程中，部分檔案資料已經缺失，在移交之后接手的保管部門無法對其進行相應的信息化處理，為保管企業和部門的檔案管理工作帶來一定的難度。而且部分管理部門針對這一類檔案沒有相應的管理條例，在存放時按照普通檔案進行管理，對其沒有明確的分類，這樣不僅造成后期檔案服務工作出現一定的困難，對于檔案保存部門本身也不利于其管理和使用。

（三）在信息化環境下進行的檔案管理工作，根據檔案自身的特點采取行相應的管理工作，而離退休人員的檔案來源較為特殊，在信息化應用到檔案管理當中時，由于缺乏相應的管理措施，對于檔案的分類和管理沒有一個標準化的模式進行管理。特別需要注意的是，檔案的來源和屬性決定了檔案的分類和管理，在沒有清楚檔案的類別和來源時盲目的進行檔案看、錄入和管理工作，會造成在檔案管理服務的過程中，受到一定的阻礙降低服務效率，對于離退休人員的基本權利沒有辦法保證。而且目前信息化的檔案管理需要涉及到多方面的知識，在沒有確定其檔案自身屬性的時候，進行相應的檔案管理工作，會為檔案管理的正常工作帶來一定的影響，不利于檔案管理工作的順利發展。

（四）目前部分企業針對離退休人員的檔案管理工作的重要性認識不強，在涉及到影響離退休人員經濟利益的問題時，由于檔案的審查、收集、管理、保存工作出現紕漏，使離退休人員自身的經濟利益不能夠得到保證，一旦發生此類現象會影響到企業自身的形象，對于企業的發展也是非常不利的。由其是在退休工資核算的過程中，會根據自身檔案中的相關內容，對工作期間的工資和工齡進行統計。這樣就需要保證檔案的完整性和準確性，缺乏管理的檔案勢必會影響離退休人員的自身利益。

二、信息化環境下離退休檔案管理的提升策略

（一）強化檔案管理基礎設施建設

為了提高離退休檔案管理的現代化水平，首先就需要對離退休檔案管理的基礎設施進行完善和改進。政府財政部門要積極支持離退休檔案管理工作，給予經費保障，采取有效措施來解決資金難題。同時企事業單位要積極配合，通過多種渠道籌集檔案管理建設所需要的資金，確保檔案管理的基礎設施建設能夠取得進步。相關管理部門要建立企業離退休人員檔案管理中心，對各單位各部門的離退休人員的檔案資料進行統一集中管理，提高檔案管理和查詢的效率。在檔案庫房建設方面，要引入現代化標準，做好設備養護和溫度控制等配套設施的裝置，提供一個良好的檔案管理環境。另外，應采用先進的電腦設備和軟件技術，積極構建離退休檔案管理的數據庫，實現離退休人員信息的聯網操作以及資源共享。

（二）加強檔案管理的制度保障建設

要從制度的層面將離退休人員檔案管理工作落實到位，責任到人。有關檔案管理部門要嚴格執行國家檔案管理規定，做到依法治檔，規范操作。各企業單位要結合有關的法律規定，對離退休檔案管理的各項規章制度進行修改和完善，規范檔案管理工作，做好登記、整理、移交和錄入操作。有關離退休檔案管理的機構和部門要做好溝通交流，建立健全協調機制，充分保障離退休人員的合法權益。

（三）提高離退休檔案信息化管理水平

目前，離退休檔案管理整體水平不高，手工操作和應用軟件混亂的現象必須改進。檔案管理信息化建設是一個系統工程，必須做好檔案管理的標準化、規范化。首先，要盡量建設檔案管理的復雜性，統一檔案格式文本和種類，提升檔案查詢和使用的效率；其次，規范電子文檔的使用，實現電子檔案的標準化管理，確保電子檔案的真實、可靠和完整；最后，要加快離退休檔案系統數字資源建設，改變傳統的管理港式，大力發展檔案信息化管理，做好各種檔案信息的數字化處理，通過數字資源的形式來開展離退休檔案管理工作，從而不斷提升離退休檔案管理的質量。

（四）優化離退休檔案管理人員結構

在信息化環境下，離退休檔案管理的新問題、新技術不斷涌現，檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理的質量。所以，加強檔案管理人員的各項素質，優化檔案管理人員結構勢在必然。相關部門要做好離退休檔案管理人員的培訓工作，完善資格培訓和繼續教育方式，同時檔案管理人員也要樹立主動學習、終身學習的觀念，更新自身的知識機構和業務素質，成長為一名復合型人才，提高運用現代化技術進行離退休檔案管理的能力。

三、結語

通過上文的敘述分析可以得知，隨著時代的發展，政府對于離退休老年人產生了足夠的重視，通過檔案管理工作，來保障離退休工作人員的基本生活權益，對企業退休人員社會化管理服務平臺進行努力構建，積極的應用先進的科學技術，提升離退休工作檔案管理的質量和效率。離退休檔案管理是保障離退休工作人員基本生活權益的重要工作。我們必須改變傳統方式，采用先進技術，加快離退休檔案管理信息化建設，提升離退休檔案管理的質量和效率。

［1］薛昭艷.小議檔案的信息化建設與管理［J］.科技創新導報，2013.