檔案數字化工作的實踐與思考

張 旸

黑龍江省總工會醫院 黑龍江哈爾濱 150001

檔案數字化工作的實踐與思考

張 旸

黑龍江省總工會醫院 黑龍江哈爾濱 150001

檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。隨著信息技術的高速發展，相應的網絡技術、通訊技術以及計算機技術發展快速，傳統檔案管理工作逐漸轉變往數字化的方向，讓信息資料與文件逐漸走向數字化。檔案信息的計算機管理已成為發展的趨勢，很多檔案館開始對檔案進行數字化處理，為建立數字檔案館做準備。

數字化；檔案；信息化；管理

檔案信息化建設是檔案部門的一項基礎性工作，是檔案工作邁向現代化的必由之路，是檔案部門落實科學發展觀的重要舉措。近年來，隨著計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等現代信息技術的迅速發展和廣泛應用，電子文件數量激增，以及社會各個層面對檔案信息利用需求的不斷增長，帶來了檔案存儲與利用方式的變革。因此，信息技術的發展與廣泛應用使企業檔案數字化建設提上了日程，給企業檔案工作帶來了新的契機，也給檔案工作帶來了新的研究課題。

一、檔案數字化比傳統檔案有不可替代的先進性

（一）檔案數字化能提高辦公效率。檔案作為重要的檔案資料，充分運用網絡信息技術對其進行管理，逐漸被人們所重視，將網絡信息化應用于辦公室的檔案管理工作中，不僅更有利于為資料的保存管理，而且對業務部門的工作也有重要的推動作用。以往的辦公室檔案管理系統比較注重對檔案的管理而輕視對檔案的利用，查閱方式也是一種相對落后的被動式查閱方式，因此盡管辦公室檔案管理者做了很大的努力但是檔案管理事業依然沒有取得較好的發展。隨著現代化辦公的發展，辦公室檔案的管理工作得到了越來越充分的重視與發展，伴隨著辦公人員對信息化發展的需求，隨之而來的也就是管理檔案工作電子信息化的改革與發展，辦公室檔案管理的工作也走上了電子信息化的道路。

（二）檔案數字化能增強檔案原件保護。檔案數字化既可以實現對檔案原件的有效保存，保證不可再生珍貴檔案資源的安全；又可以通過計算機網絡實現檔案信息的在線共享，更好地發揮檔案信息資源的作用。檔案信息化建設的核心是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄象檔案的數字化，另外就是電子文件歸檔和電子檔案管理。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（三）檔案數字化能提高經濟效益。檔案數字化建設指的是應用網絡、數據庫、數據倉庫、數據挖掘等技術開展檔案信息資源建設、檔案應用系統建設、檔案網站建設，從而實現檔案管理流程的精簡和優化。紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護成本較高等問題，而數字檔案解決了紙質檔案存在的問題。雖然檔案管理信息化建設不能帶來直接的經濟效益，但是它可以間接地帶來一定的經濟和社會效益。這主要體現在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外著它可以降低檔案管理的成本。

二、檔案數字化工作的實踐與思考

（一）加強檔案管理數字化工作意識。檔案目錄的數字化是檔案信息化建設的先行基礎工作，也是數字化檔案館（室）建設的必備條件。長期以來，由于受到傳統觀念的影響，多數企業將經濟效益放在最為顯著的位置，缺乏對檔案管理工作必要的投入和研究，因此檔案管理工作中所具備的時代信息難以得到管理者的重視。積極開展檔案數字化建設的宣傳工作，將檔案數字化建設作為政務建設的一個重要內容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質量。變被動服務為主動服務，以更加開闊的視野、更加積極的心態和更加主動的作為，服務黨和政府工作大局、服務經濟社會發展和服務人民群眾需求；努力增強奉獻意識。因此，我們就必須要徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。

（二）嚴格執行各類檔案管理制度和標準。根據《檔案法》和數字化工作需要制定完善了《檔案館信息化工作保密制度》、《檔案館信息化工作管理制度》、《檔案館信息網管理辦法》、《檔案館紙質檔案數字化轉換系統操作規范》、《檔案館掃描工作制度》等一系列制度，規范檔案數字化工作。制定和完善檔案數字化加工場所日常工作制度、保密制度、防火制度等相應規章制度和工作標準，并嚴格監管，督促落實。從電子文件的收集、整理、歸檔、管理、利用等環節對電子文件的操作進行嚴格的控制，提出具體要求。

（三）完善檔案管理信息化建設基礎設施。檔案事業是重要的基礎事業，雖然不處于生產、科研和發展經濟的第一線，但歷史意義重大。檔案信息化建設是推進檔案事業發展的必然趨勢，數字化工作又是實現檔案信息化的基礎工作。檔案信息化建設是推進檔案事業發展的必然趨勢，數字化工作又是實現檔案信息化的基礎工作。要實現檔案數字化的快速發展，投入是關鍵，要逐步加大館藏檔案數字化建設投入，強化檔案數字化軟硬件設施建設。創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才，加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件的管理知識，提高電子文件保密管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高檔案數字化管理水平。培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

三、結束語

總之，檔案數字化是信息化時代對檔案部門的挑戰，也是給檔案部門帶來的機遇。知識經濟時代對檔案管理工作提出了更新更高的要求，這就需要檔案管理逐漸完成由傳統管理模式向現代管理模式的轉變，由傳統的管理理念向現代管理理念的快速轉變，逐步實現重要檔案資源數字化、檔案信息利用和服務網絡化、檔案管理技術現代化的更新，努力構建新型特色的檔案信息服務多元體系。

［1］張玄.檔案信息化建設的幾點思考［J］.辦公室業務，2013年11 期.

［2］陳勇.論電子政務與檔案信息化構建［J］.辦公自動化，2006年07期.

［3］龔麗瑛.企業檔案數字化研究文獻綜述［J］.辦公自動化，2012（16）.