企業人事檔案管理問題與優化方式探索

黃俊華

唐山冀北電力檢修有限公司 河北唐山 064000

企業人事檔案管理問題與優化方式探索

黃俊華

唐山冀北電力檢修有限公司 河北唐山 064000

企業人事檔案在企業的發展中發揮著重要的作用，是記載企業發展歷史，發現人才，使用人才和管理人才的重要途徑，為企業的人力資源開發和預測提供重要的數據依據。本文對現有的企業人事檔案管理存在的問題進行分析，闡述了加強企業人事檔案管理的具體對策。

企業人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案管理既記載了工作人員的具體信息，也體現了一個企業的人事變動情況，為企業人力資源的配置提供有效的依據。隨著市場經濟的快速發展，我國企業的人事檔案管理已經向市場化發展。但是，其中仍然存在很多問題，不能滿足現代化管理的要求。所以，如何加強企業人事檔案管理，是當前企業發展中的重要任務。

一、我國企業中人事檔案管理存在的問題

（一）企業人事檔案管理模式的單一性與企業職工層次多樣性不相符。在我國的企業人事檔案管理中，職工檔案的存放和管理是由具有專門檔案管理能力的企業或是企業的上級主管部門來管理的，這些部門都是被政府認可的。這種管理模式被稱為封閉式的管理模式，它比較適用于本單位人員，檔案的組成比較單一，涉及的范圍較小，具有很強的保密性。但是，隨著市場經濟帶發展，體制改革的不斷深入，使企業類型多樣化。這些企業中，既有董事會領導，又有聘任經理的中層管理人員，在國企中，還有黨委組織部門直接任命的領導。這些領導層次的不同要求有新的人事檔案管理模式與之相適應。當前這種集中統一，分級管理的方法已經不能滿足市場經濟發展的需求，束縛了企業人事檔案管理工作的現代化發展。

（二）企業人事檔案中的信息不全面。人事檔案是對個人成長的詳細記錄，體現了一個人的生活經歷和工作狀況。在當前的許多企業，特別是國企中，雖然建立了人事檔案管理制度，但是還不夠完善。當前的人事檔案中，包括了個人的履歷材料，考核材料，學歷狀況，政審材料，獎勵，處分材料等。企業存在的基本目的就是發揮員工的最大創造力，使經濟利益最大化，但是在國企中，機關干部的做法與這個目的存在著很大的差別。因此，在企業人事檔案中，應該進行不斷的完善。企業可以根據自身的需求，增加信用報告等信息。對于老牌的國企，由于原有的人事管理較為落后，很多老員工的信息不全，而中間很多信息都無從查詢，致使在辦理退休審批時會出現很多問題。如檔案年齡前后不一致，出現多個工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。尤其是對于在沒有實行個人繳納養老保險費之前的參加工作的職工，在退休審批時勞動和社會保障部門只掌握每一個職工的實際繳費情況，無法了解每一個職工的視同繳費情況，視同繳費年限的認定只能依據職工個人人事檔案材料中的原始記載。這就要求檔案材料必須真實、有效，也促使單位做好人事檔案的收集、整理和鑒別工作，從而避免發生因檔案材料不完整造成的職工視同繳費年限認定誤差。

（三）企業人事檔案管理設備陳舊。隨著科學技術的快速發展，我國已經步入信息化時代。當前很多企業因相關領導對人事檔案管理的不重視，使得現在企業中的人事檔案管理的設備還處于最為基礎的階段，有些單位甚至還在使用手寫紙質的方式記錄人事檔案，有的使用著較為陳舊的計算機，人事檔案管理系統落后，與現代化的人事檔案管理要求不相符合，信息記錄缺乏科學性，進行人力信息查找時過程較為復雜，使工作人員的缺乏工作積極性，大大降低了企業人事檔案管理效率。

二、加強企業人事檔案管理的對策

（一）進行管理模式創新，實現社會化的企業人事檔案管理制度。在企業管理中，人事檔案管理對企業的發展發揮著重要的推動作用。在企業流動人員不斷增加的情況下，企業必須適應市場經濟的發展，對自身的管理模式進行創新。使用開放的，社會化的方式進行檔案管理，從而實現企業人事檔案管理的現代化發展。首先，建立專業的人才流動服務機構，加強流動人員人事檔案管理力度，在相關法律法規基礎上，建立專業的流動人才服務機構，正確行使其職能，規范和明確收費標準。同時，須統一由黨委組織部門，政府人事檔案管理或者其所屬的人才流動服務機構進行管理。對于不符合要求的機構，必須進行徹底的清理，杜絕流動人員檔案管理混亂的現象。

（二）完善企業人事檔案內容制度?，F代企業人事檔案管理制度要求人事檔案記載的內容能夠充分的體現出個人的成長經歷和從事的社會活動。既要包括個人的基本信息，也需加入個人的信用情況。傳統的人事檔案管理具有較強的政治色彩，內容較為單一，與當前時代發展的要求不相符。現代企業人事檔案應摒棄這種現象，使其向個性化檔案記錄的方向發展，能夠有效的體現出人力資源管理的能力和使用效率，將個人的業務水平，技術專長，個人信用，職業培訓，違法等現象都計入到檔案中，并根據個人的能力和業績表現對其進行綜合考評，使人力資源得到充分的利用。

（三）加大企業人事管理科技投入，更換陳舊的檔案管理設備。當前，很多企業因領導對人事檔案管理的不重視，致使企業的人事檔案管理無論在管理模式上，還是管理系統和設備上都缺少現代化技術的支持。人事檔案管理使用的設備比較陳舊，與現代化的管理設備有很大的差距，不能與現代先進的技術相匹配，很多技術不能應用到其中，從而導致人事檔案管理系統仍然存在復雜的管理形式，工作效率相對較低。因此，相關部門應當提高重視程度，加大人事檔案管理的科技投入，引進先進的管理設備和現代化的專業管理系統，提高企業人事檔案管理效率。同時，加大檔案管理人員的培訓力度，學習先進設備和管理知識，提高工作人員的積極性，從而促進企業人事管理向科學化，現代化發展。

三、結束語

綜上所述，企業人事檔案在企業發展中發揮著重要的作用。領導部門必須加強對企業人事檔案管理的重視程度，不斷的完善企業人事檔案，加大科技投入，引進先進的檔案管理設備和管理技術，提高工作人員的業務素質，提高檔案管理質量，實現企業的可持續發展。

[1]呂春影.人檔案管理中存在的問題及完善措施[J].蹼陽職業技學學報,2010,(11).

[2]任勝云.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案,2012(02).