如何改進水利工程檔案管理工作

何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

如何改進水利工程檔案管理工作

何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

近些年以來，伴隨水利工程實施工作與質量管理的持續規范，管理手段與管理模式的持續更新，使水利工程檔案管理的工作質量得到了極大的提升。然而，當前還是存在有些水利工程檔案的內容不全、整理速度慢、質量不高、不規范等問題。對水利工程檔案進行科學的管理，不斷的開發水利工程檔案的信息資源，多形式、多方位、多層次的向社會與水利部門提供利用是實現水利工程檔案工作與檔案自身價值的最主要的目的。因此，認真做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。所以，針對當前的現狀，對改進水利工程檔案管理工作提出了有關的要求。

水利工程；檔案；管理

一、齊抓共管，密切聯合，建立集中統一的檔案管理網絡

想要保證水利工程的檔案規范、完整、齊全，需要對檔案工作的集中統一管理進行強化。我們應該遵循統一制度、統一領導，分級管理的原則，建立一個項目建設檔案工作領導小組，對檔案管理工作進行統一的協調。由領導小組對檔案工作進行管理，并且設立專門的檔案管理員，在各個參加方都指定專門的技術工作人員為專業或者兼職的檔案管理員，構成完整的檔案管理網絡。

二、改變觀念，超前管理

一直以來，我們對工作的范圍與檔案內容的理解太過于簡單，而且沒有足夠開闊的思想和持續創新工作能力，近些年以來，我們已經認識到檔案工作并不是一個臨時性的工作，所以漸漸開始改變了觀念，并制定了一系列的對策，增強了對水利工程檔案進行超前的管理意識。

（一）按照水利工程復雜性的特征，對檔案收集的渠道進行拓寬

從現實看來，建設水利工程是非常復雜的，從申報項目一直到工程完工的流程是非常多的。此類工程形成的文件內容復雜、材料觸及面較廣、經歷的時間較長、觸及的人員與部門較多，稍不注意就可能會有遺漏。但是小型水利工程大部分的施工要求較急、形成的文件數量較少、建設的周期也較短，很難使檔案人員對其做到足夠的重視；再加上施工人員的構成較為復雜，常常導致工程任務只要一完成，臨時機構就會解散，而且檔案材料也會因此而消失。為了保障檔案資料能夠被完整、齊全的收集，我們應該拋棄以前等人把檔案送上門的做法；檔案管理人員首先需要清楚水利工程建設工作的詳細操作程序與工作的流程以及分階段的工作安排，并掌握每個階段在工作中需要對各種資料的數量與內容做到心中有數、形成哪些檔案資料。在此基礎上，采用下面的收集方式：

1、追蹤收集。該種方式對于工程周期較短、形成檔案材料較快的工程比較適用。兼職檔案人員或者檔案人員自動到現場進行詢問并且清楚工程進展的情況，迅速的掌控著工程信息，并且督促與指導技術部門有針對性地對檔案資料進行收集。這一方式的檔案資料能收集齊全、收集速度快、質量也非常高，但需要花費較大物力與人力。

2、分流程的收集。該種方式對建設周期較長的工程比較適用。對于跨年度的水利工程與大型水利工程，我們需要一直保持和兼職檔案員以及建設、施工部門的聯系，迅速掌控工程的進展狀況，并及時加強催收，盡量防止檔案的初始材料丟失，這樣才可以對工程檔案的完整性、連續性進行保證。

3、強制性的收集。對部分臨時機構較多與人員分散的施工單位，我們應該采用收取檔案資料押金的方式。在某項水利工程報建以后，施工單位需要先預交相對金額的資料押金，一直到工程的最后階段，施工單位把完好無缺的檔案資料移交到檔案部門之后才能夠退回這些押金。該類方式對部分內部較復雜的施工單位有著一定程度的約束力，能夠保障檔案資料不會因為人為因素而丟失。

三、提高檔案人員的業務培訓、加強檔案管理的水平

水利工程檔案有著不可回復性與“次性”的特點，客觀上對有關檔案工作人員的素質作出了更高的要求。從事水利工程檔案的工作人員，專業技能與知識通常比普通單位的檔案人員更加的全面，他們不但要對文書檔案非常了解，而且應該更加懂科技檔案、懂種類各異的檔案的分類整理、懂和水利工程有聯系的部分專業類型的檔案。所以，為了到達水利工程檔案整理的規范化要求，需要大量培訓所有兼職或者專職檔案管理的人員，講述水利工程建設工作當中會有哪種類型的文件材料形成，有哪部分是屬于擁有保存價值的檔案需要從今以后對其進行歸檔，并且講述詳細的歸檔范圍。

四、經過開發利用檔案的信息，促進檔案管理的工作

想要更好地開發利用檔案的信息，需要把檔案資料的收集、歸檔工作與積累貯存檔案等工作做好，而且其也能促進檔案管理的工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動的智慧結晶，通過文件材料的收集歸檔把它轉化為檔案的信息資源，而且這些資源又會通過檔案工作者提供給水利工作者運用；對那些檔案工作人員而言，只要可以及時的把檔案信息提供給相關水利工作人員與業務部門，讓他們親自體驗到檔案信息中的價值，就可能會促進他們更加積極主動地配合相關檔案部門把建檔的工作做好。最近一些年以來，我們實施了電腦化的管理，及時的把檔案資料輸進了電腦，隨時隨地為相關業務部門供應更加完整的信息資源，此類檔案信息毫無疑問為我們的水利事業提供了非常大的幫助。每次，只要業務部門的專門技術人員從運用檔案過程中取得信息時候，他們都會更加積極主動的向檔案室歸檔文件材料，因此使工程檔案的完整性得到了保障，促進檔案的管理更上一層新臺階。

五、結束語

總而言之，水利工程檔案管理是加強水利設施單位檔案管理建設不可缺少的一個重要方面，在關鍵時刻可以為領導的決策提供可靠的歷史依據。所以，根據水利工程檔案管理的特點，改進管理現狀，才能從根本上保證水利工程檔案的完整性與安全性。因此，需要對水利工程檔案管理工作不斷進行改進，不斷提高管理水平。

[1]財政部.國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z].1998.

[2]水利工程檔案管理與發展.湖南水利水電.2008第4期.王曉莉.

[3]工程建設項目檔案管理工作存在的問題及對策.治淮.2008年5月.