試析職業學校檔案管理的規范創新與信息化建設

張 蕾

陜西藝術職業學院 710054

試析職業學校檔案管理的規范創新與信息化建設

張 蕾

陜西藝術職業學院 710054

對于職業學校來說，檔案管理工作是一項非常重要的工作，但是在管理檔案工作的過程中，卻出現了很多問題，如管理模式滯后、管理與查詢效率低等，這就需要職業學校對檔案的管理進行規范化創新以及信息化的建設。故本文將從檔案管理對于職業學校可以發揮的作用以及職業學校檔案管理中出現的問題入手展開分析，在此基礎上對職業學校檔案管理的規范創新與信息化建設展開較為深入的探討。

職業學校；檔案管理；規范創新；信息化建設

職業學校檔案指的是在職業學校中，教師職工和學生進行教學管理活動以及教育活動中形成的，用文字記錄的方式來表現其具有的參考價值和保存價值。所以學校的檔案管理工作對于學校的教學以及教研活動和教育都有著很大的作用。然而隨著時代的發展，科學的進步，以往檔案管理的模式與方法所存在的弊端也日益凸顯，這就需要職業學校與時俱進，利用科學的方法對檔案管理的模式進行信息化建設和規范創新。

一、檔案管理對于職業學校的影響

(一）可以推動職業學校的優良校風。職業學校的檔案管理主要是對學校教師的教學能力、學生的學習成績以及大家的品德作風進行明確記錄，是對他們平時工作學習表現的重要書面憑證，能夠促使他們主動地遵守校規，養成正確積極的學習工作態度，確定明確的教學方向和學習規劃，形成健康的學習工作習慣，從而形成優良的職業學校校風。

（二）可以為職業學校的發展提供信息依據。因為檔案中主要是對教職工和學生的真實情況進行記錄，所以擁有很多真實可靠的信息，而這些信息對于職業學校的發展可以提供真實的文字保障，所以應該對檔案進行加強管理，確保這些資料數據信息的真實性。

二、職業學校檔案管理存在的現狀

（一）職業學校相關領導負責人對于檔案管理不夠重視。在時代的發展和經濟建設的加快中，職業學校的領導人還沒有意識到檔案管理的重要性，大部分檔案管理的負責人沒有意識到檔案管理的信息化建設可以為檔案管理帶來更多的便捷性，也沒有對檔案管理進行前景規劃。雖然在很多職業學校中雖然已經知道了檔案管理的重要性，但是卻還沒有意識到信息化在職業管理中的重要性，沒有制定具體的規劃，沒有明確的目標，還處于比較盲目的階段。檔案管理工作目前還比較混亂，沒有充分利用信息化對其進行管理，管理人員的思想還比較落后，互相之間缺乏溝通，所以沒有實行檔案管理信息化和規范創新的觀念。

（二）職業學校檔案管理的人員專業素質偏低。從目前職業學校的檔案管理需要的人才來看，應該是得具備信息處理和檔案規劃處理方面的人才，但是目前大部分職業學校的檔案管理人員專業素質低于應該需要的人才標準，人才的缺乏從根源上阻礙了職業學校檔案管理的信息化和先進科學技術對于學校檔案管理運行的發展。

（三）職業學校的基礎設施不足，硬件設施差。因為我國教育現在對于檔案管理不夠重視，所以很多學校沒有足夠的經費來購買相應的硬件設施，從目前我國發展教育的現狀來看，基本上沒有學?？梢宰龅綄W校與學校之間檔案互相查閱的檔案系統。因為檔案系統沒有規范性，所以檔案的信息不能相通。而且在很多職業學校中，管理員使用的管理軟件不一樣，這也阻礙著檔案系統的互通性。所以這些問題都不利于實現檔案信息化管理和規范性創新的發展。

三、怎樣改善檔案管理中的問題

（一）加強對于學校檔案的管理。對于加大對職業學校檔案管理的改善，首先得從資金方面著手，因為大部分職業學校對于檔案管理的硬件設施不重視，缺乏信息化管理，所以需要資金來改變硬件設施缺乏的現狀。而且當系統出現問題需要維修時，就需要相關的技術人員來處理，這就產生了一定的費用。作為學校的管理層，為了檔案管理的便捷性，應該與有關部門進行一定的協調溝通，在政策上為檔案管理者提供方便，使得檔案管理的信息化和規范創新得到更好發展，而且還要對檔案管理后期進行科學的計劃，使之能夠更加方便快捷地提高工作效率。

（二）對于職業學校的檔案管理進行信息化體系建設。在對職業學校進行檔案管理信息化建設中，需要對檔案管理有影響的各種因素進行不斷地改進和管理，保證檔案管理的規范創新和信息化穩定發展。所以在檔案管理系統中，要改變原有的陳舊觀念，傳統的檔案管理思想意識，積極地完善檔案管理的信息系統，以此來適應時代的變化和面臨的現實狀況。

（三）對于檔案管理團隊隊伍的建設加強。在經濟全球化和競爭日漸激烈的時代，信息化已經成為了現在世界不可缺少的元素，它給人們帶來了更加方便快捷的生活工作方式，所以檔案管理者應該跟隨世界發展的腳步，利用信息化來管理檔案，而且在管理檔案的過程中，必須使用科學可行的管理方法，應該具有實際操作能力和創新能力，能熟練操作檔案管理系統，成為一個復合型的創新技術管理人員。檔案管理員在提升自己工作領域的操作技能水平之外，還應該注意利用信息化的技術，樹立長遠的信息化建設的目標，使得檔案管理員同時提升軟硬件方面的能力，還能掌握檔案管理領域先進的硬件設施，進而提高自己的專業水平和綜合能力。使其能更方便快捷地掌握對檔案管理的軟件技術，優化對檔案管理的處理方式，提高對檔案管理的處理效果，同時還應該適應一些全新的觀念，比如開放意識，創新意識，科技意識，檔案工作的信息和系統意識，形成對檔案管理創新的工作觀念。

四、結束語

在發展職業學校檔案管理的過程中，因為檔案管理對于職業學校發展具有重要的意義，所以要看清時代的變化和發展趨勢，認識到以前老舊的思想和所存在的錯誤，對硬件軟件設施進行加強，對檔案管理人員進行調整，最好選擇專業化的技術人員進行檔案管理，然后有關部門頒發相關政策使得檔案管理信息化和規范創新變得更便捷，還有就是轉變我國相關部門和職業學校負責人的觀念，強調信息化管理，采取有效的方法進行多方位管理，提升檔案管理信息化和規范創新的可行性以及它的有效性。希望這篇論文可以引起相關人士的重視，從而提高檔案管理在職業學校的重視程度，為職業學校的發展奠定一定基礎。

[1]徐立.實現中職學校檔案管理規范創新與信息化建設的方法[J].才智,2013,(29):136-136.