如何提升中學教學檔案的管理水平

潘 娟

如何提升中學教學檔案的管理水平

潘 娟

提升中學教學檔案管理水平是學校檔案管理的重要工作，目前教學檔案管理工作存在一些問題，針對這些問題，本文提出了一些改進的辦法和建議。

教學檔案 管理 水平 提升

教學檔案是學校在教學實踐過程中形成的反映學校主要職能活動和歷史面貌的第一手材料，它對學校日后的教學管理有重要的查考利用價值。教學檔案主要包括：教務類、教研類、教師業務類、學籍管理類、評估考核類等。當前，有些學校對教學檔案管理工作的重要性認識不足，造成教學檔案收集不齊全、歸檔范圍沒有及時根據教學改革需要進行調整，檔案材料利用率不高等問題。針對以上問題，我想可以從以下幾個方面著手改善。

一、充分認識教學檔案的重要性，切實做好檔案工作

（1）教學檔案是開展學校教學、提高教學質量的堅強保證，是教學水平的歷史再現，加強教學檔案的管理和建設，有助于學校教學活動的開展，有助于教師教學水平的提高，有助于加強教學環節的管理，從而促進學校的教學質量的提高。

（2）教學檔案既是對教學工作的結語，也是開展教學研究的重要依據，它記錄了學校的辦學思想、辦學原則、辦學目標等，它為教學管理提供著有力參考，為教育決策提供著準確依據，是事后處理問題、查證和研究教學日常工作的憑證。所以教學檔案對學校來說是十分重要的。

（3）教學檔案是評估驗收、規范辦學必不可少的材料，學校辦學水平評估是衡量一所學校辦學實力的重要手段，也是提高學校聲譽的重大舉措。我校于2005年創建了自治區示范性高中；2007年創建了自治區德育示范校，教學檔案在評估中均起到了重要作用，成為了評估工作的堅強有力的后盾。

二、重視材料收集工作，從源頭上打好基礎

（1）首先從收集材料上嚴格要求、層層把關。為加強教學檔案的收集工作，我校綜合檔案室制定下發了《關于規范烏市十一中教學檔案歸檔要求的通知》。每學年開學初，就向各處室工作人員提出檔案材料的歸檔標準和要求，明確其職責。具體涉及：內容填寫的是否完整、準確，教學活動的配套材料是否齊全完整，是否使用了油筆、紅筆等不符合入檔要求的書寫工具等。收交材料時做到各處室收繳材料內容和相關人員一一對應，即教學處對應各學科教師；德育處對應班主任，教研室對應各教研組。各處室工作人收齊材料后進行初審，然后經處室主任簽字把關，最后交至學校綜合檔案室。任務明確、層層驗收，遇到不符合要求的，一律退回返工，決不遷就。幾年來，在學校領導的重視和支持下，我校各部門認真負責地上交檔案材料已蔚然成風。

（2）對學校各處室兼職檔案員加強指導和監督。學校的兼職檔案員工作在各個職能部門，對本部門形成的材料了如指掌，如果加強對他們的指導和監督就能夠有效地提高教學檔案的收集效率。我校的專職檔案員定期不定期地組織兼職檔案員進行檔案專業知識的學習，并輔之以深入細致的思想工作，旨在倡導為一線教師服務、無私奉獻的精神。通過檔案業務聯系會、檔案知識培訓等不同渠道，聽取意見反饋，對工作中的不足之處及時進行調整和改進，對每學年在收集上報材料工作中表現較好的兼職檔案員，由校長在全校大會上進行表揚并在年終考核評優時給予傾斜，由于采取了以上措施，教學檔案的收集工作開展得更加順利了。

三、根據教學改革進程，適時調整教學檔案歸檔范圍

隨著教學改革的不斷深入，教學過程中不斷產生了新的檔案材料，這時我們就要根據情況適時做出調整，而不能一味地墨守成規，要大膽創新。例如：隨著素質教育的需要，教育部門對每位初中畢業生實施了綜合素質評定制度，從而產生了學生的《綜合素質評定報告書》，這份報告書是對學生三年來的思想品德、學業水平、綜合實踐、等方面的綜合評價，對每位學生來說都非常重要，所以我校經上級教育主管部門批準，及時教學檔案的歸檔范圍做出了調整，將《報告書》納入了教學檔案長期的30年歸檔范圍。通過這件事，我認識到，學校的檔案工作需要根據教學工作的發展變化，不斷進行補充和完善，只有這樣，才能真正起到為教育教學服務的作用。

四、善于提高利用率，使教學檔案充分發揮應有作用。

檔案管理人員主動提供相關檔案，既方便了學校領導研究工作，促進管理水平的提高，又為教師搞好教學工作創造了條件。提供利用工作做好了，就會使利用者感到材料保存在檔案室比存放在自己手中更安全、更有價值，自然就會使更多的人樂于將材料交到檔案室存檔，進而使其在教育教學中發揮更大作用。作為檔案員，我們要善于根據學校開展的各項活動的機會主動地提供相關檔案。例如：（1）在學校每年開展的教師職稱評審工作中，檔案員查閱檔案把每位參評教師的教學業績、帶班情況等匯總出來，為校領導決策提供確鑿有力的依據，既提高了評審效率又使職評工作做到了公平公正。（2）為輔助教師做好每學期期末復習工作，檔案員提前為各學科教師調出近三年的期末統考試卷，為他們制定復習計劃，準備復習試卷提供參考。為了給一線教師們提供高效的服務，檔案員還利用現代網絡平臺，直接將各學科的試卷答案拍成照片發到教研組的微信群里供老師們查閱，真正做到高效服務教學、服務教師，受到了老師們的一致肯定。

作為學校檔案管理人員，應立足本職、面向全體，立足當前、面向未來，高度重視教學檔案的管理工作，推動檔案服務向高水平、高層次、高質量發展，努力為教育教學工作提供優質服務。

（作者單位：烏魯木齊市第十一中學）

潘娟（1972-），女，漢族，天津人，本科，檔案館員，檔案室負責人。