如何做好醫院檔案管理工作

唐智慧

木蘭縣大貴衛生院

如何做好醫院檔案管理工作

唐智慧

木蘭縣大貴衛生院

醫院檔案記載了醫院歷史發展的過程，是醫院管理工作中的一個重要組成部分。醫院檔案不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更涉及到廣大人民群眾就醫看病的醫療檔案資料，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，醫院檔案工作在醫院管理中有著非常重要的作用。

一、規范管理，加強醫院檔案工作制度化建設

檔案管理人員要主動學習和宣傳《檔案法》、《醫療事故處理條件》等法律法規，使領導及醫務人員充分認識到檔案在現代化醫院管理中的重要性。一是將醫院檔案工作納入醫院的整體建設規劃中，將檔案建設工作貫穿于整個醫院管理中，做到經常研究檔案管理，及時解決檔案工作中出現的問題，為提高檔案管理水平創造條件。確定醫院檔案管理的職責范圍，完善醫院檔案的收集、整理、保密、歸檔、利用、鑒定、統計、安全防護等各項制度，全面系統地促使檔案工作步入規范化、制度化管理的軌道。二是通過認真調查研究，制定相應的改革措施，設置專職的檔案管理人員，并逐步建立醫院檔案管理的職能機構，實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。三是醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任制之中，與科室主任工作實績考核、獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，把醫療人員的實際工作經驗及專業操作技能也納入管理的范疇，不斷提高科學管理水平和醫療檔案管理質量。

二、開拓創新，努力做好醫院檔案收集工作

首先，要確立檔案資料收集目標，樹立和強化收集理念，做到“廣、細、實、深”，確保收集的資料完整、準確。其次，要采用多種方式收集。為保證檔案資料收集的完整性、準確性和系統性，工作人員要改變過去被動坐等接收資料的方式，經常深入到臨床一線科室及其他基層部門，進行實地調查了解。這樣，既可排除一些部門歸檔制度不健全，又可通過醫療第一線切實了解文件材料的形成情況，從而確保資料收集的真實性和準確性。第三，成立收集工作小組，讓各業務部門共同參與。

三、著眼長遠，加快推進醫院檔案信息化建設步伐

將檔案信息化建設納入醫院整體信息化建設的規劃和方案中，不斷滿足醫院長期發展的需要。一方面要加大投入，及時配備檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。另一方面要提高檔案保護設備的配備，檔案庫房管理需要有“七防”（即防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲防塵、防霉）設施，以維護檔案安全。建立醫院檔案管理制度，將會促進檔案工作逐步采用先進設備，如：用縮微膠片和光盤保存文件代替膠卷暗盒保存文件；用計算機檢索文件代替手工檢索文件。為綜合檔案庫房安裝和配置空調設備、去濕設備、滅火設備、防盜設備、滅蟲設備等，因此，醫院應加強投入、提高配備，充分利用計算機進行檔案管理，從而進一步提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案管理的自動化、現代化。

四、立足本職，積極做好醫院檔案開發利用工作

積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現各級醫院信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。首先，要立足本職，調整醫院檔案的服務方式，進行超前跟蹤服務，變被動為主動，多角度、多層次地為整個社會提供信息。把檔案編研工作列入醫院工作計劃，不僅要落實醫院檔案信息開發的專題匯編數據，還要對編研成果的利用情況進行檢查。其次，醫院領導要重視和支持檔案編研工作，把編輯工作擺在重要位置，作為單位的一項重點工作來抓，真正落到實處。為醫院文明檢查評比、創三甲醫院、“十佳”醫院評審和醫療、護理、科研、人事、黨務等工作提供真實可靠的檔案依據，為醫院的建設和發展服務。再次，醫院檔案室在制定年度工作計劃時，必須制定一個科學的、行之有效的檔案編研計劃，結合醫院的發展規劃及當前的工作重點，制定出一個全面的、可供分期實施的編研計劃。

五、加強培訓，提高現代化檔案管理者素質和水平

檔案管理人員應具備較高的、相應的專業知識，不僅要掌握檔案學理論知識還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術，更要掌握法律專業知識及相關的法律知識，牢固樹立法律意識和法制觀念，做到嚴格執法、依法治檔。以此來加強檔案工作管理人員的責任意識與憂患意識，進而為強化了檔案工作法制化建設。要認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》認真掌握其內容和具體要求，加強對檔案法律法規知識培訓，不斷提高檔案法制建設水平。嚴格依法治檔，強化檔案法律的權威，維護檔案法律的尊嚴，充分發揮檔案法律在檔案工作中的作用，不斷增強遵守檔案法律法規的自覺性。一是檔案管理人員應積極參加繼續教育學習。檔案管理是一項專業性較強的工作，同時，醫院檔案的管理又需要檔案管理人員具備相應的醫學常識和知識。因此，醫院應經常分期分批地對檔案管理人員進行培訓。除了使他們系統地了解檔案的新知識、新技術、新發展方向外，還應該讓他們了解一些醫學方面的知識，從而不斷提高服務能力，更好地為醫院發展建設服務。二是檔案管理人員應經常到檔案工作水平較高的地方考察學習。檔案管理工作和其他管理工作一樣，決不能閉門造車。應該在條件允許的情況下，為檔案管理人員提供盡可能多的去檔案管理水平較高的兄弟單位考察學習的機會。通過考察學習，既能開闊檔案管理人員的視野，更新檔案管理人員的觀念，還能引進兄弟單位先進的管理辦法和技術。三是檔案管理人員應積極參加學術研究和交流活動。檔案管理人員從事科研活動及參加學術交流活動可以更好地為其管理工作奠定堅實的基礎。在科研和交流的過程中，檔案管理人員不但提高了自己的專業技能和綜合素養，而且，通過不斷的思考，可以找出自身在檔案管理工作中存在的問題。