電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

張紅夏

雞東縣價(jià)格調(diào)節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別與共性

張紅夏

雞東縣價(jià)格調(diào)節(jié)基本辦公室 黑龍江雞東 158200

檔案管理工作依托信息技術(shù)的不斷革新發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理與電子檔案管理之間的差距在日益擴(kuò)大。本文立足于檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，深入探討二者之間的區(qū)別與共性。在區(qū)別方面二者存在著歸檔方式、保管方式、查詢方式等具體層面的不同，而在共性方面二者又存在著檔案管理信息的完備性一致；檔案管理的基本原理相通等一致性特征。通過對(duì)二者之間的區(qū)別和共性對(duì)比，對(duì)檔案管理工作提出一些相應(yīng)的改進(jìn)措施，以期推動(dòng)我國檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和提升。

電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術(shù)

隨著我國信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時(shí)，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關(guān)系，進(jìn)一步提升信息時(shí)代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對(duì)于傳統(tǒng)檔案歸檔時(shí)的手工作業(yè)，電子檔案在進(jìn)行歸檔時(shí)主要依托信息技術(shù)，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進(jìn)行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實(shí)現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時(shí)，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而使得電子檔案的真實(shí)性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息的編輯過程中，應(yīng)特別注意數(shù)字簽名和信息認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質(zhì)檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進(jìn)行保管，通過對(duì)信息的數(shù)字編制和存儲(chǔ)，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢(shì)在另一角度上看很可能演變成一項(xiàng)劣勢(shì)。由于當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，流媒體和存儲(chǔ)介質(zhì)日新月異，檔案存儲(chǔ)的載體會(huì)隨著技術(shù)革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。鑒于此，檔案管理人員應(yīng)在電子檔案信息編制的同時(shí)，打印一份紙質(zhì)檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)部門應(yīng)與文件信息生成部門加強(qiáng)溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強(qiáng)文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時(shí)需要人工查找，該項(xiàng)工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力查詢難度較大。而且，由于是對(duì)原件信息內(nèi)容的查詢很可能影響相關(guān)的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯、注冊(cè)、登記等工作，在對(duì)具體信息的查詢過程中只需要錄入時(shí)，生成一個(gè)固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財(cái)力。而且，電子檔案的查詢?cè)趯?shí)現(xiàn)錄用后與原載體不產(chǎn)生任何關(guān)系，不會(huì)造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強(qiáng)，不會(huì)因?yàn)橐环綄?duì)檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實(shí)。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動(dòng)生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為基礎(chǔ)的，只不過是將信息載體由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為虛擬網(wǎng)絡(luò)，其內(nèi)容在轉(zhuǎn)換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實(shí)性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質(zhì)檔案進(jìn)行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時(shí)，還應(yīng)注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質(zhì)檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應(yīng)充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊(yùn)含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則”、“維護(hù)檔案完整與安全原則”和“便于社會(huì)各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中被嚴(yán)格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內(nèi)核并未發(fā)生變質(zhì)，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息資源的擴(kuò)充與發(fā)展。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應(yīng)付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開展檔案管理工作。電子檔案的產(chǎn)生是時(shí)代發(fā)展的要求，更是檔案管理工作進(jìn)一步提升和深化的內(nèi)在要求。電子檔案管理工作依托先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，突破了紙質(zhì)媒介信息載體的束縛，最大限度的擴(kuò)充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴(kuò)充檔案信息資源的同時(shí)，依靠互聯(lián)網(wǎng)的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過相互之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同推動(dòng)了我國檔案管理工作水平的不斷提升。

三、結(jié)語

隨著信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的差距也會(huì)逐步增加，如何科學(xué)合理的把握二者之間的關(guān)系是順利開展檔案管理工作的關(guān)鍵。作為檔案管理人員要充分認(rèn)清形勢(shì)，積極的增加自己的知識(shí)儲(chǔ)備，從而為我國檔案管理工作的進(jìn)一步提升貢獻(xiàn)自己的一份力量。

［1］方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異和共性［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011.02.

［2］尹愛華.淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存［J］.數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2013.02.

［3］苗豐，孫敬龍，梁艷.對(duì)比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊［J］.讀天下，2016.09.