高校檔案管理過程中的現代化建設策略

郭曉文

赤峰學院 內蒙古赤峰 024000

高校檔案管理過程中的現代化建設策略

郭曉文

赤峰學院 內蒙古赤峰 024000

高校檔案資料是學校進行管理、教學改革創新的智慧總結，搞好高校檔案管理工作具有十分重要的現實意義。本文重點對高校檔案管理現代化建設中存在的問題進行了分析和闡述，并有針對性地提出了一系列改革措施。

高效檔案；管理；現代化；建設

一、引言

作為對高校發展有著重要影響的資源之一，高校檔案資源的作用和價值也逐步為更多的高校工作人員所認識。但是，在實際操作過程中，因檔案管理工作受到時間及地域的限制，其檔案信息經常無法滿足用戶需求，檔案信息資源的共享和利用的最大化也就難以實現。所以，新時期，對高校檔案進行管理的過程中必須要采用先進的科技，并對檔案管理方式進行創新，從而有效提升高校檔案的現代化管理水平。

二、高校檔案現代化建設過程中存在的問題

（一）計算機使用方面存在嚴重誤區。在實際操作過程中，高校檔案信息管理的計算機管理模式具有很多種，其中大部分是將計算機作為人工的一種輔助管理手段，而并非用于高校檔案的信息處理上，也就是說在當前的高校檔案管理過程中，計算機不僅沒有取代人工管理，反而增加了工作人員的工作壓力。例如，檔案管理人員在進行編目和檢索檔案實體的過程中，必須依靠大量手工勞動來完成編目和檢索前的準備工作，這期間必須依靠人工來對目錄進行填寫或者著錄，然后方可使用計算機進行錄入。對檔案實體進行編目的主要目的是為了獲得完美的計算機排版的目錄，為后來的手工查閱或者展示工作打下堅實基礎。

（二）缺乏統一的管理機制。高校的管理體制和運行體制對高校檔案管理產生嚴重影響，高校不同，其行政主管部門也就不盡相同，這種相對分散的管理體制造成了高校檔案管理自成系統、自我發展、自我完善的自給自足的管理局面。就目前而言，很多高校的檔案管理工作采取的是封閉式辦館方式，管理水平較低，浪費嚴重，對我國高校檔案的自動化、標準化及網絡化的進程產生嚴重影響。

（三）數據庫建設存在一定的滯后性。經過多年的發展，部分高校在檔案管理過程中建成了很多大小不等的檔案數據庫。然而在實際發展過程中，在建立和完善數據庫的過程中或多或少會帶有一定的情緒，甚至存在急功近利的情況。主要表現為以下幾個方面：一是數據庫建立缺乏整體性；二是大多數數據庫是用于滿足自身需要，規模不大；三是數據庫類型單一，標準化程度不高，數據控制違規操作情況嚴重。因很多高校建立檔案管理數據庫僅僅是為了滿足自身需要，大大降低了數據庫的使用效率，且當前很多數據庫為條目數據庫，全文數據庫和多媒體數據庫相對缺乏，無法為更多的用戶提供高水平的服務。此外，部分高校檔案館雖然連接了互聯網，但是只能對主頁進行訪問，更進一步的資源共享很難做到。

三、高校檔案管理過程中的現代化建設策略

（一）更新檔案管理觀念意識，對檔案管理的現代化建設工作予以高度重視。學校領導的高度重視是推進檔案管理現代化工作順利進行的前提和基礎。具體來說，需要做到以下幾個方面：第一，與時俱進，高校相關領導人員需要對檔案管理現代化建設的重要作用予以充分認識，并在管理過程中嚴格落實；第二，加強對高校檔案現代化管理的宣傳，并及時傳達先進的檔案管理意識，將基層檔案管理工作人員的責任與任務加以明確；第三，高校領導對檔案管理的現代化建設予以高度重視，采取合理措施轉化觀念，從而全面推進高校檔案管理的現代化建設。

（二）合理編制檔案現代化管理建設指標，做好綜合管理后勤支撐。編制高校檔案現代化管理標準是一項復雜的系統性工作，特別是高校檔案數字化的處理方面增添了許多新要求和新標準，即便是專業的檔案人員也沒有深入接觸過。為有效解決這些問題，高校在進行檔案管理的現代化建設過程中需要做到以下幾個方面：第一，對一線檔案管理人員進行教育培訓，為滿足高校檔案現代化管理打下堅實基礎；第二，成立專門的檔案管理現代化建設領導班子，并設置專門的組織機構，落實責任，明確職責；第三，建立健全主要領導總負責、分管領導抓具體任務、各級科室積極配合的工作機制，并配齊相應的設備，加大高校檔案信息化建設的力度，為確保高校檔案管理的達到標準要求提供強有力的硬件支撐；第四，加大人力、物力和財力投入，對各項工作的落實情況予以明確，并安排專人對全部檔案進行一一核查，發現問題采取合理措施加以修復和完善；第五，對檔案進行分類管理，統一裝盒編號，有效提升檔案資料的利用效率和利用水平。

（三）使用科學技術，提升檔案管理效率。主要表現在以下幾個方面：第一，加大軟硬件方面的投入，為各類數據庫和檔案資源的健全和完善打下堅實基礎；第二，對重要文檔資料進行相應的數字化存檔并備份，對重要文書檔案進行數字化掃描，建立一個高校檔案管理的的現代化信息平臺，有效提升高校檔案的數字化管理水平；第三，在實際操作過程中，一線檔案管理人員嚴格依據相關管理標準，做好檔案的歸檔和管理工作；第四，對檔案進行分類管理，有效實現檔案管理的現代化、規范化、標準化和科學化；第五，加快檔案管理數字化信息平臺的建設速度，有效提升高校檔案查詢利用的水平和效率，為確保高校各項工作的順利進行打下堅實基礎。

（四）加強教育培訓，有效提升工作人員的職業技能和綜合素養。作為高效的一種重要無形資產，高校檔案管理工作是高校國有資產的一個關鍵組成部分。所以需要對檔案工作人員的專業技能和綜合素養的教育培訓予以高度重視，定期舉辦各種知識競賽和專業技能比賽，為檔案工作人員搭建一個展示自身技能和實力的舞臺，從而為高校檔案管理培養選用較高水平的綜合性人才提供一個良好平臺。

四、結語

總而言之，高水平的檔案管理工作能夠為高校建設及社會發展起到一定的推動作用。為此，在高校檔案管理的現代化建設過程中，應積極轉變觀念、采用新技術和新方法，加大基礎設施的投入，提升檔案工作人員的專業技能，加大對檔案信息的外部開發力度。只有采用多元化的管理方式和手段，才能明顯提升高校檔案管理的現代化水平，從而使其為廣大師生、為社會提供更好的服務。

［1］鄒晏秋.論高等學校檔案管理人員素質［J］.黑龍江科技信息，2013（36）：36-37.