如何提升事業單位檔案管理的有效性

方文蓉

福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局

如何提升事業單位檔案管理的有效性

方文蓉

福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局

隨著我國市場經濟的飛速發展，事業單位在社會發展中的作用愈發明顯。如何提高事業單位檔案管理的水平是當前事業單位面臨的一個重要問題。本文以福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局為例，分析如何提高事業單位檔案管理的有效性。

事業單位；檔案管理；有效性

一、引言

檔案是事業單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業單位的發展歷程、單位建設等重要信息，由此可見檔案管理在事業單位的整個管理發展過程中都發揮著關鍵作用。在新時期，事業單位體制改革的進一步推進給傳統的檔案管理工作帶來了挑戰，并且對新時期檔案管理工作提出了更嚴格、更細致的要求。因此，要加強檔案管理水平，為社會提供更多的、更好的服務。

二、事業單位檔案管理的現狀

（一）工作人員檔案管理觀念薄弱

檔案資料對于事業單位資源的開發具有重要的參考價值，是制定事業單位發展計劃的重要依據和參考資料。然而，目前大多數單位的管理人員還沒有認識到檔案管理對于本單位發展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能高效的完成規定的任務，也不能保證本單位檔案資料的真實性和完整性，最終導致本單位檔案管理工作的現代化建設不能很好的實施，當然也就不能很好地適應市場經濟體制改革的大趨勢。

（二）專業人員缺乏

檔案管理工作在各單位的干部管理工作中占據著非常重要的地位。但是在當前的檔案管理工作中，很多領導都沒給予重視，導致從事檔案管理工作的人員專業技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了檔案管理工作職能的發揮。

（三）檔案管理信息化水平低

隨著“互聯網+”時代的到來，檔案管理工作也要與時代接軌，將現代化的網絡技術引進檔案管理中。但由于從事檔案管理的工作人員年齡偏大，思想意識落后，受傳統規章制度的影響，很難將計算機與紙質檔案進行有效結合，導致檔案管理工作難以實現信息化，這樣既增加了工作量，還不能對檔案工作進行有效查詢。傳統的檔案管理工作只是簡單的對材料進行裝卷、整理，注重外在形式的管理，而對于檔案材料的完整性和準確性卻不是很在意，這就造成了人力資源的極大浪費。雖然在本單位中配備了計算機，但這些計算機也只是進行簡單的記錄和打印工作，并沒有真正建立起數據庫，更不能及時對人事資料進行查詢，無法真正發揮計算機的職能。另外，我們單位雖然也建立了電子數據庫，但是由于軟件功能低下，不能對檔案管理工作進行有效的整理、篩選，分類、匯總，因而無法有效的將電子數據庫與紙質檔案進行有效結合，降低了檔案管理的有效性。

三、提升事業單位檔案管理有效性的途徑

（一）增強檔案管理人員意識

為了提高我們單位檔案管理工作的有效性，首先必須要加強檔案管理人員對工作的重視程度，正確認識檔案管理工作的作用，真正地將檔案管理工作加入到本單位日常工作中來，從而為本單位的檔案管理工作的進行創造一個良好的環境，保證檔案管理工作的有效進行。

（二）加強檔案管理人員的綜合素質培養

檔案管理人員的綜合素質決定了檔案管理水平的高低，因此要提高檔案管理人員的綜合素質。首先，要加強檔案管理人員專業知識和技能的學習；其次，檔案管理人員還要具備現代化的操作手段。這就要求單位在進行檔案管理人員選拔時一定要嚴格。另一方面，為了提升檔案管理人員的綜合素質必須要加強對工作人員的專業知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業知識的更新，這是因為信息技術已經滲透到了各行各業中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規范化的方向發展。

（三）增加硬件投入，加快檔案信息數字化建設

加強檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現檔案管理的科學化、規范化、制度化，必須要將信息技術與傳統的紙質檔案管理相結合，實現檔案管理的現代化。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還都不完善，影響了福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局檔案的發展。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了本單位的工作效率。

（四）建立檔案管理機制

俗話說“無規矩不成方圓”，建立科學的檔案管理機制是提升檔案管理水平的首要任務。制度的制定不僅能夠為檔案管理工作的開展提供依據，更能夠保障工作有序開展，進一步提高檔案管理工作的有效性，使檔案管理工作逐步走向規劃化、制度化。檔案管理制度制定時要結合本單位實際情況，根據單位特點來完善相關各項章程，這樣才能使檔案管理制度發揮最大的功能。

四、結語

總之，針對當前檔案管理中存在的問題，必須要加強對檔案管理的認識，加強檔案管理信息化建設，提高檔案人員的綜合素質，建立檔案管理機制，希望能夠更好地促進工作效率。

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