數字化時代提高醫院檔案管理有效性的策略

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心 侯運秋

數字化時代提高醫院檔案管理有效性的策略

文/鄆城縣婦幼保健計劃生育服務中心 侯運秋

數字化時代提高醫院檔案管理的有效性具有重要意義，能實現檔案管理數字化模式、節約存儲空間并保護檔案、確保檔案安全和利用效率。但目前醫院檔案管理存在不足，需要采取完善措施：建立專門的數據庫、重視技術防護工作、健全完善管理制度，并提高工作人員素質、注重檔案安全管理。

數字化時代；醫院檔案管理；有效性；管理制度

檔案管理是醫院管理工作中不可忽視的內容，受到相關領導重視。隨著計算機和信息技術的廣泛應用，醫院檔案管理的數字化趨勢越來越明顯，給傳統紙質檔案管理工作帶來全新變革。在這樣的背景下，應該順應這種趨勢，從技術、制度、人員等方面采取措施，更好順應數字化時代的要求，創新管理方式，促進醫院檔案管理的有效性提升。

一、數字化時代提高醫院檔案管理有效性的意義

在信息技術和掃描技術得到不斷利用的前提下，醫院檔案管理方式面臨變革。因此，采取相應措施，順應數字化趨勢成為提升檔案管理有效性不可忽視的工作，其重要作用體現在以下方面：

（一）實現檔案管理數字化模式。在數字化時代，很多醫院檔案管理逐漸由紙質檔案向電子檔案轉變，利用掃描設備和計算機將紙質檔案數字化，推動醫院檔案管理模式轉變。一般而言，醫院的人事檔案、檢驗信息系統、醫學影像系統、辦公自動化系統等，形成大量的以電子文檔為主的醫院檔案信息數據庫。并進行編號，方便資料存儲和查詢，推動醫院檔案管理方式變革。

（二）節約存儲空間并保護檔案。醫院檔案信息資料豐富，工作量大，涉及人事、科研、病例、財務等多個方面。傳統紙質檔案雖然能起到一定效果，但工作量大，整理、保管、查詢比較困難，并且需要占用大量空間，防潮、防水、防鼠害的任務緊迫。而在數字化時代，可以將這些檔案資料進行數字化處理，形成電子檔案，通過光盤或磁盤將紙質檔案進行數字化處理，然后進行存儲和查閱。這樣不僅節約檔案資源的存儲空間，還有利于確保檔案資源的安全可靠，減少管理人員的工作量，促進管理效率的提升。

（三）確保檔案安全和利用效率。對醫院檔案進行數字化處理之后，然后將其存儲于磁盤和硬盤，并做好備份工作，有利于確保醫院檔案信息資料的安全，防止檔案資料丟失。另外對檔案進行數字化處理之后，還可以設置相應的目錄，使用者中只需要輸入關鍵詞或編號之后，就可以方便地查閱檔案信息資源，便利檔案資料查閱和使用，有利于促進檔案利用效率的提升。

二、數字化時代提高醫院檔案管理有效性的策略

數字化趨勢的出現，給醫院檔案管理帶來機遇，推動檔案管理方式創新，有利于提升檔案管理工作效率。但在實踐中，一些醫院檔案管理人員素質偏低，相關制度不健全，制約管理工作水平提升，需要采取完善措施。結合管理工作需要，可以從以下幾個方面入手，有效提升醫院檔案管理的有效性。

（一）建立專門的數據庫。重視醫院檔案管理的網絡化環境建設，管理人員應該結合醫院檔案管理需要設置專門數據庫。實現對檔案的數字化管理。根據醫院檔案管理實際情況，將醫院各類文書方案的檔號、分類號、題名、形成時間、主題詞等錄入計算機，建立醫院檔案管理基本目錄數據庫。檔案數據庫包括人事、病例、財務、科研等檔案信息，構建強大的數據庫，滿足查詢需要，為檔案管理提供有效的服務。

（二）重視技術防護工作。對于醫院檔案管理數據庫，為確保其安全，應該重視加密技術、防火墻技術的應用，做好病毒查殺工作，重視軟件更新和升級。加強數據庫的日常巡視，及時排除可能存在的安全隱患，確保計算機數據庫安全。重視電子檔案備份，進行加密處理，確保檔案資料完整，滿足檔案信息資源使用的需要。

（三）健全完善管理制度。健全醫院檔案管理制度，確保數字化檔案資料完整。重視檔案資料分類處理，明確相關人員職責。制定醫院檔案數字化管理規范標準，明確管理目標和流程，促進檔案管理水平提高。

（四）提高工作人員素質。引進計算機技術使用水平高、檔案管理理論扎實、工作責任心強的管理人員，不斷充實管理隊伍。建立完善的管理培訓制度，加強管理制度，數據庫使用，數字化檔案維護等各項工作，使之成為復合型人才。能熟練利用數據庫、計算機、掃描設備、多媒體、互聯網等開展醫院檔案管理工作，促進醫院檔案管理水平的提升。

（五）注重檔案安全管理。提高安全管理意識，確保醫院檔案信息安全。檔案數字化處理之后要做好存儲和備份工作，防止數據丟失。并重視密碼技術的應用，對檔案信息設置密碼，防止非法訪問，保證檔案信息資源的安全與可靠。同時還要加強計算機、硬盤、磁盤的管理，避免受到黑客攻擊、病毒或自然災害等影響。加強醫院數字化檔案存儲、傳輸、處理、維護等各個環節的管理，有效保障醫院檔案信息資源的安全。

三、結語

總之，數字化時代，醫院檔案管理面臨全新變革，同時也給檔案管理帶來新的機遇。例如，數字化趨勢愈加明顯，信息技術和掃描技術得到更為廣泛的應用，給醫院檔案管理帶來更大的便利。在這樣的背景下，應該順應數字化趨勢，重視信息技術應用，完善各項基礎設施建設，健全管理制度，提高管理人員素質，促進醫院檔案管理效率提高，進而實現對醫院檔案資料的有效利用。

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