關于檔案管理工作現代化的思考

文/樺甸市檔案局 趙彤

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關于檔案管理工作現代化的思考

文/樺甸市檔案局 趙彤

【摘要】隨著我國經濟活動的不斷活躍，人員的流動性不斷增大，給我們的檔案管理工作提出了高速、高效完成的新要求。如果不能更好地適應新形勢發展的需要，不能滿足人民群眾的需要，不能滿足社會主義現代化建設的需要，勢必對人民群眾的生產、生活，對國家經濟發展造成不可估量的損失。

【關鍵詞】檔案；管理；現代化

關于檔案管理工作現代化的緊迫性及如何實現檔案管理工作的現代化、信息化，筆者提出如下幾點思考。

一、檔案管理工作現代化的緊迫性

（一）粗放式檔案管理辦法浪費人力、物力、財力、消耗大量不必要的資源。眾所周知，過去的檔案管理通過增加管理經費和增加檔案管理人員的方式解決檔案增多問題。但隨著社會主義現代化建設的不斷深入，我國的各項事業不斷發展，尤其是經濟活動的不斷增多，出現了比以往任何一個時代都要多得多的新事物，再用過去的檔案管理辦法，無法解決層出不窮的新問題。造成檔案管理工作的滯后，浪費大量的人力、物力、財力、消耗大量不必要的資源后，依然不能保質保量完成檔案管理工作，這給我們的檔案管理工作提出了研究的新課題。

（二）粗放式檔案管理辦法勢必造成工作的積壓，不能滿足人民群眾的需要，不能滿足社會主義現代化建設的需要。隨著我國經濟活動的不斷活躍，人員的流動性不斷增大，給我們的檔案管理工作提出了高速、高效完成的新要求。如果不能更好地適應新形勢發展的需要，不能滿足人民群眾的需要，不能滿足社會主義現代化建設的需要，勢必對人民群眾的生產、生活，對國家經濟發展造成不可估量的損失。尤其是某些檔案在形成過程中，有跨地區、跨省、跨部門，涉及人員多，范圍廣，時間長的特點，一方面可能對檔案管理人員造成工作的壓力，另一方面有可能由于工作人員的工作不及時，造成人民群眾的損失。

二、創新檔案管理新思維，打造檔案管理新模式

（一）建立健全現代化檔案管理制度，把關檔案材料搜集。聯系本單位實際情況，結合本單位管理體制、各部門材料的形成規律，建立健全現代化檔案管理制度，形成現代化檔案管理網絡。對檔案管理或搜集人員的要求是，在工作中，要耐心細致、主動及時、加強協調，保質保密。同時，在工作中要常規性地與各部門負責人和其部門檔案負責人員加強交流溝通，必要時，要對其部門的工作進行督促、檢查和指導。使之養成完成一項工作之后及時地總結和材料的歸檔習慣，做到隨時搜集和定期搜集相結合，減少和防止檔案材料的流失。在此基礎上，定期舉辦各部門檔案負責人培訓，提高部門檔案負責人素質，使之提供的檔案材料能保質保量。同時，要求檔案負責人樹立大局意識，認識到檔案管理工作對社會主義現代化建設的重要性，要對檔案管理負責人提出檔案管理工作的專業知識要求，又要有堅定的政治素養，對于涉密檔案材料文件等，要做好必要的保密工作。再次，要加強檔案負責人的文化素質，增強文字綜合能力和材料分析能力，以能應對好不斷出現的檔案管理新形勢。

（二）順應時代發展大形勢，打造檔案管理信息化平臺。自20世紀50年代第三次科技革命開展以來，信息技術不斷走進我們的生活、生產活動中。技術的革新與進步在對我們的檔案管理工作帶來便利、便捷的同時又給我們提出了新的要求。檔案管理工作人員不僅要有基本的政治素養和檔案管理工作的專業素養，同時還要學會把傳統的檔案存儲方式轉化為電子檔案。

檔案管理的信息化、技術化是未來檔案管理發展的必然趨勢，對檔案管理電子化處理是檔案管理人員的必備技能。使用電子檔案檢索可以起到事半功倍的效果，大大縮短了在浩如煙海的檔案中搜索的時間，降低了因人為因素導致傳統檔案存儲而流失或失去保存價值的風險。減少了人工和人為操作，提高了檔案管理人員的工作效率。

當然，新形勢帶來新要求。檔案管理人員在此過程中，必須熟練掌握掃描儀器、計算機、電子檔案的分類管理。同時對涉密級別較高的檔案文件，原則上不進行電子化處理或者用其他方式儲存。通過了掃描之后，檔案管理人員要熟悉業務，對電子檔案要組合分類歸檔，最后把電子檔案上傳至網絡或專門檔案管理系統。為需要的人群提供便捷化通道，提高專門檔案的利用率。

檔案管理人員在掃描傳統檔案、上傳至網絡基礎上，同時還要建立檔案分類目錄。在分類過程中，要進行某一檔案的總體分類和包括文字、照片、音頻、視頻分門別類的專門分類，以滿足檔案搜索用戶的需求。要求檔案管理人員要對所保存文件了然于心，就像聰明的主婦對自己菜籃子有什么菜一樣清清楚楚。

同時，單位檔案管理部門負責人要建立相應的電子檔案管理制度，加強對本單位其他部門的檔案管理人員的技術培訓，增強他們的電子檔案信息意識和甄別把傳統介質轉化為電子檔案鑒定、評估能力，保證各部門所提供的電子檔案的真實性、有效性、完成性和及時性。最終實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務網絡化。

總之，檔案管理工作是一門時干時新，與時俱進的工作。同時，在現代化技術不斷創新的時代，也是一門摸著石頭過河的學問。檔案管理人員只有不斷學習、不斷充電，不斷精益求精，才能使工作上一個新的臺階。