提高工程檔案質量的思考

文/長春市九臺區公路管理段 袁兵

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提高工程檔案質量的思考

文/長春市九臺區公路管理段 袁兵

【摘要】公路工程項目檔案是以工程項目為單位，包括各種文字資料、圖標、音像資料、目錄在內的科技文件材料。規范化的檔案管理會直接影響到建設項目的施工質量，是公路建設、新建、擴建以及養護與維修的依據，不斷改進和提高案卷質量，是公路工程項目檔案管理工作的重點。如果在工程建設中缺少規范化的檔案管理，就不能將施工項目的質量及對成本的控制提上臺面。因此，必須要提高工程檔案的質量。

【關鍵詞】公路工程；檔案資料；管理措施

一、檔案質量面臨的問題

（一）內容不完整。部分單位平時工作做得不踏實，工程資料不完整，資料員對檢驗、驗收記錄沒有進行正確的編號，把相關資料分開存放，造成資料管理上的混亂，有些資料上交的時候，也沒有得到主管領導會簽，導致最后責任不清。雖然大部分工程資料基本上是按規范整理，但資料不規范現象經常發生。資料質量不高的表現主要是：工程偏差實測值與實體不相符、隱蔽工程驗收記錄不全、交接檢查記錄缺失、預檢記錄及日志不交、相應的施工檢查記錄不按規程填報、圖紙會審簽證不全、設計變更和技術核定沒有許可、技術交底記錄不全、重點技術復核沒有記載、施工日志馬虎大意，相關的質量合格證、檢測報告失真、鋼筋、水泥、防水材料沒有檢查報告等情況。

（二）工程竣工資料缺乏真實性。工程檔案與工程的進度不能保持一致，落后于工程的進度，就會出現“閉門造車”的現象。工程資料的書寫依據是工程的實時進度，這種“閉門造車”現象是一種不負責的表現，既不利于工程的建設，也不利于自身的安全，最終的工程質量也是不可能被驗收通過的。

二、提高檔案質量的對策

工程竣工文件收集歸檔工作沒有得到落實，主要是項目建設單位在檔案管理方面的機構設置不合理；負責人員不明確，只重視項目本身，重視項目的質量建設過程，而對項目建設中形成的檔案管理只是寫在文件上，持在嘴上。各項建設單位應在公路工程建設項目籌建之初，設置一個專門管理檔案的機構或部門，選素質高責任心強的人員負責收集，整理公路項目建設檔案，按時以月報或季報的形式，向上級檔案部門匯報檔案的遞增情況，使檔案人員更多地了解工程開展情況。下面將從幾個方面重點論述提高檔案質量的對策。

（一）建立健全的建設工程檔案管理機制。檔案的表現方式有很多種樣式，表現類型也非常豐富。比如檔案可分為書面檔案、紙質檔案、工作檔案以及電子檔案等，如果想對檔案進行規范化管理，就需要完善相關的建設工程檔案管理機制，保障檔案管理人員能夠養成標準規范的好習慣。目前，建設工程各施工方存在著隊伍臨時組建，檔案管理沒有專職人員，有的施工方完全不知哪些過程是必須記錄的。因此，引進ISO9001 質量管理體系，實施標準化管理，是建設單位進行檔案管理的有效途徑。因此，建設單位必須進行標準化、規范化管理，保證檔案的質量監管作用。首先制定管理目標、崗位職責、作業指導書、檔案控制程序、記錄表單等分送給施工方，形成計劃—實施—檢查—處理（整改）4個環節的循環，定期內審，對不符合項和觀察項進行追蹤，保證檔案材料的真實性、完整性。

（二）明確建設單位自身檔案管理及職責范圍。檔案管理工作的開展必須要先知曉檔案管理責任及實施的范圍，在施工建設的不同階段，根據責任將檔案責任劃分給不同單位，而施工及監理文件則需要由相應的施工和監理單位負責將相應文件或文檔收集存檔；生產測試和施工準備階段所涉及的文件則由建設和使用單位收集歸檔；其余各階段的文件或文檔（項目立項、設計及基礎、項目管理、工藝設備、涉外、消防、財務和器材、竣工驗收文件）的存儲到歸檔也需要由建設單位去負責。同時監督和指導參與工程建設的各個部門將檔案管理工作與工程建設同步進行也是建設單位應負的責任。

（三）做好工程檔案資料的整理。不同類別的工程資料需按照工程的類別及進度分開收集和整理。而且必須設置人員專門負責各類資料的質量評估和追蹤搜集，保證資料的收集歸檔與工程施工進度同步開展。工程施工中涉及的資料非常多而且雜亂，因此要在進行檔案管理工作時要將資料按類別仔細劃分，分門別類，這樣既便于查找不同資料，又可以避免資料的缺失。而且，在工程資料獲得后，立刻將資料裝訂（僅用于檔案管理，與竣工時的資料裝訂有所區別），注意缺頁或少葉的發生。在工程建設中，資料的整理工作必須與工程同步，避免有缺漏出現，即便有缺漏出現，必須及時修正。與此同時，為了保證數據資料的準確，技術人員必需根據施工現場的實施情況進行數據核對，各分項工程時間的交叉一定要符合相關的規定并與現場相符，避免出現錯誤的資料。

（四）確保檔案資料的真實性。資料存在的目的是為了指導工程的建設，所以資料所涉及的內容必須實事求是、完整和準確。因此，在進行檔案資料管理時必需嚴格注意這一點，杜絕弄虛作假事件的發生。比如混凝土材料的檢測，檢測時必須按照標準進行，杜絕弄虛作假。

三、結束語

總體而言，現階段檔案工程的開展，要迎合時代的轉變，做到思維創新和與時俱進，不局限與檔案的本身。樹立起為工程建設服務，為城市建設服務，為經濟建設服務的理念，做好檔案管理工作，提升其工作的效率和質量。

【參考文獻】

[1 ]曹立莉.如何做好建設工程檔案的收集工作[J ].城建檔案,2011(08).

[2]胡斌.對建設工程檔案形成單位指導方法的探討[J].城建檔案,2011(08).