文書檔案的立案和材料收集淺議

文/湖北省農科院畜牧獸醫研究所 熊秀紅

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文書檔案的立案和材料收集淺議

文/湖北省農科院畜牧獸醫研究所 熊秀紅

【摘要】文書檔案立卷質量參差不齊，會顯著影響日常對檔案的整理，同時未來的向檔案館移交檔案的準備工作以及檔案在未來的利用價值都將會受到影響。所以本文就材料收集方案和文書檔案的重要性進行分析。

【關鍵詞】檔案；文件；收集；重要性

文書立卷工作是文書檔案工作中的基礎，文書檔案的立卷質量可以直接影響到檔案的日常整理工作，并且對未來移交給檔案館檔案和后續對檔案的繼續利用也產生影響。

一、文書立卷的意義

作為單位之間一種用于工作信息傳遞的工具，文書材料直接體現了工作的狀態、流程以及歷史記錄。日常工作中會逐漸產生很多文書材料，這些材料主要是對工作期間的信息進行記錄，當這些文書材料經過領導的簽署并且辦理結束后，這些文書材料的傳達辦事程序和指導以及處理工作的功能就結束了。因為文書材料在形成過程中記錄下來了很多工作相關的歷史和實踐經驗，所以具有較高的參考查證作用，在文書立卷中占據重要地位。

二、文書立卷的重要性

（一）更快地查找和利用。文書材料只有完成立卷才可以具體被定位，從而在未來的查找利用中可以更加快捷。每一份文件都具備不同的作用。在對同個工作和事情處理的過程中，會形成很多互相之間存在密切聯系的文件。例如在進行案件的處理和召開會議時候會形成一系列的文件，這些文件彼此間都存在聯系。所以在進行全部文件的保存時候還需要借助科學手段按照文件互相間的歷史聯系進行鑒定、整理和區分，達到最大限度反映歷史事實的目的。

（二）更易于進行儲存和管理。對文書材料進行檔案標準的裁剪、裝訂、排序，然后就保管期限進行區分進行裝盒和入柜，對這些文書材料進行統一的管理，為文書管理提供適宜的濕度和溫度進行長期的儲存和管理。

三、對于文書立卷的收集工作

1.本單位的具體歸檔范圍應當根據實際工作制定，工作人員在進行文書檔案立卷管理時要確保積極和較高的思想政治覺悟，并且具備專業技術知識。熟練掌握各種文件的運行規律和文書立卷的基本處理方法。

2.作為文書檔案工作管理人員，要對本單位檔案管理相關工作的重點和特點有詳細的了解，此外還要對本單位各個科室和系統的本職工作以及相互交叉業務的內容進行了解，明確這些工作之間的關聯。

3.文書檔案工作人員要對劃分檔案的基本原則進行詳細了解，本單位的實際歸檔范圍目錄應當根據實際工作需求進行，確保工作程序的嚴密性，并且要嚴格遵守相關規定。

四、對于相關承辦文件的收集

（一）內部文件。文書檔案中，內部文件占據著較大的比例，具有業務量多的特點，但是同時內部文件也是文書檔案材料中最容易收集的一種。因為在單位中內部文件屬于內部材料，所以需要文書檔案人員審查核對后才能形成內部材料。內部文件應當先進行質量把關，然后再打印和下發，為了可以更快更有效地進行材料收集，從而確保提高工作效率，所以需要做好留存工作。單位組織的各種大型會議、講座、培訓以及演練等產生的相關材料都屬于內部文件，文書檔案工作人員應當選擇高效的工作方法和策略，制定更為合理的工作程序，從而確保各種相關材料的齊全。這也是基礎材料完整的保證，通過這種收集材料的方式，重要材料可以不會丟失，確保未來的檔案整理工作可以順利進行。

（二）外來文件。外來文件基本都是可執行文件，很多工作都需要對外來文件進行參考，所以可以認為外來文件基本都是業務指導性文件。辦公室文書工作人員負責簽收外來文件，然后再交給承辦科室。外來文件的收集主要放在年終進行，因為很多檔案人員身兼多個崗位，所以工作量比較大，并且大部分科室都喜歡將外來文件放在自己辦公室，這樣可以更方便地開展工作。但是放在自己的辦公室久了容易出現文件丟失的情況，所以對此最好的處理方法就是每當有外來文件到來后，每處理完一件事就交給辦公室文書一份材料，此外，外來文件進入單位之后，也需要由檔案工作人員進行登記和轉承記錄，通過這種方式可以更好地進行查找核對，為文書立卷的完整性提供保證。

（三）收集會議文件。培訓帶來的文件以及參加上級組織的各種會議所收到的文件都屬于會議文件。一般是業務科室直接參加到會議中，然后等會議結束后再進行落實，但是經常會出現有些會議是其他人替代的，所以這種情況下在會議結束后文件就很難再完整地收回來了。比如業務科室的人員沒有主動地將會議材料交給辦公室的文書人員，那么這種情況下會議材料就極有可能丟失，此時對文書材料收集整理工作流程進行規范，將會議所得文件統一按照相關的流程標準進行管理，盡量杜絕其中的漏洞，確保第一手的資料不會丟失。

（四）收集專題性的文件。部分文件資料主要記錄得是突發事件的處理狀況和重大的專項活動的形成過程，對于這種專題性的文件資料的立卷順序主要是以順序為標準。不過這些專題性的文件材料具有數量多、種類繁雜和收集困難的特點，因此，辦公室文書員工需要主動聯系業務科室人員進行第一手專題性文件材料的收集，而且要全程跟蹤突發事件的處理和重大事項活動的過程，并且對其進行合理的指導，這樣不僅可以將材料收集齊全，而且可以確保材料能夠滿足相關要求，有利于未來的立卷整理工作。

五、總結

檔案是對工作的真實的記錄，同時也正是檔案保證了歷史的真實性，當前，文書檔案正在因為檔案行業的快速發展而逐漸地更加受到關注，因此對于文書工作的要求標準也越來越高。所以每一位文書檔案從業人員都應當努力地進行專業學習，及時地對自己的業務知識進行更新，從而達到更好地進行文書立卷和材料收集整理的目的。

【參考文獻】

[1]徐莉.淺談文書檔案的計算機管理[J].平頂山師專學報,2001(5).

[2]裴成志.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育,2002(2).