淺議電子檔案的管理

文/滕州市人力資源服務(wù)中心　尹波

淺議電子檔案的管理

文/滕州市人力資源服務(wù)中心尹波

本文論述了電子檔案在檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)，以及做好電子檔案管理工作的主要措施。。

電子檔案管理；優(yōu)點(diǎn)；措施

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛運(yùn)用，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中也產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。要做好電子檔案管理工作，就必須正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)其特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理措施。同時(shí)還要符合本單位的客觀實(shí)際，加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

一、電子檔案在檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

（一）電子檔案使檔案管理更便捷，利于提高工作效率。首先，電子檔案采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用計(jì)算機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積。免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。其次，電子檔案形成的信息可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供便捷的檔案信息服務(wù)，這樣大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，是為使用者提供便捷高效的服務(wù)。加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，檔案人員也縮短了二次信息加工的時(shí)間，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案資料可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得使用者在查閱時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。

（三）有利于滿足多樣化需求。隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷?duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。

二、做好電子檔案管理工作的主要措施

（一）完善檔案管理制度，建立統(tǒng)一的管理體制。要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收儲(chǔ)部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好地滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（二）加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，要保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài)；定期對(duì)存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被非法訪問和隨意刪改。應(yīng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，提升電子檔案的安全保護(hù)水平。

（三）規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回的損失。電子檔案的利用不能無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

（四）建立“雙套制”模式，確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指得就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通信技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

（五）加強(qiáng)工作人員管理，提高電子檔案保護(hù)意識(shí)。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。一方面，要優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，加大對(duì)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍。另一方面，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。