新常態下人事檔案管理的新思路探索

文/鄄城縣人力資源和社會保障局 張華

新常態下人事檔案管理的新思路探索

文/鄄城縣人力資源和社會保障局 張華

無論是企業單位還是事業單位，在日新月異的發展中，都逐漸展現出對于人事管理的重視程度，因為人事管理不僅是對單位員工檔案管理，還是對人員綜合素質水平的記錄，在員工考核評價中起到重要影響。基于此，本文將主要以事業單位為主，探索分析常態下人事檔案管理新思路。

新常態；人事管理；新思路

新常態是一種新環境、新趨勢，其概念既強調了新時代下新思路，又體現了要不斷改善、以穩為綱的常態管理。在新常態條件下，各單位要不斷更新管理理念，改革管理方法，提升企業自身環境適應能力。掌握新趨勢下經濟市場需求，改善舊常態管理制度下出現問題。

一、新常態下人事管理新要求

（一）加大重視程度。新常態主要特點之一為速度，從高速轉為中高速，這是一種放緩增長模式，要求各單位速度與質量齊抓。因此，應用在人事管理中，需要單位領導提升重視程度，通過對于人事檔案的合理管理，保障員工檔案質量，使其在員工競職、調職中發揮重要作用。

（二）更新管理理念。新常態主要特點之二為結構，要不斷升級優化結構模式。事業單位人事檔案管理部門也該革新管理理念，建設新型管理制度。提升管理人員工作責任感，將檔案進行規范化管理，及時更新檔案資料；對于獲獎及處分資料一定要嚴查，確保檔案的準確性。并且對于老舊檔案進行科學保護，以免出現蟲蛀、發霉等現象，降低檔案完整度。

（三）創新管理手段。新常態主要特點之三為動力，找尋新驅動方式。事業單位也要不斷提升創新能力，通過引入數字化管理模式，提升人事檔案管理質量，建立單位內部電子檔案庫，提升轉檔、入檔、提檔效率，運用現代化手段，提升單位服務質量。

二、舊常態下人事檔案管理中存在的問題

（一）管理人員方面。事業單位與企業單位不同，其目的是為社會帶來教育、醫療、科學等方面服務，以提升國家服務質量宗旨，因此在福利、保險方面，都有國家實行扶助政策。由于一些事業單位員工屬于繼承制，故人事檔案管理部門管理人員并不具備專業素養。可能只是因為服從分配，被調到檔案管理部門，因此對于檔案管理沒有科學合理規劃，難免會出現大量工作問題。

還有些單位領導并不重視檔案管理工作，其單位管理人員往往身兼數職，不能及時提供檔案信息，也影響了企業單位的辦事效率。

（二）檔案管理方面。我國很多單位在檔案管理方面存在以下兩方面問題：第一，檔案內容不準確。檔案單位對于一些檔案材料內容不會進行審查，因此單位人員在填寫過程中會虛報情況，尤其是對于賞罰記錄填寫上。很多員工都會夸大一些優秀事件或是捏造一些不便查證的獲獎記錄，而對于懲罰記錄也抱著單位不會查的僥幸心理，少量填寫。第二，檔案管理不及時。這是單位人事檔案管理重難點也是主要職能。但一些單位在此方面做得不好，由于管理人員日常疏忽，或是對于檔案管理手法不科學，因此導致檔案出現張冠李戴現象，或是調檔不及時為人員遷移造成不便。還表現為檔案不能及時更新，不能符合新型人事審核標準為人才考評造成不便。

三、針對人事檔案管理提出建議

（一）提升管理人員管理素質。在新時代背景下，只有具備專業素養才能提升辦公效率。事業單位應按照2014年推行的《事業單位人事管理條例》，公開招聘、競聘上崗，為檔案管理部門提供專業人才。或是將招聘人員與競聘員工同時進行在崗實習，在實習期考察其檔案規劃能力、突發情況處理能力及對于人事檔案的管理能力，最后進行擇優錄取，杜絕企業內部裙帶關系。

對于在崗人員，也要進行定期培訓，提供深造機會。通過外出學習、在職培訓提升其專業素養，也加深了對于檔案管理的科學認識，加強工作責任感與積極性。

（二）建立合理檔案管理平臺。檔案管理水平與管理者責任感與管理手段有莫大關系。在信息化時代很多單位都對檔案實行數字化管理。通過實施管理在以下三方面提升管理質量。1.方便更改，通過電子備檔，每位員工都可以通過工作號登陸系統進行信息查看與管理，如家庭住址、聯系方式可以自行更改，改正后標注提醒管理員即可。2.方便檔案調取，電子檔案不似傳統紙質檔案，在檔案管理中很可能因為管理員疏忽或是自然災害而遭到損毀。而電子檔案不僅保證了檔案本身安全，還易于調取。其他單位需要員工檔案時，可以先進行電子轉檔，如有需要再轉紙質文檔。3.方便管理人員管理。通過員工自行更改通知管理員，可以節省管理員登記改正時間，將這部分時間用于檔案資料查實與老舊檔案整理，不僅提高了檔案準確性，還能提高人才競爭能力，方便單位考核。

四、結語

人事檔案管理在單位運作中起到重要作用，好的檔案管理機制不僅能幫助員工快速辦理入檔、轉檔手續，還能幫助單位提升服務質量與服務效率。事業單位也該積極適應新常態下工作標準，加深對檔案管理重要性的認識程度，改善管理手段，從而更好地為社會服務。

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