論電子檔案的安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防范

文/國(guó)家海洋局東海信息中心（國(guó)家海洋局東海檔案館） 楊帆 孫杰 吳曉文

論電子檔案的安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防范

文/國(guó)家海洋局東海信息中心（國(guó)家海洋局東海檔案館） 楊帆 孫杰 吳曉文

隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)也在快速進(jìn)步，電子檔案的應(yīng)用變得越來(lái)越廣泛。它不僅僅給人們的生活帶來(lái)了方便，還大大提高了工作和生活效率，便捷化程度越來(lái)越高。但是，電子檔案也會(huì)帶來(lái)一些風(fēng)險(xiǎn)和不安全因素。所以，加強(qiáng)電子檔案安全管理和風(fēng)險(xiǎn)防范迫不及待。

電子檔案；安全管理；風(fēng)險(xiǎn)防范

電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤進(jìn)行存儲(chǔ)，相互關(guān)聯(lián)的各種電子檔案文件的集合。主要有磁盤、磁帶和光盤，通過(guò)文字、數(shù)字、圖表、圖畫的形式表達(dá)出來(lái)的一種真實(shí)信息，這些信息既可以存儲(chǔ)在以上的介質(zhì)中，還可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。電子檔案具備一些眾人皆知的便捷，如信息存儲(chǔ)的高密度、多種信息媒體的繼承、信息與載體可以分離等。那么電子檔案在具備較大優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)。所以，加強(qiáng)電子檔案安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防范研究很有必要。

一、電子檔案的安全管理

由于電子檔案存在著一定風(fēng)險(xiǎn)因素，所以，加強(qiáng)安全管理很有必要。主要可以通過(guò)人員監(jiān)管、嚴(yán)格制度、技術(shù)措施、人才培養(yǎng)、政府監(jiān)管等幾個(gè)方面加強(qiáng)管理。

（一）具體人員監(jiān)管。電子檔案存在著高度保密性，需要具體人員專門對(duì)電子檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)和監(jiān)管，對(duì)保存的相關(guān)文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖像等需要一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)、有知識(shí)、有責(zé)任心的專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到精益求精。要對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們能夠用專業(yè)知識(shí)加強(qiáng)安全管理，強(qiáng)化責(zé)任監(jiān)督，把電子檔案的安全性通過(guò)專業(yè)技能加以提升。除了有專業(yè)人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作外，還需要有專門人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，隨時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全管理，通過(guò)技術(shù)防備進(jìn)行監(jiān)督和處理。

（二）落實(shí)嚴(yán)格的保護(hù)制度。有了專門的人員負(fù)責(zé)之外，還需要嚴(yán)格的制度加以落實(shí)。從制度上要對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、保密性加以落實(shí)，對(duì)于那些需要經(jīng)過(guò)處理的電子檔案應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)完善，以確保電子檔案的準(zhǔn)確性。同時(shí)還要保證電子檔案是否與紙質(zhì)版文本的內(nèi)容相一致，是否完成最終稿本，以及是否有病毒存在，是否已經(jīng)保存完整等等，這些都需要嚴(yán)格的執(zhí)行與落實(shí)。對(duì)所有的歸檔落實(shí)保護(hù)制度，對(duì)于轉(zhuǎn)換硬件和軟件的時(shí)候要轉(zhuǎn)換打開(kāi)格式，防止信息失效，在發(fā)生安全隱患存在時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行安全處理，進(jìn)行修復(fù)或者拷貝。

（三）技術(shù)措施的處理。技術(shù)措施的處理需要專門精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的人來(lái)操作和處理，當(dāng)遇到一些技術(shù)性難題時(shí)，需要對(duì)電子檔案的真實(shí)性、保密性、安全性進(jìn)行技術(shù)處理。當(dāng)電子檔案需要變更載體時(shí)，需要做好防護(hù)措施，對(duì)每份電子檔案做好修改、刪除、保存的措施，以密碼形式進(jìn)行保存。

（四）專業(yè)人員培訓(xùn)和政府監(jiān)管。定期對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新的知識(shí)，用最新知識(shí)武裝自己，在遇到電子檔案處理時(shí)，能夠用新的知識(shí)及時(shí)處理，以保證信息的安全性和真實(shí)性。政府作為社會(huì)監(jiān)管者，有責(zé)任把網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管到位，解決和打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪。

當(dāng)然，加強(qiáng)電子檔案安全管理的措施不止這些，只有把以上措施落實(shí)得當(dāng)就基本可以保障電子檔案的安全性和真實(shí)性。

二、電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范

電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)是多方面的，必須采取牢固的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，這也是做好電子檔案工作的必備要求。主要可以從以下幾個(gè)方面入手，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。

（一）實(shí)施規(guī)范化管理。規(guī)范化管理首先對(duì)人的管理，因?yàn)殡娮訖n案從建立到流轉(zhuǎn)到存儲(chǔ)甚至銷毀都是人在操作，所以加強(qiáng)人的職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)很重要。其次，應(yīng)對(duì)整個(gè)內(nèi)部流程進(jìn)行規(guī)范化管理，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該高度重視，防范風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該從每個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)始防范。加強(qiáng)內(nèi)部管理顯得很重要。確保電子檔案的形成、鑒定、銷毀整個(gè)流程的把握，保障工作的連續(xù)。

（二）技術(shù)措施處理。電子檔案進(jìn)行安全處理需要高端技術(shù)措施，這是風(fēng)險(xiǎn)防范的必用手段，這些常用的技術(shù)措施有數(shù)據(jù)加密處理、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護(hù)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)和病毒修復(fù)以及防火墻等。所以，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前沿知識(shí)必須讓責(zé)任人員學(xué)習(xí)和理解透徹，各種規(guī)范應(yīng)該讓操作人員靈活掌握，在遇到各種技術(shù)問(wèn)題時(shí)還得加強(qiáng)學(xué)習(xí)或者資料的查閱，保障電子檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、連續(xù)性。

（三）風(fēng)險(xiǎn)處理。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)即將發(fā)生之時(shí)，應(yīng)該立即通過(guò)一定的技術(shù)處理把風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行攔截或者解除。這就需要采取預(yù)期措施在即將出現(xiàn)時(shí)立刻處理，進(jìn)行事先控制，防止風(fēng)險(xiǎn)的繼續(xù)惡化和蔓延。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)發(fā)生后，應(yīng)該立即通過(guò)技術(shù)手段把風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失降至最低。所以，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的處理對(duì)于防范風(fēng)險(xiǎn)來(lái)說(shuō)也非常重要，要做到識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、回避風(fēng)險(xiǎn)、轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)、分散風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)等每個(gè)步驟。

（四）相關(guān)法規(guī)的完善。形成一個(gè)健全的法規(guī)體系，依法防范和控制風(fēng)險(xiǎn)是完善電子檔案工作的必要前提。雖然電子文件歸檔與管理的相關(guān)規(guī)范已經(jīng)在實(shí)施，但是，電子檔案的效率化、規(guī)范化還是應(yīng)該加強(qiáng)與改善。

電子檔案的安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防范是各位電子檔案工作人員理應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)，只有強(qiáng)化理論與實(shí)踐規(guī)范化、實(shí)踐化、效率化，才可以滿足在信息技術(shù)高速發(fā)展下的各項(xiàng)需求。

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