醫(yī)院人事檔案管理的常見問題與對策研究

文/邵陽市中心醫(yī)院 劉子希

醫(yī)院人事檔案管理的常見問題與對策研究

文/邵陽市中心醫(yī)院 劉子希

人事檔案管理作為醫(yī)院日常工作的重要組成部分，對于醫(yī)院實現(xiàn)人員信息查詢、管理等起著不可替代的作用。伴隨著信息化時代的到來，醫(yī)院人員檔案管理中還存在著很多問題，只有對這些問題加以解決，才能夠保證人事檔案管理更好地為醫(yī)院服務(wù)。本文對當前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及常見問題進行分析，提出了相應(yīng)的解決措施，以期切實提升醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量與效率。

醫(yī)院；人事檔案管理；問題；對策

一、引言

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入以及信息化時代的發(fā)展，我國的衛(wèi)生人事制定發(fā)生變化的頻率加大，這對醫(yī)院的人事檔案管理形成了一定的挑戰(zhàn)。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，醫(yī)院員工的個人履歷及能力等相關(guān)信息都被記錄下來，這與每位員工的升職、晉級等福利息息相關(guān)。此外通過人事檔案的作用，醫(yī)院管理者能夠在人力資源信息服務(wù)中做得更加出色，實現(xiàn)對人力資源、管理與配置的高效化，醫(yī)院只有在人事檔案管理中做好相關(guān)工作，才能夠為醫(yī)院的其他工作開展提供強大的驅(qū)動力。

邵陽市中心醫(yī)院始建于1946年，在歷經(jīng)六十年的發(fā)展與演變過程中，形成了一所集醫(yī)療、教學(xué)與科研等為一體的地級綜合三甲醫(yī)院。該醫(yī)院在以往的人事檔案管理工作中做得比較出色，但是隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院當前的人事檔案管理中的問題逐漸暴露出來，如何提升當前醫(yī)院人事檔案管理效率，使其更好地為醫(yī)院其他工作服務(wù)，成為當前邵陽市中心醫(yī)院亟待解決的問題。

二、醫(yī)院人事檔案管理的常見問題

（一）管理方式與方法落后。在現(xiàn)代的醫(yī)院人事檔案管理中，雖然普遍配備有計算機設(shè)備，然而檔案管理中使用計算機僅僅局限于對人事目錄的存儲和檢索，沒有發(fā)揮出計算機在人事檔案管理中的強大作用，實用性比較差。當前醫(yī)院的人事檔案管理方法比體制改革進程慢的一大主要原因在于現(xiàn)代化的管理水平過低。在對干部考察、人員基本情況記載等工作中主要參照個人檔案記錄，這對醫(yī)院的人事檔案管理提出了更嚴格的要求，其必須在工作中改變以往被動應(yīng)付的形式，變?yōu)橹鲃舆m應(yīng)干部工作。

（二）管理意識淡薄，重視程度不夠。在我國的很多醫(yī)院中，普遍提升了對醫(yī)生業(yè)務(wù)水平、人才引進等工作的重視程度，相對來講，對人事檔案管理的重視程度欠缺。他們簡單地把人事檔案管理工作當成對信息的存儲，沒有認識到其實質(zhì)作用，加之人事檔案管理工作無法為醫(yī)院直接帶來經(jīng)濟效益，領(lǐng)導(dǎo)者也沒有意識到人事檔案管理的重要性，沒有形成在人才管理工作中使用人事檔案信息的意識；對于醫(yī)院普通員工來講，普遍認為檔案只與工作調(diào)動有關(guān)，檔案意識淡薄，也無從得知檔案的具體功能。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)性不強。醫(yī)院的人事檔案管理工作屬于專業(yè)性與業(yè)務(wù)性都比較強的工作，這對管理人員的專業(yè)技能提出了更高的要求，他們不僅要熟練完成對檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，還要掌握一定的有關(guān)檔案管理保護的知識與技能。但是當前很多醫(yī)院從事人事檔案管理工作的人員專業(yè)都與該項工作無關(guān)，沒有檔案管理的專業(yè)知識，對于計算機的應(yīng)用能力較低，無法完成對當前電子檔案的整理與管理等工作，這與新形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求不匹配。

（四）人事檔案管理模式滯后。伴隨著我國信息化發(fā)展水平的提升，醫(yī)院人員流動性增強。如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，與社會發(fā)展的步伐無法匹配，尤其是在檔案的調(diào)動、整理工作中，步驟煩瑣。第一，工作有變動時，往往需要醫(yī)院多級領(lǐng)導(dǎo)的批準，這使得人才流動被限制，也不利于社會人力資源的合理配置。第二，在醫(yī)院引進高水平人才開展的科研項目成果時，這些信息都要及時納入檔案管理，然而醫(yī)院在技術(shù)檔案的收集中做得并不完善，嚴重影響了人事檔案的完整性和有效性。

三、提升醫(yī)院人事檔案管理的對策

（一）強化管理意識。作為對員工個人經(jīng)歷的真實記錄，人事檔案可以說是醫(yī)院在選拔與使用人才所參考的重要依據(jù)，而對于人事檔案管理工作的開展，必須要通過醫(yī)院所有員工以及領(lǐng)導(dǎo)的共同努力。要充分增強領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識，提升其對該項工作的重視程度，把這項工作列為醫(yī)院重要關(guān)注的工作之一，切實解決人事檔案管理中遇到的各種問題。主要通過以下兩種方式來實現(xiàn)：一是在人事檔案管理工作人員的選聘中，選取那些綜合素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)強的高校畢業(yè)生，二是在該工作中加大資金投入，為人事檔案管理的信息化提供物質(zhì)支持。

（二）改進管理模式，進檔案動態(tài)化、信息化管理。在此過程中，一是人事檔案的動態(tài)化管理，及時發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容與實際情況不符的部分，并加以改正，保證檔案的真實有效性；二是推進人事檔案的信息化管理工作，充分運用現(xiàn)代計算機技術(shù)的作用，建立電子人事檔案；三是推進人事檔案的社會化管理。醫(yī)療衛(wèi)生人才不能只局限于某一醫(yī)院，而應(yīng)該服務(wù)于全社會，實現(xiàn)他們由單位人向社會人身份的轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語

醫(yī)院只有在人事檔案管理工作中強化領(lǐng)導(dǎo)與員工的意識，改進管理模式，提升管理人員的專業(yè)化水平，才能夠保證人事檔案管理工作質(zhì)量的提升，使其為醫(yī)院其他工作的開展保駕護航。

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