淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題

文/呼倫貝爾市人力資源和社會(huì)保障局 李純

淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題

文/呼倫貝爾市人力資源和社會(huì)保障局 李純

干部人事檔案是對(duì)干部工作的評(píng)價(jià)、思想道德的鑒定等資料的集合，是進(jìn)行干部選拔的重要參考依據(jù)。目前，越來越多的組織人事等部門開始采用數(shù)字化管理，這樣不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以較好地保護(hù)原件檔案。但是，在管理過程中還存在以下問題：一是管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)；二是管理人員的素質(zhì)不高；三是干部人事檔案的利用深度不夠。本文對(duì)這三個(gè)數(shù)字化管理干部人事檔案問題展開了討論。

干部人事檔案；數(shù)字化管理；問題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，在這樣的時(shí)代背景之下各行各業(yè)的管理進(jìn)行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其為人的評(píng)價(jià)的一個(gè)參考等方面的集合整理，對(duì)干部的選拔有重要的參考價(jià)值。近年來，我國(guó)對(duì)干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時(shí)，干部人事檔案是會(huì)隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對(duì)其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，數(shù)字化檔案越來越受到檔案管理者的青睞，但是，在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理時(shí)，還存在一些問題，本文也就此展開討論。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用

對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以很好地保護(hù)原件檔案。詳細(xì)內(nèi)容如下：

（一）減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費(fèi)較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡(luò)空間，輸入相應(yīng)的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時(shí)進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相應(yīng)的權(quán)限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進(jìn)行歸檔，把原先復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化，解放勞動(dòng)力，同時(shí)也提高了其工作的效率。

（三）保護(hù)檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，如果翻閱頻繁，則會(huì)增加對(duì)檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時(shí)也消除了檔案篡改的情況。

二、目前干部人事檔案數(shù)字化管理三大問題

雖然人事檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率等優(yōu)點(diǎn)，但是，目前還存在很多問題，例如管理方式存在缺陷，管理設(shè)備不夠先進(jìn)，管理人員的素質(zhì)不高等。詳細(xì)內(nèi)容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)。我國(guó)進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時(shí)間不長(zhǎng)，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時(shí)，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設(shè)備還是存在一定的缺陷，無法實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的環(huán)環(huán)配合，而且進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件配置也相對(duì)而言比較低，無法滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實(shí)際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時(shí)等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對(duì)數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時(shí)沒有實(shí)現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會(huì)提高工作效率，反而會(huì)給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對(duì)服務(wù)的效率帶來一定程度上的影響。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。因?yàn)楦刹咳耸聶n案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的技能，因此，給進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，因此，其計(jì)算機(jī)水平相對(duì)較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個(gè)數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個(gè)較長(zhǎng)的過程。

（三）干部人事檔案的利用深度不夠。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，總是會(huì)存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時(shí)，工作人員會(huì)有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個(gè)比較被動(dòng)的局面，不是主動(dòng)地去服務(wù)。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對(duì)人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當(dāng)然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。

三、結(jié)語

干部人事檔案對(duì)干部的升職是有重要作用的，但是傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問題或是增加查閱的時(shí)間，因此，需要對(duì)干部人事檔案管理方式進(jìn)行改變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于應(yīng)用這種管理方式時(shí)間不夠長(zhǎng)，有著管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)等問題，所以需要管理人員積極地去解決，可以從轉(zhuǎn)變管理方式，購(gòu)買先進(jìn)的管理軟硬件，加強(qiáng)對(duì)工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)等方面著手。

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