人才流動給人事檔案管理帶來的問題與應對策略

文/三明市第二醫院 黃淑丹

人才流動給人事檔案管理帶來的問題與應對策略

文/三明市第二醫院 黃淑丹

人才流動是市場經濟背景下人才資源的整合優化，但不規范的人才流動給人事檔案管理帶來新的問題，本文根據我國目前檔案管理的實際情況，對人才流動給檔案管理造成影響進行深入分析，并提出相應的解決措施。

人才流動；人事檔案管理；問題與對策

在當今社會中，人才資源作為各企業、單位競相追逐的對象，其伴隨著市場經濟體制社會的進一步發展，逐漸變成了經濟與社會發展的第一資源。這種現象將產生的結果是各方面的人才為了追求自身更為廣闊的事業前景，為了追求更適合自我發展的工作環境和提高生活質量，他們必將不斷擺脫以往固有的人事管理約束。而伴隨著人才流動，傳統的人事管理制度就不得不面臨挑戰，這其中正包括了人事檔案管理制度。

一、人才流動引發的人事檔案問題

目前，有以下兩個方面的現象對傳統的人力資源檔案管理理念和管理方式帶來了巨大的沖擊：

（一）“綠色通道”現象。指的是不攜帶個人人事檔案的人才流動現象。具體來說，即是新的人才用人單位為了更方便快捷地滿足人事檔案管理對于人事檔案的需求，在尚未收到流入人才原來的人事檔案的前提下，重新為人才個人建立人事檔案的一種人才流動現象。但是，由于有這種所謂“綠色通道”的存在，很有可能使相關人力資源部門已有的人事檔案的實際功能作用被削弱直至消失，還可能會對其造成后果嚴重的不確定性及隱患。

（二）人才資源共享現象。不同于人才流動的“綠色通道”現象，人才資源共享不會改變人才與原工作單位的人事關系，僅是以向外部用人單位輸出智力支持來得到報酬的一種人才流動方式。比如兼職教授、客座教授等均屬此類。對傳統人事檔案管理制度而言，為了讓人才的歷史信息以及現實情況能夠在檔案中真實而全面地反映，人才在不同單位或部門產生的人事檔案要怎么樣才能實現集中管理，就是我們面對人力資源共享的現象時要解決的關鍵問題。

二、如何應對人才流動引發的人事檔案問題

目前形成的人與檔案聯系密切、同走同留的人事檔案的管理制度和管理模式是建立在人才是單位所有的基礎之上的，離開原單位的人才的人事檔案被轉移至新單位的前提是原單位同意放人。否則，即使人才本身脫離原單位去到新的工作崗位，他也無法實現自己與自己的人事檔案同在一處。人才流動的 “綠色通道”現象正是在這種情形下孕育而生。“綠色通道”的出現，跳過了這種人事制約。但對人才個人而言，人才流動“綠色通道”的存在雖然為其實現現實流動提供了可能，但也埋下了諸多隱患。現行許多制度需要以人事檔案為基礎才能開展，如住房公積金制度、退休制度、社會保障制度等。由此可見，檔案管理人員在人事檔案管理的過程中不僅要積極轉變管理理念，更要對檔案管理制度進行深入改革。

（一）確立新的人事檔案管理理念。要從根本上轉變人事檔案管理理念，首先必須滿足市場經濟體系中人才流動對人事檔案管理的內在要求，同時還應滿足人事檔案的特殊性對高效發揮人事檔案管理的要求。因此，人才流動作為一種社會常見現象，并且人事檔案管理又服務于人事管理，所以從事檔案信息管理應該立足于社會需要。人事檔案與人的發展的內在關聯性，要求檔案管理理念順應人的發展路徑轉變。但是，由于人才流動在市場經濟體系的今天越來越普遍，導致原來傳統的人事檔案管理理念顯現出十分明顯的局限性。可見，人事檔案管理人員必須著手于人事管理中存在的新的問題，這樣既能有力地開展現實的人事管理工作，又能明顯地提升人事管理工作的效率。

（二）改革人事檔案管理制度。鑒于人事檔案信息與人事管理之間的密切關系，現行的傳統人事檔案管理制度存在不少漏洞，使得在日漸頻繁的人才流動過程中，用人單位在這種人事檔案管理制度下開展工作的時候有存在檔案信息不完整的風險。因此，改革現行的人事檔案管理制度勢在必行，為了滿足檔案人才流入單位對人才人事檔案信息的需求，新的人事檔案管理制度應該規定每個用人單位做到以下內容，即在繼續保管現行在職人員的人事檔案同時，還應以特有的形式向流出人員現所在用人單位提供檔案信息共享服務。這樣一來，既滿足了現行人事管理實踐對檔案信息的需要，同時也可為人才作用的充分發揮和人才發展提供相應檔案信息保障。一方面為了更好地保障現有人事管理工作的正常開展，另一方面也考慮到為人才作用的發揮和進一步發展提供信息保障，改革傳統的單位人事檔案信息管理制度，并以此來順應其在現實社會中的發展情形勢在必行。

（三）利用現代信息技術，提高檔案管理水平。傳統的人事檔案收集的主要材料包括：履歷、學歷、獎懲等，這些材料往往是內容空泛、真實性和可靠性都難以保證的結論性材料，因此，這些材料也無法客觀、直接地反應各類人才的能力。此外，傳統人事檔案中還可能出現學歷、資歷和學術成果等造假行為，高層次人才作為社會緊缺資源成為用人單位競相追逐的對象，也有可能為了謀取高待遇而在自己人事檔案做手腳，造成人才流動市場混亂，利用價值有限。不過隨著電子影像、聲像等新載體的出現，利用數字化、網絡化手段更方便用人單位保持與檔案代理機構的實時溝通，極大地方便了人事檔案信息的動態管理，開放式的人才信息網為政府、企事業單位選拔、聘用人才提供高效的信息服務。