檔案信息化在醫院管理中的重要意義及提升策略

文/秦皇島市衛生應急調度中心 崔馳

檔案信息化在醫院管理中的重要意義及提升策略

文/秦皇島市衛生應急調度中心 崔馳

伴隨全民休閑時代的到來，及人們保健意識的逐漸提高，越來越多的人開始關注自己的身心健康，他們主動到醫院接受健康檢查，并對醫院醫療水平提出了較高的要求，希冀醫院能夠提供個性化的醫療服務，這對于醫院的傳統管理方式不得不說是一次革新，醫患關系的處理應堅持“以人為本”的原則，要求結合患者的實際情況提供個性化的服務，傳統的紙質檔案已很難滿足醫院管理的發展需要，而由于電子檔案對患者的臨床癥狀進行了及時記錄，因此可以依據患者的病情變化進行對癥下藥，以提高治療效果，減少資源浪費和簡化就醫流程。電子檔案在醫院管理中的應用，可以提高醫院檔案管理的水平，也可以提高醫院的工作效率，保證治療效果。而如何提高檔案在醫院管理中的使用水平系醫院管理者當前亟須解決的一個重大管理難題。本文分析了醫院檔案管理現狀及檔案信息化管理的重要意義，并提出了醫院檔案信息化管理的提升策略。

檔案；信息化管理；優勢；策略

一、醫院檔案管理的現狀分析

（一）檔案查詢效率不高。傳統的檔案管理偏重紙質檔案管理，很多檔案并沒有實現電子化的管理，很多檔案還是以紙質檔案的形式為主，且分散存放于各個職能科室，在管理上和使用上不太方便，一旦需要查詢相關檔案資料，檔案管理人員往往需要往返于各科室、部門進行檔案調閱、核對，耗費相當多的時間和精力。而且醫院對于檔案管理重視程度不夠，各個職能部門在檔案完善、更新歸檔方面做得不夠到位，在查詢時缺失檔案、殘缺檔案經常出現，給檔案電子化管理也帶來了一定困難。

（二）檔案管理較為閑散。醫院需要設立專門的檔案室對檔案進行保存，但大部分醫院往往硬件條件不具備，大量的紙質檔案被堆放在檔案管理室內，由于時間久遠，許多檔案已經發黃，甚至出現霉變等現象，而這些檔案一旦遭受破壞，讓無從查閱甚至補辦。另外，近年虛假檔案的狀況頻頻曝光，如若檔案管理人員玩忽職守，私自修改檔案的狀況將難以杜絕，檔案安全亦得不到有效保障。

（三）檔案管理難度較大。醫院檔案在歸檔時往往整卷歸檔，里面包含醫院職工的個人隱私，而在查詢檔案時，則需要將同時期的檔案一塊拿出，在這個過程中則可能泄露其他職工的信息，引起不必要的麻煩，無形中增加了檔案管理的難度，而且每次檔案查詢和整理，需要手工進行登記，這在很大程度上增加了醫院檔案管理人員的工作量，不利于提高醫院檔案管理效率。

二、檔案信息化在醫院管理中的重要意義

醫院檔案管理存在的問題由來已久，信息化技術的應用和普及為醫院檔案管理改革提供了新思路，一些醫院已經嘗試實現檔案信息化管理，其有效轉變了醫院檔案管理工作中的管理方式，由人工化轉換為智能化、自動化，在很大程度上減輕了醫院檔案管理人員在工作上承受的壓力，并提高了醫院檔案管理的效率與質量。其具體優勢如下：

（一）能夠不斷完善電子檔案歸檔制度。紙質檔案往往信息更新不及時，管理歸檔占用大量的人力物力，而采用電子檔案歸檔制度，不僅可以讓各職能部門員工參與到檔案管理中來，而且方便各職能部門在領導的監督下，及時完善檔案信息，并有效掌握部門內員工情況，方便員工考核、職位調動等。這樣不僅可以減輕專職檔案管理人員的工作強度，而且可以提高檔案的利用效率，在醫院建設及人力資源配置等方面發揮重要作用。

（二）便于實現醫院檔案管理的信息化。實現醫院檔案管理的網絡化，建立準確完整的醫院檔案信息通用數據庫，在允許的范圍內開放這些數據庫，方便醫院人員自行信息查詢，同時還可以利用這些數據進行有效分析、整理及統計，發現醫院在人員流動、人事調整等方面存在的問題，以便及時解決，同時還可以方便醫護人員形成良性競爭機制，在對比中明確自己的差距，以積極提高工作業績。

（三）利于構建較完善的檔案管理系統。健全檔案信息管理系統可以有效防止人員隨意更改檔案信息，提高檔案信息的透明度以及使用效率。醫院工作人員可以通過檔案信息管理系統隨時查詢自己的檔案信息資料，一旦發現與事實不符，可以及時提交相關證明資料，更正檔案信息，另外醫院工作人員還可以利用檔案信息對比數據，開展相關的科研工作，提高檔案信息的利用效率，另外，還可以促進人才培養的公正性、合理性，推動醫院的可持續發展。

三、檔案信息化在醫院管理中的提升策略

針對醫院檔案信息化管理中存在的問題，現提出如下解決策略：

（一）轉變醫院領導檔案信息化的觀念。醫院檔案信息化建設需要大量資金投入，而醫院往往將資金投入到醫療設備更新、醫院建設等方面，忽視了檔案管理工作。但醫院檔案在人才配置、凸顯醫院管理軟實力方面的作用已越來越明顯。醫院領導要加強重視，從政策、資金上給以支持，以積極更新檔案管理軟件，實現醫院檔案信息化管理。

（二）要提高檔案管理人員的業務水平。醫院檔案管理人員由于專業、學歷、年齡等多方面的原因，尚不能完全適應檔案信息化管理工作，甚至一些老員工還出現了抵觸心理。所以，一方面要加強對在職檔案管理人員的培訓工作，使其不斷更新知識，盡快適應新的工作環境和工作內容；另一方面，要積極引進計算機方面的專業人才，幫助健全醫院檔案信息化管理系統，盡快實現醫院檔案管理的網絡化。

（三）要不斷更新醫院檔案管理的設備。醫院檔案管理設備陳舊，比如有的醫院檔案管理科室只有一部分人配有電腦，且電腦型號老舊，與新的檔案管理軟件不兼容，影響了醫院檔案管理信息化的進程，為此，醫院要為檔案管理人員配置合適的電腦，以確保其能正常開展工作，同時還要定期對電腦設備進行維護，防止因電腦故障等問題導致醫院檔案信息泄露或丟失。

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［2］竇雪蘭.淺談醫院檔案的信息化建設［J］.安徽衛生職業技術學院學報，2010（04）.

［3］楊存俊.現代信息化視閾中的醫院檔案管理研究［J］.工會論壇（山東省工會管理干部學院學報），2010（03）.