強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率

文/山東省膠東調(diào)水工程膠州管理處 崔淑花

強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率

文/山東省膠東調(diào)水工程膠州管理處 崔淑花

辦公室文秘人員是檔案資料的主要處理者和管理者，其“檔案意識”的強(qiáng)弱對于檔案管理工作效率具有重要的影響。本文主要闡述了強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”的重要性，分析了當(dāng)前辦公室文秘檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”的策略。

辦公室文秘；檔案意識；檔案管理

一、強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”的重要性

（一）辦公室文秘的“檔案意識”決定著檔案資料是否能得到完整的歸檔。辦公室文秘人員是文檔資料主要的整理者，會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、制度文件都是由文秘人員整理的，而這些資料都是檔案文件的重要內(nèi)容，因此，辦公室文秘“檔案意識”的強(qiáng)弱直接關(guān)系到檔案資料的完整與否。“檔案意識”較強(qiáng)的文秘人員在工作中會注意收集和整理這些檔案資料，并及時歸類入檔，形成完整的檔案資料，而沒有“檔案意識”的文秘人員則會忽略檔案資料的整理和收集，造成檔案資料的缺失。

（二）辦公室文秘的“檔案意識”決定著檔案的功能能否得到充分發(fā)揮。檔案室對歷史資料與文檔的收集，其最核心的功能還是日后的使用價值，而檔案的使用價值與文秘人員的“檔案意識”是密不可分的。一方面，若文秘人員“檔案意識”較弱，必然不能保證檔案資料的完整性，對于檔案資料的功能發(fā)揮必然造成不利影響。另一方面，文秘人員的“檔案意識”較弱，還使他們會在工作中忽略對歷史檔案文件的利用，如文件的起草等，影響了檔案的功能發(fā)揮。

二、當(dāng)前辦公室文秘檔案管理中存在的問題

現(xiàn)階段辦公室文秘檔案管理中主要存在兩個問題：

（一）辦公室文秘自身專業(yè)素養(yǎng)較差。很多辦公室文秘人員都不是科班出身，對于檔案管理不了解，工作中也沒有經(jīng)過相關(guān)的系統(tǒng)培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)薄弱。具體表現(xiàn)在兩個方面：一是不了解檔案管理的重要性，在工作中也不會注意去整理和收集重要的檔案資料，不明白檔案收集和整理的意義，導(dǎo)致檔案管理的混亂和檔案資料的缺失。二是缺乏科學(xué)的檔案管理的技巧和方法，完全靠自己的經(jīng)驗(yàn)來開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理中問題重重。

（二）辦公室文秘人員忽略檔案管理工作。很多辦公室文秘人員對于檔案管理工作缺乏重視，把工作的重心放在了起草文件、文秘服務(wù)工作上，歸檔意識不強(qiáng)，不能有效配合單位檔案做好文檔的歸檔工作，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)缺失。

三、強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”的策略

針對辦公室文秘檔案管理工作的現(xiàn)狀，本文提出了強(qiáng)化其“檔案意識”的策略，主要分為三個方面：

（一）加強(qiáng)辦公室文秘的培訓(xùn)教育。加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升文秘人員的專業(yè)素養(yǎng)，是強(qiáng)化辦公室文秘“檔案意識”的重要途徑。單位或部門可以有針對性地開展各種形式的培訓(xùn)，不斷提升文秘人員的“檔案意識”。其培訓(xùn)的內(nèi)容主要可分為三個方面：一是檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和知識方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是要將這些法律法規(guī)和知識與文秘檔案管理中的實(shí)際工作結(jié)合起來，提升理論學(xué)習(xí)的實(shí)效性。二是要加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識方面的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)讓文秘人員認(rèn)識到檔案管理的功能，意識到檔案管理的重要價值，從而從內(nèi)心中重視檔案管理工作，提升“檔案意識”。三是要加強(qiáng)檔案管理方法和技巧方面的學(xué)習(xí)，提升文秘人員的檔案管理水平。同時，單位在進(jìn)行辦公室文秘人員的選拔和招聘時，要重視人才的專業(yè)對口程度，在選拔中要加入檔案管理方面內(nèi)容的考察，從源頭上提升辦公室文秘人員的“檔案意識”。

（二）加強(qiáng)檔案管理操作實(shí)踐。檔案管理工作是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，僅僅通過培訓(xùn)是無法大幅提升文秘人員的“檔案意識”的，必須要在實(shí)際工作中大量實(shí)踐，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，才能提升檔案管理水平，在實(shí)踐過程中提升“檔案意識”。因此，辦公室文秘人員要不斷加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐，在工作中積極進(jìn)行文檔資料的收集、鑒別、歸檔，形成自覺性的意識，提升檔案管理水平和“檔案意識”。

（三）強(qiáng)化檔案資料的利用導(dǎo)向。檔案資料最大的價值是其可利用性，因此，要在檔案管理中強(qiáng)化檔案資料的利用導(dǎo)向，以檔案利用為出發(fā)點(diǎn)去做好檔案管理工作。要主動地去了解領(lǐng)導(dǎo)和其他部門同事對檔案資料的實(shí)際需求，并以此最大限度地去開發(fā)和儲存檔案資料，提高檔案資料的利用效率。

四、總結(jié)

總之，檔案管理工作是辦公室文秘工作的重要內(nèi)容，辦公室文秘人員的“檔案意識”對檔案管理工作效率具有重要的影響。現(xiàn)階段，辦公室文秘檔案管理工作中存在一些問題，主要體現(xiàn)在辦公室文秘人員的“檔案意識”薄弱。因此，要不斷加強(qiáng)辦公室文秘的培訓(xùn)和教育，并加強(qiáng)操作實(shí)踐，理論與實(shí)踐相結(jié)合。同時，要強(qiáng)化檔案資料的利用導(dǎo)向，通過這些策略來強(qiáng)化文秘人員的“檔案意識”，以提升檔案管理工作效率。

［1］張雁泉.文秘工作中電子檔案的管理與規(guī)范［J］.蘭臺世界，2008，（16）:36-37.

［2］高姍.關(guān)于加強(qiáng)文秘人員檔案意識的建議［J］.黑龍江科技信息，2013，（5）:125.

［3］張惠霞，趙雅超，張碩莉等.加強(qiáng)信息化管理 提升檔案管理水平［J］.卷宗，2014，（1）:25-25.