企業檔案管理體制改革分析

文/晉能集團晉城有限公司 張陽寧

企業檔案管理體制改革分析

文/晉能集團晉城有限公司 張陽寧

檔案管理是企業管理重要部分，直接決定著經營者的科學決策及發展戰略制定，對于各項資源的優化配置有重要意義。在企業不斷發展中，檔案管理體制改革是其生存和發展的關鍵，為必然趨勢。此文簡單對企業檔案管理體制改革做出分析。

檔案管理；體制；改革

現階段，企業發展在市場經濟新時期下面臨新問題、新形勢，檔案管理也面臨新挑戰。檔案管理必須不斷開拓創新，與時俱進，優化管理，加強管理體制改革，才能獲得穩固長遠發展。

一、檔案管理體制改革必要性

企業在檔案管理上開展體制改革，是適應時代發展有效手段，是企業謀求長遠發展切實需求。現階段，檔案管理體制仍面臨以下問題，迫切需要體制改革。

（一）管理效率低。企業規模不斷擴大，就業崗位增多，員工人數不斷增長，檔案管理作為無形資產，漸漸受到關注。但很多企業并沒有做好體制改革準備，在檔案管理中存在工作效率低這一嚴重問題，影響競爭力提高，阻礙企業發展。

（二）人員素質不高。管理人員是檔案管理主力軍，需承擔起改革重任，有效提高工作效率，提高企業競爭力。但很多管理人員素質呈良莠不齊狀態，缺乏先進理念及專業技能，無法滿足改革需要；部分企業為節約資金，未設置專人負責工作，或由非專業人員負責管理，由于人員缺乏管理能力和經驗，無法從根本上保證管理質量及效率，故企業無法實現資源合理配置及優化。

（三）管理環境差。與其他部門一樣，只有保證管理環境有序、和諧，才能真正發揮管理的作用及效果。當前，很多企業在檔案管理上環境較差，檔案混雜、遺失或殘缺等現象時有發生，直接加大管理難度，引起企業無形資產損失，影響企業員工福利保障，同時對企業未來發展有很大影響。

（四）體制不完善。很多企業決策者沒有認識到檔案管理必要性及重要性，思想觀念尚未轉變，導致體制不健全、不完善，疏于日常檔案維護、整合及分類等工作，或者繼續沿用傳統的管理體制，影響工作開展。

二、如何加強檔案管理體制改革

（一）依法治檔。管理部門應從各個角度出發，不斷健全管理體制，實現依法治檔。管理部門應將執法作用和指導作用之間關系明朗化，促使服務、法律和管理三元素有效統一，促進檔案管理有序、穩定進行。需注意的是，在私營企業中，檔案管理富有鮮明私有性，此時政府應有效起到執法管理和監督的作用，改變其無人管理狀態，促使私企檔案管理更加科學化和規范化。

（二）優化利用新技術。社會不斷發展與進步，企業也應加強社會市場導向，按時代發展客觀規律，緊跟其步伐，進行自身轉型，在激烈市場競爭中更好謀生存，促發展。在體制改革中，應不斷優化利用新技術，充分運用各種先進技術的優勢，引入計算機技術、互聯網技術等，實現信息聯網和資源共享，促進科學決策。對管理流程及程序進行簡化，減少工作量，提高信息整理及存檔的效率和質量，以此保證人力資源得到合理利用，降低檔案信息丟失率及不全率，避免無形資產損失，保證內部工作有序順利進行。

（三）信息化管理。企業在未來生存發展中，應按實際運營情況，建立起科學化信息化管理體系，制定信息一體化模式，對內部信息資源進行有效篩選與整合，從而建立一體化信息中心，統一集中進行信息接收和應用等，促使管理工作更規范、更合理。對各項資源進行優化配置，提高無形資產的利用率，增強企業競爭力，提高企業形象，從而提高企業在行業中的影響力，創造經濟效益最大化。

（四）加強信息開發與利用。企業在檔案管理中，應加強信息收集和歸類，并注重綜合利用信息數據，從而開發信息。根據當前企業運營現狀，收集各種與企業運營有關的信息數據等，保證各項活動順利有序開展。運用網絡技術，建立電子檔案庫，在規定范圍內為各部門提供優質服務，使其能隨時隨地檢索到信息，以此提高信息數據使用價值。此外，還可以建立同行網絡信息數據庫，通過與其他企業對比，不斷對自身結構進行優化，提高市場競爭力。

此外，也應加強人員培訓，提高檔案管理者的綜合素質，提高管理能力及水平，繼而提高管理效率與質量。定期開展理論知識及實踐能力培訓，使其充分認識到檔案管理重要性及必要性，全面掌握工作內容及方式，提高現代化管理技術的應用。在企業內部定期展開學術討論會，邀請工作優秀個人現場介紹經驗，提高全體人員水平。作為檔案管理者，應時刻掌握企業經營內容、狀態及發展方向，圍繞企業科研活動及生產經營等，主動提供咨詢服務，大大提高檔案信息利用價值。

三、結束語

在企業生產經營中，檔案信息起到重要作用，只有適應時代發展，加強檔案管理體制改革，依法治檔，推進信息化管理，加強信息開發與利用，才能使檔案管理在企業運行中發揮有效作用，促進企業長久、穩定、可持續發展。

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