圖書館辦公室業務管理的創新與發展

文/上海市長寧區圖書館 王怡

圖書館辦公室業務管理的創新與發展

文/上海市長寧區圖書館 王怡

圖書館辦公室業務管理工作的好壞對圖書館的發展有著至關重要的影響，隨著社會的進步，人們思想觀念的改變，傳統的圖書館辦公室業務管理方式已經無法符合現代社會的發展要求，在一定程度上會阻礙圖書館的發展，因此我們需要對圖書館辦公室業務的管理進行創新和發展，才能提高圖書館業務管理工作的質量與水平，使其能夠緊跟當今世界的發展趨勢。

圖書館；辦公室業務；業務管理；創新發展

圖書館辦公室業務管理工作的好壞在一定程度上體現了圖書館的發展水平，但是現階段我國圖書館業務的管理仍然采用傳統的模式與方法，無法符合現代社會的發展要求，而且在一定程度上阻礙了圖書館的進一步發展，因此對圖書館辦公室業務管理工作的創新和發展勢在必行，只有這樣才能為圖書館的辦公室業務管理工作注入新的活力，促進其發展。

一、圖書館辦公室業務管理概述

圖書館辦公室的性質與其他事業單位辦公室的性質類似，是一個辦理綜合事務的部門，圖書館的辦公室聽從于黨政的領導，在對部門內部各業務職能部門的任務進行布置、協調之外，還承擔著圖書館的對外聯系與宣傳工作，因此圖書館業務管理工作的好壞直接影響著圖書館的發展。

目前我國圖書館辦公室的業務管理工作主要包括：第一，對圖書館內的教學業務、科研業務等數據信息進行收集、整理，完成數據信息的統計工作。第二，對圖書館內的檔案，例如：人事檔案、收發文存檔、綜合信息檔案等進行分類、保管等檔案管理工作。第三，是做好日常的服務工作，例如：安排組織會議、接待來訪人員、圖書館的對外宣傳等工作。

圖書館辦公室業務管理的最終目的就是滿足教學、科研等活動的需求，因此在從事圖書館辦公室的業務管理時，首先需要進行深入的調查研究，為教學和科研提供準確、豐富的數據資源，同時根據收集到的信息提出相應的建議供圖書館領導人進行參考，幫助圖書館領導人員更好地開展圖書館的管理工作。

二、圖書館辦公室業務管理現狀

隨著科學技術的發展，信息時代的來臨，圖書館是文化傳播的重要載體之一，但是傳統的圖書館辦公室業務管理的模式與方式已經無法符合現代社會的發展趨勢，給圖書館的進一步發展產生了一定的阻礙，現階段我國圖書館辦公室業務管理工作中主要存在以下幾點問題：

（一）管理觀念落后。由于傳統管理觀念根深蒂固，現階段我國圖書館辦公室業務管理觀念比較落后，缺乏人文主義的關懷，采取嚴厲的管理手段，注重管理形式與管理規章制度的遵守，缺乏靈活性和人情味。傳統的管理觀念容易降低圖書館辦公室業務管理工作人員的工作積極性與熱情，使工作人員與管理人員之間產生隔閡，工作氣氛較凝重，從而影響工作效率與工作質量。

而且受傳統管理觀念的影響，圖書館辦公室業務管理工作人員更加注重內部的管理，缺乏對外的宣傳，不能很好地與外界溝通，無法準確、及時地獲取現代人對圖書館的要求，從而降低了圖書館的服務質量，影響了圖書館的進一步發展。

（二）管理制度不健全。在傳統的管理觀念下，我國圖書館辦公室業務的管理制度仍然沿用從前的管理制度，傳統的管理制度只是針對管理過程中出現問題的部分進行管理，缺乏對整體的統一管理，這樣只能從表面上解決問題，卻不能從根本上消除圖書館辦公室業務管理工作中存在的弊病，同時監督機制不健全，導致大部分圖書館業務管理工作人員在實際的工作中隨意性較大，不能規范自己的工作行為，在進行信息數據的收集、檔案信息的管理以及提供綜合服務等方面都無法很好地滿足人們的需要，更不能為圖書館領導人員提供有效的建議，從而降低了圖書館辦公室管理工作的質量與水平。

（三）管理方法不科學。隨著科學技術的發展，電子計算機技術以及互聯網技術在現代社會的普遍應用，人們在查閱信息時更加趨于現代化，可是現階段我國圖書館辦公室業務的管理方法仍然使用傳統的管理方法，缺少對計算機技術的使用以及互聯網的應用，而且圖書館辦公室是綜合服務的一個部門，要注重對服務工作的管理，而不是以行政管理為主。不科學的管理方法，降低了圖書館辦公室業務管理工作的服務質量，從而影響到圖書館的整體發展。

（四）缺乏管理團隊建設。現階段我國圖書館辦公室業務管理的工作人員綜合素質普遍較低，大多數的工作人員從事的是后勤工作，而后勤工作只是圖書館辦公室業務管理工作中的一部分，更多的是對檔案信息的管理，信息數據的管理等一些管理工作，但是由于工作人員的專業素質較低，不能很好地從事信息數據的收集、整理，檔案信息的分類、保管等工作，而且隨著信息時代的到來，科學技術的發展，信息技術在現代圖書館辦公室業務管理中的應用越來越普遍，但是現在的工作人員卻不能很好地掌握這些現代科技在圖書館辦公室業務管理工作中的應用，從而降低了工作效率與質量，影響圖書館的進一步發展。

三、圖書館辦公室業務管理的創新發展

針對現階段我國圖書館辦公室業務管理工作中存在的幾點問題，我們可以從以下幾方面對其進行創新與發展：

（一）創新工作內容。想要提高圖書館辦公室業務管理的工作水平，為讀者提供更好的服務，我們首先要對圖書館辦公室業務管理的工作內容進行創新。在從前，圖書館的辦公室管理業務通常是數據的收集、整理，檔案信息的管理，提供后勤服務等，但是隨著社會的發展，圖書館的辦公室業務管理工作內容也應該有所發展，才能緊跟時代的步伐，才能促進圖書館的持續發展。這就要求我們在對數據信息進行管理時應該從信息的收集整理擴展到數據信息的協調、傳遞等方面，而且在進行檔案信息的管理時，我們同樣要承擔各種文書的起草、報送、反饋等工作，不應該僅僅局限于檔案信息的整理與保存。我們應該將圖書館辦公室的業務管理的范圍進行合理的拓寬處理，豐富管理內容，從而為讀者提供更加優質、全面的服務，促進圖書館的可持續發展。

（二）完善辦公室業務管理機制。我們應該對辦公室業務管理機制進行完善，從制度的角度出發，規范工作人員的工作行為，提高工作人員的工作效率和工作質量。這就要求圖書館管理者應該對辦公室的業務范圍進行明確，同時對各個員工的崗位職責進行規范，實行崗位責任制，使辦公室內每個工作人員都能夠明確自己的工作職責，當遇到問題時也可以及時地找到對應的人員予以解決，從而提高工作效率與團隊協作的能力。

另外，圖書館領導者應該建立健全監督和激勵機制，在監督方面可以從兩個角度入手：第一設置專門的監督管理人員，對圖書館辦公室內的工作人員的工作行為進行監督。第二，依靠員工之間的互相監督，因為監督管理人員的精力畢竟有限，不能對工作人員進行時時刻刻的監督，所以利用員工之間的互相監督可以在很大程度上提高監督的力度與水平。同時我們也應該建立健全激勵機制，可以對表現優秀的辦公室員工進行物質上的獎勵和精神上的獎勵，可以通過發放獎金，樹立典型榜樣等方法激勵員工，充分發揮榜樣的力量，從而在辦公室間形成良性的競爭，提高辦公室的業務管理水平。

（三）加強辦公室業務管理團隊建設。加強辦公室業務管理工作人員的團隊建設首先要加大對工作人員的培訓力度，提高圖書館業務管理工作人員的專業知識與技能。圖書館領導者應該為員工提供更多的培訓機會，幫助員工提高自己的專業知識與技能水平。而且圖書館應該為員工搭建經驗交流的平臺，例如定期舉辦一些經驗交流會等形式的活動，鼓勵員工之間進行交流溝通，借鑒彼此的工作經驗，相互學習，共同進步。其次，圖書館領導人員應該注重對辦公室業務管理工作人員的思想政治工作，提高員工的思想政治覺悟，增強員工工作的責任心與積極性，這就要求圖書館管理者在進行辦公室業務管理工作人員的思想政治教育時應該創新思想政治教育的內容與方法。社會在發展，時代在進步。傳統的思想政治教育的內容與方法已經不符合現代社會的發展要求。因此要求圖書館領導者要對思想教育工作的內容以及方式進行創新。在內容方面，圖書館領導者可以以馬列主義等一些傳統的思想教育內容為基礎，結合現代科學發展觀等政治思想和員工的生活實際來對員工進行思想政治教育。給予員工人文主義精神的關懷，使工作人員更容易接受思想政治教育工作，提高自身的思想道德素質。

我們在開展圖書館員工思想政治工作時要有針對性，對不同的員工進行不同的思想政治教育。這就要求圖書館領導者應該密切關注圖書館員工的思想動態，及時發現員工思想上存在的問題，然后進行疏導開解，幫助員工解決思想上存在的困惑，從而提高員工的思想政治覺悟，提高自身的思想道德水平。

四、結語

綜上分析可知，我們可以從創新工作內容、管理機制以及加強團隊建設等方面對圖書館辦公室業務管理工作進行創新，提高辦公室的工作效率與工作質量，從而促進圖書館的進一步發展。

[1]柏麗娜.談高校圖書館辦公室工作如何適應現代化圖書館的需要[J].河北科技圖苑,2003(02)∶51-52.

[2]王怡.圖書館業務流程再造優化研究[D].山東大學,2013.

[3]張曦麗.以科學發展觀促進高校圖書館辦公室管理工作[J].高校圖書館工作,2009(01)∶88-89.

[4]吳青,糜梅,袁磊.公共圖書館法人治理結構淺析——畢節市圖書館試點建設思考[A].中國西部公共圖書館聯合會.中國西部公共圖書館聯合會第二屆（2015）年會暨學術討論會會議論文集(三)[C].中國西部公共圖書館聯合會,2015∶7.

[5]李惠霞.溝通理解·協調工作·構建和諧圖書館[A].華北地區高等學校圖書館協作委員會.華北地區高校圖協21屆學術年會（北京市）論文集[C].華北地區高等學校圖書館協作委員會,2007∶4.

[6]李佳.基于RFID技術的昆明學院圖書館信息管理系統分析與設計[D].云南大學,2015.

[7]黃連娜.圖書館業務流程管理模式和實踐研究[D].河北大學,2009.

[8]龍珍付,萬彩霞,譚志芬.圖書館辦公室工作效率提升思考——以遵義師范學院為例[J].辦公室業務,201(15)∶131-132.