新時(shí)期如何提高環(huán)境監(jiān)測科技檔案收集與管理工作力度

文/廣州市環(huán)境監(jiān)測中心站　董維維

新時(shí)期如何提高環(huán)境監(jiān)測科技檔案收集與管理工作力度

文/廣州市環(huán)境監(jiān)測中心站董維維

本文主要分析了檔案收集存在的問題，闡述了檔案收集對環(huán)境監(jiān)測的重要性，分析了重點(diǎn)環(huán)節(jié)，為后期的檔案收集工作奠定良好的理論基礎(chǔ)。

環(huán)境監(jiān)測；科技檔案收集；管理工作

檔案收集工作是檔案管理工作的重要前提，是檔案管理的起點(diǎn)，是有關(guān)部門進(jìn)行相關(guān)管理工作中的第一道最為艱巨的工作程序。自《中華人民共和國檔案法》以及《機(jī)關(guān)檔案工作條例》頒布實(shí)施以來，我國的檔案管理收集工作較之過去有了很大的進(jìn)步。同時(shí)在近期召開的黨的“十八大”三中全會中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人明確指出了“建設(shè)美麗中國”的宏偉目標(biāo)，將“生態(tài)文明”從理論階段提升到實(shí)踐階段，彰顯了我國對世界環(huán)境保護(hù)工作的重視，對環(huán)境保護(hù)提出了更高的要求。基于此，將檔案收集的數(shù)據(jù)作為環(huán)境監(jiān)測的基礎(chǔ)工作，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反映當(dāng)下我國環(huán)境質(zhì)量狀況及發(fā)展趨勢，同時(shí)為相關(guān)建設(shè)與研究提供重要的依據(jù)，進(jìn)而發(fā)揮在環(huán)境監(jiān)測科技檔案中的重要作用。

一、科技檔案收集存在的問題

原始檔案的收集工作一直是檔案管理工作中最為薄弱、最艱巨的任務(wù)，雖然自有關(guān)法律與條例頒布后，我國檔案的收集工作有所改善，但從長遠(yuǎn)來看，大多是為了應(yīng)付上級部門檢查，即工作形式流于表面，依然存在許多弊端和隱患，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）環(huán)境監(jiān)測檔案收集困難。檔案的收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是保障高質(zhì)量、高效率的檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。但是從目前來看，我國各資料管理部門之間對資料檔案建設(shè)沒有全新的認(rèn)識，缺乏有效的溝通，存在片面的認(rèn)知，不注重收集，造成部分資料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重，同時(shí)大量資料存在個(gè)人手中，造成館藏缺失，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有序開展。

（二）檔案收集文件不全。在生產(chǎn)建設(shè)的過程中，某些單位文件資料嚴(yán)重缺損，無法準(zhǔn)確地反映行文、寫作活動的全過程，降低了檔案數(shù)據(jù)資料的應(yīng)有歷史價(jià)值。

（三）檔案收集意識不強(qiáng)。當(dāng)前，檔案收集人員缺乏對檔案收集的重視，認(rèn)識不到檔案在社會發(fā)展中的特殊作用和情報(bào)價(jià)值，造成相關(guān)檔案不及時(shí)收集與歸檔，造成原始資料積累逐漸減少，甚至失散，致使若干年后人們對于相關(guān)問題根本無從考究。

（四）檔案制度落實(shí)不力。自我國頒布《中華人民共和國檔案法》以及《機(jī)關(guān)檔案工作條例》后，各檔案收集部門也建立了一些關(guān)于檔案收集和管理的規(guī)章制度，但卻缺乏對其的職責(zé)考核標(biāo)準(zhǔn)，即未能建立統(tǒng)一的規(guī)范檔案收集管理模式，造成政府部門以及有關(guān)部門的規(guī)章制度、工作職責(zé)流于形式、職能形同虛設(shè)，進(jìn)而影響了檔案資源信息無法正常開發(fā)利用和進(jìn)行歷史研究。

（五）檔案收集門類單一。收集門類形式單一，收集方法簡單單一一直是困擾我國檔案收集工作的重要問題，每年產(chǎn)生的資料，有關(guān)部門不能很好地區(qū)分其重要價(jià)值。從門類上看，當(dāng)前許多檔案收集單位還是注重收集公文檔案，忽視了科技檔案、專門檔案及其它種類的收集工作；從載體上看，收集單位還是注重收集紙質(zhì)類的檔案，忽視了膠片、磁帶及其他材料檔案收集工作。但隨著我國電子信息技術(shù)的發(fā)展，新興載體的出現(xiàn)，有關(guān)部門將U盤、移動硬盤、光盤等也納入電子檔案范圍進(jìn)行收集。

（六）檔案人員素質(zhì)不齊。當(dāng)前，在我國的收集工作中，收集人員由于受傳統(tǒng)觀念的影響，具有收集工作隨意性較大，人員流動性大、專業(yè)知識老化、文化知識面窄等問題，其文化程度無法滿足各項(xiàng)指標(biāo)的發(fā)展要求，致使檔案收集工作長期處于放任的自流狀態(tài)，從而與當(dāng)代社會的檔案現(xiàn)代化發(fā)展需求產(chǎn)生較大的懸殊，難以適應(yīng)新形勢的檔案事業(yè)發(fā)展要求。

二、檔案收集對環(huán)境監(jiān)測科技檔案的重要性

基于黨的十八大的“生態(tài)文明”工程，我國將環(huán)境保護(hù)提上工作進(jìn)程，而當(dāng)下環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境保護(hù)的重要目標(biāo)，具體指的是將重要的功能收錄電腦，供人們隨時(shí)翻閱和查找。簡單來說，環(huán)境監(jiān)測檔案主要是用來記錄環(huán)境監(jiān)測事件和數(shù)據(jù)的工具，對當(dāng)前環(huán)境的監(jiān)測、研究以及未來的發(fā)展方向具有重要的指導(dǎo)作用，其信息資源具有特定性、基礎(chǔ)性，在環(huán)境監(jiān)測工作中起著不可替代的作用。環(huán)境監(jiān)測檔案能很好地反映該地區(qū)的環(huán)境狀況，對其環(huán)境演變和發(fā)展趨勢具有重要的判斷價(jià)值，對有關(guān)部門制定環(huán)境的保護(hù)規(guī)劃以及污染治理措施有著舉足輕重的作用。

《美國檔案文件管理》一書中曾有過這么一段話：文件所持有的獨(dú)一無二的特征和價(jià)值構(gòu)成了文件原件必須保存的必要前提。這句話很好地體現(xiàn)了原始文件的行政參考價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值、科研價(jià)值、證據(jù)價(jià)值以及情報(bào)價(jià)值。我國《檔案法》曾闡明：加強(qiáng)檔案的收集與管理，不僅有利于高效地保護(hù)和利用檔案，還能為我國社會主義的現(xiàn)代化發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。當(dāng)下，檔案收集工作質(zhì)量的高低，對檔案館藏質(zhì)量和數(shù)量具有直接影響，做好檔案的收集與管理工作對有關(guān)部門的管理工作具有重大實(shí)踐意義，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

第一，檔案的收集工作是檔案工作的重要起點(diǎn)；第二，檔案的收集工作是檔案生存的重要條件；第三，檔案的收集工作是保證檔案質(zhì)量的標(biāo)志。

三、加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)測檔案收集與管理，必須把握的重要環(huán)節(jié)

檔案管理工作在一定程度上雖然不是單位的前沿工作，但是體現(xiàn)了單位整體的業(yè)務(wù)管理水平，對檔案的收集與管理有著舉足輕重的作用。因此，想要加強(qiáng)檔案收集和管理工作，就必須加強(qiáng)制度建設(shè)，從而提升全員的檔案管理意識，發(fā)揮檔案的重要作用，為環(huán)境監(jiān)測事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

（一）健全管理體制，規(guī)范收集與管理工作環(huán)境。健全管理體制，規(guī)范收集與管理工作環(huán)境需要相關(guān)人員做的是：第一，綜合考慮當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，結(jié)合環(huán)境監(jiān)測檔案收集與管理需要，從而建立起重要的檔案收集管理制度進(jìn)而保障各項(xiàng)工作的有法可依、有章可循，是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。同時(shí)建立檔案借閱制度，由檔案管理人員統(tǒng)籌相關(guān)記錄登記表，保證檔案有據(jù)可查，避免了丟失、破損無跡可尋等現(xiàn)象的發(fā)生。第二，考慮當(dāng)下實(shí)際發(fā)展需要，制定科學(xué)規(guī)范的檔案資料收集措施，提高檔案的歸檔率。第三，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、整合會議資料，對各種會議、培訓(xùn)結(jié)束后的資料統(tǒng)一交檔案管理員進(jìn)行歸檔，彌補(bǔ)了會議、培訓(xùn)資料歸檔空白。第四，通過多種渠道、多種形式、多種場合加強(qiáng)檔案收集工作的宣傳，增強(qiáng)全員的檔案收集意識。

（二）拓寬知識面，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。檔案的管理與收集工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅對人員的專業(yè)技能具有較高的要求，同時(shí)對他們的職業(yè)道德與工作精神也提出了更高的需求。當(dāng)下隨著我國現(xiàn)代化信息設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理方法也在不斷改革，對工作人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力提出了如下要求：第一，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)；第二，掌握現(xiàn)代化管理技能，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。

四、結(jié)語

總而言之，隨著我國社會主義環(huán)保工作的不斷深入改革，環(huán)境監(jiān)測檔案在環(huán)境管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用越來越明顯，有關(guān)部門要建立起嚴(yán)格完善的管理制度、提升管理人員的能力和責(zé)任心，從而實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，確保檔案收集與管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化、制度化，進(jìn)而推動環(huán)境保護(hù)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

[1]張仲仁，翁尚深.美國檔案文件管理[J].四川省社會科學(xué)院出版社，1987（12）:105-111.

[2]中國人民大學(xué)檔案系、科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)教研室.科學(xué)技術(shù)檔案管理文集[J].檔案學(xué)通訊，1981（12）:105-112.

[3]羅玉萍.議論檔案收集工作的重要意義[J].山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（11）:188-191.