關(guān)于做好檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

徐丹丹黑龍江省黑河航道局

關(guān)于做好檔案收集工作的幾點(diǎn)思考

徐丹丹
黑龍江省黑河航道局

眾所周知檔案收集的重要性，在對(duì)檔案管理的時(shí)候，檔案收集是第一個(gè)步驟，而且這個(gè)步驟與檔案管理的有效性有直接的關(guān)系。因此為了能夠做好檔案管理的工作要重視對(duì)檔案的收集。通過(guò)對(duì)檔案的收集，可以知道哪些檔案屬于重要檔案需要小心保存，而哪些檔案需要處于次要或者是廢棄檔案，可以直接銷(xiāo)毀。下面我們來(lái)分析下檔案的收集工作。

檔案收集；管理；重要性；思考

一、規(guī)范文件處理

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的文件的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理文件，細(xì)致的審查文件，文件形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。文件的草案擬制是文件形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門(mén)各不相同，有些單位的文件草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門(mén)先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。但各個(gè)部門(mén)文件起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示文件和報(bào)告文件沒(méi)有明確區(qū)分；一份文件卻請(qǐng)示多個(gè)事件；沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。2、一些文件的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些文件有附件，沒(méi)有在規(guī)定的地方做出任何標(biāo)識(shí)，也沒(méi)有在文件附件的名稱(chēng)前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)文件的行文程序混亂。3、文件主題標(biāo)注不明確，不便查閱。4、文件中沒(méi)用規(guī)范的使用數(shù)字。以上情況，對(duì)于文件轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)文件起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門(mén)的文件進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供文件初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、做好檔案收集工作

我們先將檔案收集，然后在慢慢的整理中保存檔案，如果一些檔案與重大的決策有關(guān)，在收集的時(shí)候，就要特別的標(biāo)注。在收集檔案的時(shí)候，要做到一下幾點(diǎn)：

（一）要想做好檔案的收集工作首先要有一個(gè)正確的認(rèn)知，知道如何才能將檔案的收集工作做到最好。首先要知道檔案收集的管理規(guī)范。其次是在收集某一部門(mén)的檔案的時(shí)候，要提前了解這個(gè)部門(mén)的情況，然后簡(jiǎn)單的翻查這個(gè)部門(mén)有關(guān)檔案，通過(guò)翻查可以簡(jiǎn)單的了解這個(gè)部門(mén)的收集信息，從而保證收集到的檔案都是高質(zhì)量的。在收集檔案的時(shí)候，要避免檔案的重復(fù)，進(jìn)而才能使檔案的收集便捷。

（二）檔案的收集工作較為沉悶，但是每一個(gè)工作人員都要有責(zé)任感，通過(guò)對(duì)檔案的收集知道檔案的重要性。而且在收集的時(shí)候也有學(xué)習(xí)意識(shí)，將收集到的檔案牢記在心里，同時(shí)能夠客觀的評(píng)價(jià)每一個(gè)檔案。使其實(shí)現(xiàn)正常化。

（三）檔案的收集還是具有專(zhuān)業(yè)性的，因此需要掌握基本的收集技術(shù)。而在掌握收集技術(shù)的是，就要將自己的職業(yè)素養(yǎng)提高。可以在日常收集檔案的時(shí)候，查看與檔案收集有關(guān)的數(shù)書(shū)籍。而且在收集的工程中也要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，逐漸的提高自己的工作效率。

三、完善材料

檔案收集部門(mén)在分類(lèi)入檔的時(shí)候，需要先檢查形成文件的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)文件前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門(mén)或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一文件中有個(gè)別文件沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓文件檔案長(zhǎng)時(shí)間的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案收集工作帶來(lái)重大的失誤。

（一）檔案的收集工作要要在日常的時(shí)候做起，不能為了完成檔案的收集任務(wù)而臨時(shí)的收集一些檔案，尤其是在企事業(yè)單位，每一天都會(huì)有很多的檔案出現(xiàn)，如果不能及時(shí)的收集整理，會(huì)造成檔案的擠壓。如果是上級(jí)發(fā)出的文件，首先要做好登記，然后判斷這份文件是否具有收集的價(jià)值。如果一些文件已經(jīng)完成，那么就沒(méi)有收集保存的意義，因此這些檔案可以淘汰。但是也有一些文件即使不屬于現(xiàn)在的領(lǐng)域，但是還是具有收集價(jià)值，因?yàn)楹笕丝梢詫⑦@些檔案重新的利用。因此收集環(huán)節(jié)需要收集人員對(duì)文件有正確的認(rèn)知，從而做出合理的判斷。

（二）在收集當(dāng)檔案時(shí)要注意細(xì)節(jié)，在領(lǐng)導(dǎo)發(fā)完文件之后，就要立即將文件收集整理。然后按照文件的內(nèi)容裝訂文件，那些文件是正式的文件，哪些文件屬于初稿，哪些文件屬于定稿等，裝訂文件的過(guò)程就是將零散的文件匯總的過(guò)程。然后將文件整理到一個(gè)收藏盒中。這些步驟是檔案入庫(kù)前的基本工作，在這一過(guò)程中不能有遺漏，不然文件會(huì)不完整，也影響后期的查閱。如果能夠在檔案的收集工作做到萬(wàn)無(wú)一失，那么就會(huì)方便基層單位的查閱，而且還能成為調(diào)整檔案的重要依據(jù)，同時(shí)也向社會(huì)上證明了本單位的優(yōu)越性。做好檔案的收集工作也是保證檔案管理順利的重要前提。檔案的收集方式也要不斷的創(chuàng)新，這樣才能保證收集的有效性。

四、善于交流，接受新信息

要想做好檔案的收集工作首先是有豐富的經(jīng)驗(yàn)，而經(jīng)驗(yàn)需要積累。在收集的過(guò)程中，也會(huì)遇到難題，如果遇到難題就退縮，檔案的收集工作不會(huì)做好。因此在遇到問(wèn)題的時(shí)候，應(yīng)該積極請(qǐng)教，將自己的觀點(diǎn)以及看法告訴其他的工作人員，決不能按照自己的想法收集。而且在收集的時(shí)候，還要結(jié)合檔案的具體內(nèi)容，在整理檔案的時(shí)候，要有創(chuàng)造性。有著高尚的職業(yè)道德以及職業(yè)精神可以使檔案收集工作事半功倍。因此收集人員要加強(qiáng)自己的職業(yè)道德建設(shè)。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案收集工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案收集工作更加的完善，提高檔案收集工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案收集人員對(duì)于檔案收集工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案收集的工作之中。使得檔案收集更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門(mén)的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

[1]安愛(ài)君.如何管理“紙質(zhì)檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑,2008.