信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

文/吉林省四平市鐵西區法律援助中心　孫麗

信息時代檔案管理工作存在的問題及對策

文/吉林省四平市鐵西區法律援助中心孫麗

隨著計算機技術應用的推廣，信息技術正式成為主流符號，在檔案管理工作中也逐漸顯露信息技術的優勢，與傳統的檔案管理不一樣的地方在于信息時代檔案管理是依靠計算機技術和信息化技術為基礎的信息化檔案技術，在檔案管理中運用電子信息技術，但是隨著運用范圍的擴大，在信息時代檔案管理工作中存在的問題就越來越明顯，因此本文在分析信息時代檔案管理工作問題的基礎上，探究解決問題的措施。

信息時代；檔案管理；問題；對策

社會經濟的發展帶動了科學技術的進步，目前我國已經全面進入互聯網的時代，信息管理和信息公開的使用已經成為社會發展水平和科技水平上升的體現。檔案管理是一項比較復雜和工作量龐大的工作，因此利用信息化檔案管理可以大大提高工作效率和質量，但是由于我國在信息時代檔案管理工作上的發展時間還不長，在實踐操作中難免會出現各種各樣的問題，所以我們需要對這些問題進行解析，并找到解決的對策，促進信息時代檔案管理工作的健康發展。

一、信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）管理軟件缺乏通用性。目前我國用于檔案管理的軟件并不是統一的，檔案部門使用的計算機型號、軟件系統存在明顯的差異，這給檔案管理軟件研發的工作帶來了很大的難度，另外在電子政務系統和辦公自動化系統上也不能實現統一化的研發，由于管理軟件缺乏通用性，導致檔案信息沒有辦法實現共享，嚴重制約了檔案信息化、現代化的發展進程。

（二）檔案管理的標準程度低。不同地區的檔案管理在內部網站建設的時候，并沒有采取統一規范標準化的建設形式，導致在后期管理的時候出現風格迥異的現象，很難形成標準化、規范化的統一管理，檔案管理的標準化程度過低，阻礙了檔案管理工作的高效化。

（三）檔案管理的安全性和保密性不強。通過信息化手段進行檔案管理的工作模式，雖然降低了檔案管理的工作量，但是由于現在網絡黑客和病毒等入侵行為比較頻繁，檔案管理系統容易遭到攻擊而導致整個系統癱瘓，有些重要的資料甚至出現丟失的情況，不穩定的網絡環境大大降低了檔案管理的安全性和保密性。

（四）檔案管理工作人員的素質有待提高。信息時代檔案管理與傳統的檔案管理有著明顯的差異，要求工作人員了解基本的對計算機技術以及網絡技術，要求能夠熟練操作計算機，能夠在管理軟件出現問題的時候采取正確的應對方法。但是顯然現在的檔案管理的工作人員并不具備上述的工作素養，因此為了保障信息時代檔案管理工作健康持續的發展，有必要提高管理工作人員的工作素養。

二、信息時代檔案管理工作問題的對策

（一）加強信息化建設。加強信息化建設是解決信息時代檔案管理工作的重點，檔案管理實現信息化管理的最終目的是實現檔案資源的有效共享，讓檔案的價值得到最大程度的發揮。首先應該利用先進的信息化技術實現檔案管理工作的自動化，例如在檔案分類的時候，為管理軟件進行編程，自動識別不同類型的檔案資源，從而實現對資源分類的高效整理、統計、分析。其次借助互聯網的傳輸通道，實現遠程操作和相互交流的目的。

（二）提高檔案數據的質量。在建立檔案管理數據庫的時候，除了要滿足當前狀態下的檔案管理任務，也要站在檔案管理未來發展的角度，做到具有前瞻性和發展性，保證數據庫在短時期內不被時代淘汰，在長期內可以改進。同時控制數據庫建立的質量，保證計算機識別檔案資源的時候可以選擇一些質量好的信息，對于已經老化的信息可以將其放在單獨的空間長時間進行存儲。

（三）建立健全的檔案管理安全系統。為了全面提高檔案管理的安全性和保密性，有必要針對檔案管理的安全系統進行全面的升級和改造，保障檔案信息資源不外泄，保證政治建設、經濟建設以及社會發展的穩定和安全。檔案管理安全系統包括兩個部分，一部分是檔案信息的存儲安全，另一部分是檔案信息的使用安全。存儲安全需要技術研發人員在系統設計的時候加強防止入侵的安全系數，將錄入信息的流程嚴格化。在檔案使用安全系統設計的時候首先要針對接觸檔案資源的工作人員進行嚴格的審查，并在系統登錄的時候采用實名制和錄入指紋。

（四）加強檔案管理專業人才培養的力度。做好信息時代檔案管理的工作并不是一件容易的事情，對工作人員的要求也十分嚴格，因此檔案管理部門應該加強管理能力和素質差的工作人員的專業素養的培養力度，建設專業技術過硬、綜合能力強的管理人才隊伍，為信息時代檔案管理工作的順利開展奠定基礎。要求檔案管理工作人員不僅要熟練掌握檔案管理的基本知識，更要利用業余的時間積極學習信息化技術、網絡技術、計算機技術等方面的新知識。

三、小結

信息時代檔案管理工作是建立在信息技術和網絡技術的基礎上的，是信息時代發展的必然要求，是檔案管理工作健康發展的關鍵，不管在信息化檔案管理工作中出現多么嚴重的問題，我們都要竭盡全力去解決問題，保障信息時代檔案管理工作的安全性和保密性，全面提高檔案管理工作的質量和效率。

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