論高校人事檔案信息化管理的創新策略

文/益陽廣播電視大學　史桂湘

論高校人事檔案信息化管理的創新策略

文/益陽廣播電視大學史桂湘

在社會信息化程度迅猛發展的今天，高校人事檔案信息化管理工作如何順應新形勢下人事檔案管理工作發展需求，為我們提出了具體要求。人事檔案工作歷來都是高校的重點工作，要結合現代教育管理的新要求與人事檔案工作的發展趨勢，對學校人事檔案工作自身建設的薄弱環節、存在的一些問題，提出加強高校人事檔案工作創新管理的一些策略。

人事檔案；信息化管理；創新；策略

高校對人事檔案的信息化管理，是當今時代人事檔案事業發展的必然趨勢，是辦公自動化系統不可缺少的重要環節。隨著計算機、網絡技術的普及，按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，各個高校干部人事檔案管理信息化建設工作都依據各自實際情況，取得了一定的進展，但在實施過程當中還存在著一些問題。

一、高校人事檔案的內涵及特征

（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關、單位準確記錄和反映一個人成長歷練、學習、工作經歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據。

（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現實性、流動性、機密性四個特征。

1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學歷學籍檔案、專業學習情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務任免決定、評優決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側面概括出員工工作經歷及全貌。

2.人事檔案具有現實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據個人崗位職責的現實分工，真實記錄員工在工作、學習過程中所產生的現實狀況，按檔案管理要求和規范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現實性特征。

3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調動到何處，檔案一定要同隨調人員一道，轉入到新的主管接收單位，在職人員到規定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應發生變化，因此在保管過程中一定要嚴格按照檔案管理的規范要求進行整理收集。

4.人事檔案管理內容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續。

二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性

高校人事檔案信息化管理是實現檔案科學化管理人才的重要手段。一個學校的人事工作水平的高低直接關系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預選人員進行有計劃地篩選、調配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設是今后人事檔案工作的重點，信息化建設既能為高校選用人才提供準確的信息依據，又為加強高校的教學與科研工作提供優質服務。

傳統人事檔案主要以手工操作與紙質管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務利用，隨著現階段檔案信息量的急劇增加，還繼續沿用傳統的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應形勢所需，需要運用現代信息技術方法，創新人事檔案管理工作方法、轉變管理理念，提高人事檔案工作質量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統，并建立相應的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網絡化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發揮信息化管理的優勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務利用。

三、人事檔案管理存在的弊端

高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統還沒有統一規范的標準，數據庫功能各有不同，很難實現真正意義上的信息資源共享。

（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業的發展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應人事檔案事業發展的要求，都需要得到進一步改進。學校領導對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業務素質和責任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應社會對人事檔案的查閱利用。

（二）人事檔案管理領導重視不夠，基礎較為薄弱。大多數單位的人事檔案工作領導都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領導對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎設施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發揮。

（三）人事檔案網絡化管理嚴重滯后。由于檔案管理網絡化建設在大多數單位得不到領導層的重視，加上在基礎設施方面資金投入少，往往會出現對人事檔案管理方面計算機技術的嚴重滯后，檔案系統硬件設施、應用軟件設施都沒有嚴格按照國家檔案管理標準進行添置和操作，設備標準化程度達不到統一標準，今后的檔案網絡化建設發展也有一定的盲目性，會給今后的檔案資源建設帶來工作上的阻礙。

（四）缺乏專業性管理人員。高校的人事檔案業務工作水平提高緩慢，與缺乏高素質、高技術的專業性管理人員有直接的關系。目前，信息化管理程度的極速發展，對這方面的人才需求量也會供不應求，急需要解決的就是培養具有較高素質和專業技術的人才，才能適應當前檔案管理工作的需要。

四、人事檔案信息化管理的創新策略

（一）加強領導意識，確?；A建設的實施。高校領導要加強對此項工作的重視，加大對檔案工作的經費投入，從經費上嚴格保證，對檔案工作基礎設施嚴格按照國家檔案管理標準進行添置和操作，設備標準化程度嚴格按照檔案規范的統一標準予以實施，這樣，基礎設施能夠得到較大的改善，為今后更好地開展檔案管理工作打下了良好基礎。有了好的設備和設施，能夠提高檔案管理的工作效率。

（二）提升制度規范意識，建立健全人事檔案管理規范制度。沒有規矩就不成方圓，一個單位人事檔案工作水平的高低，取決于制度規范程度。強硬的制度才是搞好人事檔案工作的前提條件。要根據高校自身工作實際情況制定出合乎學校發展的人事管理規章制度，確保人事檔案在采編、收集、整理等過程中的全面性和完整性，并對相關材料進行真偽的有效鑒別，保證其檔案資料的真實可靠程度。

（三）加強人事檔案信息化建設，必須注重對檔案管理人員進行專業素質的培養。信息化管理程度的極速發展，對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。從事人事檔案管理的工作人員必須具備良好的思想素質、熟練的計算機網絡技術、專業的檔案知識、較高的文字采編能力和綜合分析能力。高校領導要把培訓人事檔案管理人員作為常規性的工作任務，制定出相應的培訓人才的計劃，定期對這些檔案管理人員進行專業素質的培養，使他們成為能熟練掌握檔案管理現代化技術、精通檔案業務管理的復合型專業人才，迅速推進高校人事檔案管理信息化建設發展。

（四）建立人事檔案網絡化管理系統，創新人事檔案信息化建設。為了提高對人事檔案的服務利用，更好地提升工作質量和工作效率，建立人事檔案網絡化管理系統，利用網絡平臺系統、為組織、人事部門提供全面、高效、快捷的利用服務，充分發揮人事檔案的應有作用，為推進高校的發展提供優質服務。

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