新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究

文/云南省祥云縣檔案局　郭光玲

新時期提高辦公室檔案管理有效性的對策探究

文/云南省祥云縣檔案局郭光玲

辦公室檔案管理工作是事業單位以及國有企業的重要工作，它是聯系各個部門的紐帶。隨著社會的發展和科技的進步，傳統的檔案管理方式已經無法適應當下社會的發展。新時期辦公室檔案管理工作必須緊跟時代發展的需求，提高辦公室檔案管理工作的效率和質量。本文主要分析了辦公室檔案管理的意義和面臨的問題，并探討如何提高辦公室檔案管理的有效性。

新時期；辦公室檔案管理；信息化

辦公室檔案管理工作是對國有企業以及事業單位日常工作的記錄跟蹤，并對日常各項工作進行規范整理，是國有企業和事業單位一項常規性工作。目前，我國事業單位和國有企業正在進行體制改革，事業單位職工與國企員工比較混雜，所以對檔案管理工作提出新的挑戰。檔案管理工作比較復雜，檔案內容不清晰，檔案信息化程度低等問題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。

一、新時期辦公室檔案管理工作的意義

辦公室檔案是企業和事業單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會價值和經濟價值。辦公室檔案記錄了企業和事業單位日常經營活動中的一切內容，包括了企業、單位職工的個人信息、日常經營活動信息、資金運轉情況等。這些信息能夠為企業和事業單位經營活動提供一定的參考價值。辦公室檔案詳細記錄了企業和單位從創立之初到發展的整個過程，以及公司在發展過程中取得的一些知識成果，如果發生產權糾紛，單位可以從檔案中找到相關的信息，維護自身的合法權益。

二、辦公室檔案管理面臨的主要問題

（一）企業、事業單位領導不重視辦公室檔案管理。事業單位和國企在發展過程中，單位的領導對檔案管理工作不太重視，對檔案管理沒有建立長遠的發展規劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。

（二）沒有建立健全辦公室檔案管理制度。當前，我們國家很多事業單位的檔案管理并沒有形成一套系統的管理方法，也沒有充分發揮事業單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應付上級的檢查。在實際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒有按照檔案管理的要求進行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時候存在不少錯誤。

（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質低。由于領導不重視檔案管理工作，因此對檔案管理部門投入的資金有限，也沒有建立檔案信息化管理。很多事業單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項專業性很強的工作，由于事業單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調過來的，很多人不具備檔案管理知識，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

（一） 完善辦公室檔案管理機制。事業單位的領導要重視檔案管理工作，只有領導重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責任機制，明確每個檔案管理工作人員的崗位職責，一旦檔案出現問題，可以及時找到檔案管理相關的責任人。這樣就避免出現因為工作人員消極怠工，導致檔案信息填寫出現問題。其次，建立檔案管理工作流程。當前檔案管理人員的專業能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發事件的應急預案。檔案室一旦出現非人力造成的意外事件，導致檔案出現了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對檔案進行修復和再建工作。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業技能。辦公室檔案的管理工作是一項技術含量比較高的工作。特別是隨著計算機網絡技術在檔案管理工作中的廣泛應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關知識，還要學會熟練使用計算機、掃描儀等電子設備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時俱進，不斷學習新的技術和新的知識，不斷提高自身專業素養。其次，單位可以定期組織相關的檔案管理培訓，通過多種方式增強檔案管理工作人員的專業技能，同時也要加強對檔案人員的思想教育和責任意識，讓他們在工作中增強責任感和保密意識。最后，事業單位要加強對檔案管理隊伍的建設，面向社會公開招聘專業的檔案管理人才。

（三）加強辦公室檔案管理的信息化建設。計算機網絡技術的發展，給辦公室檔案管理工作帶來了新的發展契機。將檔案管理工作與計算機技術有效地結合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計算機系統可以將檔案進行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

四、結語

檔案管理工作是一項比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個環節。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創新管理方式，加大對檔案管理的資金投入，促進檔案管理工作的發展。

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[3]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2014(5):171-172.