信息數字化建設在企業檔案管理中的應用

文/同煤集團檔案處　陳靜

信息數字化建設在企業檔案管理中的應用

文/同煤集團檔案處陳靜

隨著信息數字化技術的不斷發展，傳統的檔案管理已由現代化檔案所代替。檔案的基礎業務建設開始向信息化數字化轉移，對檔案的館藏要求也進入信息化管理并建立數字化檔案館，即檔案數據庫。使檔案管理由封閉式走向開放式服務，實現檔案信息資源合理配置、科學管理，真正實現檔案資源共享。

信息數字化；檔案；應用

檔案管理工作是一項機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項工作的重要性，加強對檔案的管理，及時解決在檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時信息數字化是主要體系，對管好用好檔案的資源開發起著重要作用。以往存在的缺檔、斷檔、死檔會給檔案的管理工作帶來很多困難，因此，檔案管理工作在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著重要的作用。隨著信息化建設的不斷推進，計算機的普遍應用，原來以紙質格式的各類文件及其他文字及數據資料逐步被計算機的電子格式所替代。由此產生了大量的電子檔案，檔案信息數字化管理的優勢日益突顯，成為社會發展的必然趨勢。

一、檔案信息數字化管理的便捷

所謂檔案的信息數字化就是以館藏檔案資料為主要的物質對象，用縮微的形式對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉換成為縮微軟件形成的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息數字化管理有如下幾個便捷：

（一）可充分利用和發揮現有的計算機的潛能，提高利用率。目前大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發利用功能簡單，有的僅僅用于檔案錄入和文件的儲存，利用的低效率會造成人力、物力、財力以及時間的極大浪費，使用信息數字化管理檔案可以使檔案數據更準確快捷地利用共享。

（二）信息數字化的建設使OA辦公室自動化推向現代化辦公和計算機網絡結合的一種新型的辦公方式，OA辦公系統實現了數據的一次輸入，多次利用。文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發、編號、錄入、發布等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統到檔案管理系統的歸檔工作。需要利用時，利用者只需根據訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽所需要的內容，檔案資料通過辦公平臺實現了共享。OA系統可以提供多種查詢檢索功能，可以實現檔案信息自動分類、檢索、自動編目等，使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

（三）檔案信息化管理使檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來。把時間和精力放在檔案編研和二次開發利用上，從而提高檔案管理工作的質量和利用效率，由此，不僅擴大了社會影響，而且還拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也得到了提高。

二、加強檔案數字化建設的管理及對策

（一）強化現代化的檔案管理意識，積極推動網絡化歸檔工作，檔案信息化建設是現代化企業發展的必然趨勢。普及檔案信息化的檔案意識，讓企業各部門了解信息化檔案的重要性，并且能夠密切配合檔案工作，充分利用辦公自動化的文檔一體化工作平臺方便檔案的網絡信息化歸檔管理。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的規范標準和在職檔案人員的指導下，根據自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過數字化辦公平臺傳輸到檔案數據庫，年終時只需向檔案館移交一份立卷清單即可，從而減少了檔案部門的計算機輸入工作，給檔案工作帶來了方便與快捷。

（二）加強檔案信息化工作與實際日常檔案整體規劃。企業檔案工作一定要把檔案工作人員對信息建設的業務培訓工作考核納入企業檔案工作人員的整體管理中，這是目前大多數煤炭企業單位檔案工作最容易疏忽的方面，同時還應注意將檔案管理信息化與技術資料信息網絡相區別，企業的技術資料（即圖紙）是為了服務企業的技術管理。協調企業技術部門圖紙，標準化資料管理的一種組織，兩者在職能工作范圍及管理模式有所不同。因此要想使得檔案管理能夠形成一個有機整體，必須對企業檔案能夠統一領導、分級管理，不斷提高檔案信息服務。

三、新檔案信息數字化、提升服務理念

加強檔案信息資源的利用是為了能夠更好地服務于社會及企業，首先運用信息化手段對檔案進行編研，從而加強了檔案數字化建設，要將檔案利用計算機對一些重要的檔案進行匯編，進行數字化采集。利用計算機編制檢索目錄提供利用不僅方便查詢，提高工作效率，也使檔案更加規范化。其次，創新檔案信息化深加工，要將具有較高實用價值和科學指導意義的文獻報告等編制成數字化檔案，編研資料不僅可以利用手續方便查詢，為借閱者提供周到全面的服務，而且能夠延長檔案原件的壽命，檔案信息資源得到了充分的利用，牢固樹立服務意識，加強檔案信息資源開發利用使檔案管理水平和服務效率得到同步提高，為企業和社會創造更大的經濟效益。

總之，信息數字化是新世紀檔案事業發展的重要方向，信息化利用和檔案信息管理標準化已勢在必行，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步完善企業檔案的信息化建設，其優勢在于有利于檔案原件的保護；有利于文件歸檔方式的改善；有利于檔案信息資源的整合和共享；有利于檔案信息的檢索和利用方便。為檔案高效利用打下了基礎，發揮了自己的潛能，為企業的建設與發展提供更好的服務。

[1]薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革.機械工業出版社，（2008）.

[2] 張繼梅.檔案信息電子化之路探析（2010）.