關于事業單位人事檔案管理規范化與標準化的具體分析

吳　凡

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關于事業單位人事檔案管理規范化與標準化的具體分析

吳凡

【摘 要】本文對目前國內各事業單位的人事檔案管理進行了具體分析，對管理工作中存在的問題以及管理的規范化和標準化進行了探討，希望對我國事業單位的健康發展有所幫助。

【關鍵詞】事業單位 人事檔案管理 規范化 標準化

一、人事檔案管理的重要性和現狀

人事檔案管理對事業單位的重要性主要表現在對優秀人才的挖掘和對人員的個人發展上。人事檔案是記錄和發現優秀人才的重要手段，通過查閱人員的個人檔案，可大致對其能力和各方面素質有一個較為準確的判斷，從而更加客觀地評價內部人員，方便部門領導做出適合單位發展的人事調整，大大提升了效率。從另一方面來說，人事檔案也有利于提升人員的工作積極性，從而進一步提升工作質量，因為對于人員來說，人事檔案反映了自己的能力和經驗，是自己努力工作的記錄，也是個人謀求更高發展的前提。目前我國事業單位在人事檔案管理上的工作難度越來越大，傳統的管理方式已無法適應現代的更為復雜的管理環境，唯有通過重新對人事檔案管理進行規范化和標準化才能解決新出現的問題，促進事業單位的健康發展。

二、管理中出現的主要問題

（一）管理的信息化水平較低

隨著社會環境日益復雜多變，事業單位的人事檔案管理也越來越繁瑣。信息化技術作為新時期的重要科技成果，在很多領域受到應用，不僅在很大程度上減輕了相關部門人員的工作壓力，還有效的提升了工作質量，減小了出錯率，同時還減少了紙質檔案的使用，節約了資源，更易于保存。但在多數事業單位中，信息化技術并未被成熟的運用，這一方面是由于人員素質較低，對信息技術的優勢缺乏清楚的認識，另一方面是由于相關部門領導的不重視，從而延誤了跟隨時代步伐發展自身的良好契機。因此，加大培養信息技術專業人員，引進先進計算機技術和管理經驗，提升人事檔案管理的信息化水平，成為事業單位提升管理工作質量的關鍵。

（二）人事檔案的更新速度較慢

人事檔案工作進度要與單位的整體步伐相一致，及時對檔案內容進行更新和完善，從而避免因相關人員的懈怠耽誤單位員工的個人發展。但在目前事業單位中，對人員的檔案記錄少之又少，大多檔案僅僅標明人員的部分履歷，既未對人員的整個工作情況進行記錄，也未及時更新其最新工作動態，這無疑對人員未來的個人發展造成一定阻礙，也不利于事業單位的正常發展。因此，有必要提升管理人員的專業素質和管理水平，保證檔案更新工作的正常進行。

（三）相關領導的重視力度不夠

人事檔案管理工作質量的好壞，歸根結底取決于部門領導在該項工作上的認識。由于我國改革開放尚未達到十分成熟的階段，使得多數人員的思想認識并未得到及時轉化，在很多關鍵問題上沒有較清晰的理解，從而在相關政策的貫徹落實工作上沒有做到位，影響了人事檔案管理工作的質量。從另一方面來看，由于新形勢下單位的工作變得更加繁瑣復雜，人員的數量和種類也在不斷增加，這在一定程度上增加了人事檔案管理的工作量和難度，但是相關領導并未及時采取有效的措施來應對這一狀況，從而造成了檔案處理滯后、設備配備不齊全以及人事檔案保管不善等問題。

三、人事檔案管理的標準化和規范化措施

（一）提高信息化水平，充分運用現代化管理手段

通過引進國外先進經驗，加大推行現代化管理，提高信息技術在管理中的應用程度，可有效地對人事檔案管理進行規范，從而保障管理工作與時俱進良好發展。部門人員應充分利用數據庫技術來作為檔案管理的輔助工具，利用計算機記錄和更新單位人員的工作情況，利用掃描等技術來將之前的紙質資料保存到數據庫中，使檔案管理工作更加高效，同時也提升了工作質量，使管理更加規范化和標準化。

（二）轉變思想意識，提升重視力度

通過轉變領導和基層人員對檔案管理的認識，可有效保障管理工作的順利推進，從而進一步促進事業單位的發展。相關部門領導作為決策的制定者，首先應將自身的認識提升到較高的水平，要對國外先進的經驗和管理手段有透徹的理解，這樣才能更加準確的把握事業單位發展和前進方向的工作。與此同時，要加大對基層員工在專業素質等方面的培養力度，強化檔案管理人員的服務意識，提升人員的責任心和使命感，鼓勵實事求是的工作態度，提升人員對計算機等先進設備的應用能力，從而保證檔案管理工作服務水平，達到進一步提升人事檔案管理的質量的目的。

四、結語

總而言之，新形勢下的事業單位人事檔案管理的規范化和標準化工作刻不容緩。加大對檔案管理的重視力度，提升管理人員的專業素質和服務水平，轉變人員的思想意識，建立健全相應的管理制度，充分運用現代化管理手段，提升檔案管理信息化水平，對于事業單位的人事檔案管理具有重要的意義，可以在很大程度上促進事業單位的健康發展。本文對目前大多數事業單位在人事檔案管理中存在的問題進行了仔細分析，并客觀詳細地探討了使管理工作規范化和標準化的方法，為相關研究人員提供了一定幫助。

參考文獻：

[1]樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風,2013.

[2]李艷.如何推進事業單位檔案的規范化管理[J].才智,2014,(33):303～304.

（作者單位：哈爾濱市呼蘭區計劃生育服務中心）