檔案管理工作中存在的問題及措施分析

文/內蒙古鄂爾多斯市東勝區就業服務局　祁巧榮

檔案管理工作中存在的問題及措施分析

文/內蒙古鄂爾多斯市東勝區就業服務局祁巧榮

隨著檔案管理制度的不斷改革，我國的檔案管理工作取得了顯著的成績。但是，想要做好檔案管理工作卻不是僅僅如此，而是需要社會各界人士的共同努力與政府部門的耐心投入，對檔案管理工作中存在的問題及時進行解決，并采取相關的應對措施，以期提高檔案管理工作的整體水平。因此，本文對檔案管理方案中存在的問題及措施進行詳細分析。

檔案管理；制定規范；問題與措施

隨著社會主義思想不斷深入人心，政府有關部門的信息收集量也在不斷增加。檔案管理工作是開展社會活動的主要依據，但是伴隨著各項檔案管理信息的增多，傳統的檔案管理模式存在著嚴重的漏洞與不足，對檔案信息的安全性造成一定的影響。因此檔案管理機構想要更好地對檔案管理工作進行有效完善，應引進先進的檔案管理技術，從自身的實際出發，提高檔案管理人員的專業能力。由此可見，關于檔案管理工作的問題與措施的探討工作顯得至關重要，下文對檔案管理工作進行了詳細分析。

一、檔案管理工作中存在的問題

現階段，我國在對檔案進行管理中發現還存在許多不足之處，例如：方法比較落后，和實際存在差異等，下文主要從這兩個角度進行具體分析。

（一）檔案管理方法相對落后。現階段，政府檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊伍。在我國的事業單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負責，同時勤雜人員流動較為頻繁，且專業素質水平低下，無法對檔案管理工作進行妥善處理，如發生某些方面的問題，甚至會出現問題拖延的現象，為事業單位帶來巨大的經濟損失。首先，檔案管理人員對檔案的目錄號和類別號、全宗號以及案卷號未高度重視，在日常的工作中，經常出現混淆的現象，并時常發生蓋錯章或記錯編號的問題。其次，在檔案管理工作過程中，缺少相關的檔案目錄管理索引，極容易出現目錄索引不全面或錯誤的狀況，甚至年代相對久遠的檔案，未有相應的索引表，致使無法對檔案進行及時的信息檢索，對檔案管理部門的工作效率造成一定的影響。最后，檔案管理工作的方法相對落后，例如：在實際的檔案管理工作中，使用紙質檔案信息的管理方法，在管理過程中缺少相應的安全性。但是，目前我國的大多數檔案管理機構均采用手工式檔案管理模式，利用人工完成檔案的收集和整理、編目以及檢索等工作，未與現代化的信息技術相結合，導致檔案管理工作效率低下，錯誤頻繁發生，不利于檔案管理工作的順利進行。

（二）檔案管理工作與實際理念相違背。檔案管理機構的檔案管理工作和檔案服務出現脫節的現象，而開展檔案管理工作的目的是為事業單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發揮檔案管理工作的實用價值。目前，我國的檔案管理工作在類別上相對單一，僅對文書和戶籍檔案進行有效的管理，而忽視聲像以及實物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統性和完整性特點造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現嚴重漏洞的主要原因，進而無法為事業單位日常工作的開展提供相關的數據信息。

二、提高檔案管理工作的有效措施

（一）強化檔案管理制度，優化檔案管理方法。隨著現代化信息技術的快速進步，檔案管理機構為適應社會的發展，應引進先進的檔案管理技術，使用相關的檔案管理軟件，使檔案管理的輸入和檢索等工作更加便利，從而使檔案管理工作更加地快速化、真實化。對此檔案管理機構應建立完善的檔案管理系統，充分利用現代化的信息技術提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理機構應做好管理人員的專業能力培訓工作，使其能夠熟練地掌握現代化的計算機技術，將高新技術運用至檔案管理工作中。最后，檔案管理機構應對檔案管理工作進行嚴格監督，同時對事業單位的發展方向和動態進行有效控制，確保檔案管理工作的實效性，從而才能更好地為事業單位的日常活動開展提供相應的服務保障。

（二）對檔案管理工作的職能進行合理開發和利用。檔案管理人員應對本單位的發展現狀進行充分了解，并對檔案管理工作的職能進行合理開發和利用，從某種意義上來講，每一項檔案管理工作都有自身存在的價值。此外檔案管理人員應意識到自身職責的重要性，對相關檔案信息進行科學、合理、有序的編排，實現“死檔案”向“活資料”的轉化，從而更好地服務于事業單位，為各項工作的開展提供相關的數據參考。與此同時，檔案管理機構還需結合先進的網絡技術，建立事業單位與檔案管理信息的共享平臺，使其能夠更好地進行檔案管理咨詢工作，促進事業單位的穩步發展。

三、結語

總而言之，在信息化快速發展的今天，政府部門的檔案管理工作顯得愈發重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問題，需要政府部門工作人員高度重視，積極配合相關問題的探討與研究，并針對存在的問題提出相關的解決措施，同時檔案管理人員應提升自身的檔案管理意識。另外檔案管理機構還應提高管理人員的綜合素質，對檔案管理工作進行科學化的規范，促進檔案管理工作的的順利進行。

[1]楊浩鈺.淺談檔案管理存在的問題及應對措施[J].科技致富向導,2012(9):319-319.

[2]董建紅.水利工程檔案管理存在問題及措施[J].檔案管理,2013(5):92-92.

[3]左冬霞.干部人事檔案管理中文書檔案管理方面的現狀及措施[J].卷宗,2016,6(3):487-487.