淺論檔案鑒定工作的一般原則和標準

文/山東省鄒城市第一中學　周寶華

淺論檔案鑒定工作的一般原則和標準

文/山東省鄒城市第一中學周寶華

鑒定檔案必須根據每份文件或每組文件的具體情況，以文件的來源和內容為中心，全面分析文件的產生時間、文種、稿本、可靠程度、外形特點、相對價值、利用情況等諸多因素，科學地判定檔案的價值。

檔案； 鑒定 ；一般原則 ；標準

一、檔案鑒定工作的一般原則

檔案鑒定工作的一般原則是：從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的觀點，鑒別檔案的價值。

(一)全面的觀點。即全面地分析檔案的各方面特征和外部需要，把握被鑒定檔案與其他檔案的聯系。在分析檔案本身的特征時，既強調其內容和來源特征，也不能忽視其形成時間、外形特點，同時還應注意到文件之間的聯系，切忌孤立地就某份或某部分檔案去簡單斷定其保存價值。在分析檔案外部需要時，應從國家和人民的整體利益出發，全面分析、衡量檔案的價值，不能僅根據某一單位或某一方面的需要來判定檔案的價值。

(二)歷史的觀點。檔案的產生、形成是同一定的歷史條件相聯系的，應根據檔案形成的時代背景、歷史條件，具體分析檔案的內容和形式，以及檔案文件之間的關系，正確判定檔案的價值。

(三)發展的觀點。隨著社會的發展，時間的推移，檔案自身的狀況會發生變化，社會對檔案的鑒定及利用都有較高的要求。

二、鑒定檔案價值的依據和標準

檔案的保存價值主要取決于兩個方面的因素：一是檔案自身的特點和狀況；二是社會對檔案的利用需要。檔案自身的來源、內容、形成時間、保存的完好程度及其他各方面特點和狀況，是決定檔案價值大小的內在的、客觀的因素；社會對檔案的利用需要是決定檔案保存價值的外部因素。從長遠看，社會的利用需要具有動態性和不確定性，因為在社會發展的不同特定時期對檔案的利用需要具有不同的特點。這決定了檔案價值鑒定的預測性和不確定性。具體來說，鑒定檔案價值的依據和標準可以歸納為如下幾點：

(一)檔案的來源。檔案的來源在很大程度上決定了檔案的價值大小。檔案的來源是指檔案的形成者(立檔單位)和檔案的作者，檔案的形成者在社會上的地位不同，反映其活動的檔案的價值也不同。一般來說，地位較高的檔案形成者和作者，其檔案價值較大，如上級領導機關、著名人物形成的檔案；地位較低的檔案形成者和作者，價值較小，如修理站、小商店等基層單位形成的檔案。同一作者的檔案，在不同的立檔單位有不同的保存價值。另外，檔案作者與立檔單位的關系，如是否屬于同一系統，是否是隸屬關系、上下級關系等，也會影響檔案保存的價值。

(二)檔案的內容。檔案的內容是體現檔案價值的重要因素，檔案是為解決一定的問題產生的，檔案中包含的信息內容不同，人們對檔案的需要不同，檔案的價值大小就不一樣。一般來說，反映科學研究和實際查證意義的檔案，具有較大的價值，而反映日常事務性活動的檔案，價值不大。具體說來，價值較大的檔案包括：一是反映立檔單位主要職能活動和基本歷史面貌的檔案；二是反映社會歷史發展方向的檔案；三是反映國家方針政策的檔案；四是反映社會各階層勞動條件和生活狀況的檔案；五是反映某些基本情況，能說明和證實某種事實的檔案等。

(三)檔案的時間。一般來說，年代越久遠的檔案，其價值就越大。古代檔案本來就少，因此，有些保存到現在的古代檔案其內容不太重要但也具有特殊意義。另外，重要歷史時期產生的檔案，其價值更大些。但是，有些檔案時效性強，只是在一定時期內具有法律和行政上的作用，具有相當的價值，如條約、合約、契約、借據等文件。過了一定期限，這些檔案的價值會發生變化，甚至喪失其原有價值。因此，應從不同檔案的特點來分析檔案產生時間對其價值的影響。

(四)檔案的形式。檔案的形式是指文件名稱、稿本、外形特點、記錄方式等外在的形式。

1.檔案的文種：檔案的文種具有特定的性能，在一定程度上也反映出了檔案的價值。一般來說，普通檔案中的決定、命令、指示、條例等的價值，往往大于通知、來往信函等的價值;教學檔案中的教學計劃、教學大綱等往往比課程表的價值大。

2.檔案的稿本及可靠程度：檔案有草稿和定稿、正本與副本之別，不同的稿本反映了檔案的形成過程，體現了不同的可靠度，其價值也不相同。一般來說，定稿、正本的可靠度較高，其價值大于草稿和副本。但在沒有正本的情況下，副本與草稿也可能具有重要的價值。此外，有些重要檔案不僅定稿、正本價值大，其草稿也有較大的保存價值，因為從中可以看出該檔案醞釀、討論和最終形成的過程，有較高的歷史研究價值。

3.檔案的外形特點和完好程度：檔案的外形特點，如載體材料、筆跡、圖案等在一定程度上也影響檔案的價值。有些檔案可能因其文字具有書法、文字學研究價值，或圖案具有藝術價值，或載體較古老而具有文物價值等，其價值也隨之提高。相反，有些檔案原本具有一定價值，但已被毀壞或不能利用，又無法修復時，也就失去了原有的價值。

(五)檔案的相對價值。檔案的相對價值一般通過全宗和全宗群內檔案的完整程度體現出來。這是在更大的范圍內考察檔案的價值。一般規律是：在全宗和全宗群內檔案保存比較完整的情況下，各種類型檔案的價值率基本正常；在全宗和全宗群內檔案不完整的情況下，殘存檔案的價值相對提高，其中有些本不重要的檔案的價值層次上升。也就是說，全宗和全宗群內檔案的完整程度越差，其殘存的檔案的價值就越大。例如，文件A只是反映某一重大事件的一個次要文件，如果在同一全宗內有主要文件(文件B)全面地反映了該重大事件的始末，那么，文件A的價值不大；如果同一全宗內反映該重要事件的主要文件缺失，那么，文件A就具有重要保存價值了。