高職院校文書檔案數(shù)字化管理研究

文/湖南財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　劉琴

高職院校文書檔案數(shù)字化管理研究

文/湖南財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院劉琴

高職院校文書檔案的數(shù)字化管理是信息時代發(fā)展的必然趨勢，這不僅為檔案管理效率的提升帶來了契機(jī)，也為高職院校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文中，筆者將從高職院校文書檔案數(shù)字化的重要性談起，對高職院校文書檔案數(shù)字化管理的作用及途徑進(jìn)行詳細(xì)分析，旨在為提高高職院校檔案管理水平提供參考。

高職院校；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到國民經(jīng)濟(jì)和社會生活的各個領(lǐng)域，這其中也包括檔案管理領(lǐng)域。以往，高職院校檔案大多采用文書檔案形式，這種以紙質(zhì)材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但其利用價值不高，管理難度較大，人力物力消耗也較大。因此，高職院校要適應(yīng)時代發(fā)展要求，改變原有的檔案管理模式，加強(qiáng)文書檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理進(jìn)程，最大限度提升檔案的利用效率。

一、高職院校文書檔案數(shù)字化管理的重要性

高校檔案數(shù)字化管理能夠憑借儲存技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)等將文書檔案轉(zhuǎn)化為多種數(shù)字化形式，從而方便檔案信息的存檔與提取。為了順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，高職院校檔案管理有必要引入數(shù)字化管理模式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案結(jié)合起來，更好地發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

（一）數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施。改變傳統(tǒng)文書檔案的管理模式，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是檔案領(lǐng)域未來發(fā)展的總趨勢。高職院校選擇開放的數(shù)字化管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)化、數(shù)據(jù)化管理，更為高效地實現(xiàn)檔案儲存與利用，對于完善目前的檔案管理體系具有重要的積極作用。

（二）數(shù)字化檔案管理是強(qiáng)化信息安全性的必然選擇。當(dāng)今社會，人們越來越重視信息的安全性，尤其是進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代以來，信息的安全性更是得到了全社會的高度關(guān)注。檔案信息作為記錄高職院校各項事業(yè)的重要依據(jù)，其信息的安全問題理應(yīng)擺在檔案管理的首要位置。文書檔案數(shù)字化管理能夠借助最先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)加密技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的保護(hù)，合理分配信息使用權(quán)限，有效提升加強(qiáng)信息的安全性。

二、高職院校文書檔案數(shù)字化管理的作用

（一）提高了文書檔案管理的工作效率。科技進(jìn)步催生了辦公自動化和無紙辦公的理念，檔案管理也勢必要向著新理念發(fā)展。數(shù)字化檔案管理能夠借助掃描技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高新技術(shù)的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能和存儲功能將文書檔案準(zhǔn)確、完整地反映出來，并且更加及時地歸檔、更為快捷地調(diào)取，從而減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)了文書檔案的文獻(xiàn)質(zhì)量。文書檔案是高職院校檔案中的重要部分，但一直以來，文書檔案缺乏相關(guān)部門的重視，大多只是交給檔案管理人員捎帶監(jiān)管，加之紙質(zhì)材料移交困難，交接幾次后，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分珍貴檔案甚至?xí)S著相關(guān)人員調(diào)動而遺失，檔案的連續(xù)性、完整性得不到保證。文書檔案的數(shù)字化管理能夠通過計算機(jī)建立起來的檔案管理平臺合理分配管理權(quán)限，有效解決檔案交接問題，提高文書檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)文書檔案的永久保存。

三、做好高職院校文書檔案數(shù)字化管理的路徑研究

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識。文書檔案的數(shù)字化管理是一項浩大的工程，需要高職院校各個部門的積極配合才能完成。一方面，高職院校領(lǐng)導(dǎo)要開拓思路、更新觀念，將文書檔案數(shù)字化管理提到議事日程上來，為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供良好的發(fā)展環(huán)境，如購置設(shè)備、擴(kuò)建館舍，增加必要的資金投入，升級檔案安全保護(hù)系統(tǒng)等等。另一方面，檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識，樹立做好檔案數(shù)字化的信心，認(rèn)識到這項工作的緊迫性與使命性，認(rèn)真做好收集整理、鑒別歸檔、保管移交等具體工作，確保檔案的完整、有效。

（二）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，做好檔案加工。1.應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)做好檔案信息的檢索、處理、整合。隨著科技的發(fā)展，計算機(jī)的信息處理功能日益強(qiáng)大，大容量、高速度的計算機(jī)能夠快速對檔案信息進(jìn)行檢索、歸檔等，極大地減輕了檔案工作人員的勞動強(qiáng)度。同時，存儲在計算機(jī)中的檔案信息還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)計、打印、傳遞、編目等多種功能，一次輸入、多樣化輸出，擴(kuò)大了檔案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微縮技術(shù)翻拍、留存、傳遞檔案信息。微縮技術(shù)就是將文件按照一定比例縮小，通過感光材料拍攝下來，制成微縮復(fù)制品，進(jìn)而完成存儲、傳遞、使用的一項技術(shù)。文書檔案的微縮復(fù)制品不僅能夠客觀反映檔案的載體和內(nèi)容的原貌，還具有規(guī)格一致、保存時間永久、利用形式多樣化等優(yōu)點，極大地減少了大量翻閱文書檔案的時間，方便了信息利用者。3.利用信息化軟件提升檔案管理效率。利用信息化軟件能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，不僅可以提供快速便捷的查閱服務(wù)，還可以擴(kuò)大橫向、縱向查閱范圍，極大提高了檔案管理效率。以MIS軟件為例，這一軟件以Delphi程序的開發(fā)和應(yīng)用為前提，在Windows系統(tǒng)中MIS軟件具有信息交互功能和服務(wù)可視化功能、超強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理和網(wǎng)絡(luò)信息處理功能，是專門處理檔案管理的專業(yè)化技術(shù)軟件，有效提高了檔案管理工作效率。

（三）加強(qiáng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。文書檔案數(shù)字化后最終是通過網(wǎng)絡(luò)傳播的，因此，高職院校計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)就顯得尤為重要。這就要求高職院校在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時，不斷引進(jìn)最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一套傳輸效率高、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡(luò)，將信息技術(shù)同檔案開發(fā)結(jié)合到一起，實現(xiàn)檔案信息資源跨區(qū)域、跨部門傳遞，方便使用者及時獲取有效信息。

四、結(jié)語

高職院校文書檔案數(shù)字化檔案管理勢在必行，我們要認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，加大科技投入，通過一系列行之有效的措施提高檔案管理與利用效率，使高職院校檔案的管理水平邁上一個新臺階。