淺析水土保持檔案管理工作

文/劉偉偉

淺析水土保持檔案管理工作

文/劉偉偉

在水土保持的工作之中，很多資料都是在運行過程中逐步累計的，它反映著水保工作最真實的歷史記錄，是整個水保工作最為重要的信息來源，是整個水保工作在管理決策上的重要依據。這主要是因為它內容強大，綜合性強，周期差距大，這些全都構成了水保工作，而且他們之間還可以相互的滲透。所以，就目前而言，怎么提高相應的水保認知和建設對于檔案的整理及信息化建設有著非常重要的意義。

水土保持；檔案管理；信息化

1　引言

在水土保持的檔案里有著各種各樣的歷史記錄，這些記錄有不同價值的文字、音像和圖表構成，它記載了整個建設活動中最重要的成果，然后根據經驗教訓反映出工程建設的整個過程中最為真實的信息傳遞，他是整個水土保持中建設者最為智慧的結晶和產物。它是整個檔案資源中最為重要的部分，是開展技術性交流的極為重要的依據。

2　水土保持檔案的基本特點

對于水土保持檔案來說，它擁有著完整性、服務性以及科學性的特點，除了這些之外，它其實還擁有著下面的幾個重要特點：

2.1綜合性強

水土保持檔案在下文中筆者就簡稱為“水保”。關于水保，筆者了解到它的工作非常的繁瑣，工作面涉及的也非常之廣，并且可能會牽涉到農林、水利、環保以及交通上的問題，另外還和建筑、天文等一些知識緊密連接。所以說由此形成的水土保持檔案更加具有多元性以及綜合性，同時體現更多的學科知識和信息。

2.2季節性強

因為水保這份工作是一種對自然環境的改造工作，所以它必然要受到相應的自然規律的制約。另外在一年當中每個季節都有著特定的一些工作內容，比如：在春天的時候進行植樹活動，到了夏天進行筑壩活動，再到了秋天開展歲修的工程等。在這些工作中，由于工作量特別大自然會形成很多檔案，尤其是那些多變的檢測數據。這些數據需要認真的考量，因為它們至關重要。這些數據可以在一定程度上防治洪澇，其對應是季節性強但時間短的特點。

2.3周期差異大

在水保工程中，由于其工程效益和地質條件以及其他等等因素，造成了周期的長短差距特別大。所以說，對于一般的閘溝來說，需要進行建設打壩和水保工作，這些東西一般都是在數月之內完成。對于其他的一些建設工程而言，需要的時間就不是現在這時間了，可能要花費上數年或則數十年才能最終完成。由于其施工的周期存在著長短不一，這樣一來便使得對應的工程檔案在周期上存在很大差異。

2.4文書與科技檔案之間相互滲透

對于水保員工來說，他們需要規劃、管理、設計和施工等一系列的過程，然后運用一體化的機制工作。對于那些業務性的文書以及科技檔案來說，他們之間需要不斷的交流滲透。在很多文書里面，其不僅僅有檔案的前期活動性記錄，還具有文書檔案和科技檔案走向一體化的最終趨勢。

3　水土保持檔案管理工作中存在的問題

3.1不能貫穿整個水保工程建設程序的各個階段

水土保持檔案的管理工作一般情況下是對相應文件進行收集和整理的工作。因此在簽訂合同以及協議的時候，一定要完成檔案收集、整理和移交；在進行水保工程的進度查詢的時候，一定要認真的完成水保工程中檔案的收集整理；在進行項目的評審時，需要不斷完善內容和質量，然后給出關聯性的一些評語。最后，由于有關的部門在水土保持檔案工作少了極為重要的一部分，所以說很容易變化因此造成了檔案的不完整性。

3.2未嚴格執行檔案管理移交手續

在工程建設中，相關的技術和管理人員都是整個檔案整理工作中最為直接的責任人，他們需要將工作中的檔案進行歸納和整理。不過在實際的過程中，相關的技術人員在資料歸納上并沒有很好的完成，同時在移交檔案的時候也不是特別利落，丟失了一些基本的檔案。

3.3檔案基礎設施欠缺

很多大中型的水保工程之中，由于其沒有建立完善相應的工作任務，因此在符合規范化要求的同時加強自身設備的安裝；只有這樣才能真正的完善相應的設備以及裝備，由此使得相應的檔案管理是否能夠真正的正常化運行。

4　加強水土保持檔案管理的對策

4.1宣傳建立檔案的重大意義

在水保的工程之中，其涉及到的部門很多，這也是其資源廣泛的一個重要原因。而且作為一個建檔的單位，他們不但要加強內部的一些學習，還應該不斷的夸張自己的知識，然后再明確水保工作的重要性。同時還應該積極的向有關的部門主動宣傳建立檔案的重要意義，一定要在部門之間形成共識，特別是建檔的共識，只有這樣才能是確保其對應的重要地位，才能開展一個和諧積極的內部和外部環境。

4.2加強基礎設施建設

檔案的基礎設施是整個水保工作順利開展的依據，是整個檔案在安全保管和開發之中必不可少的物質條件。所以，各個單位對這份工作都很重視，如何改變現有的這些簡陋的保管和保護條件，對于檔案部門來說至關重要。在檔案的管理中一定要完善相關的設備，如空調、復印機、計算機等最基本的包公設備。如果正好存在了建檔的關鍵過度期，也應該采取措施，盡可能的為檔案的開展提供有利的工作環境。

4.3規范水土保持的檔案整理工作

尤其是最近幾年，我國根據相關的文檔資料制定了很多規章制度和相應的規范，并且在規范中對整理的原則以及方法做出明確規定。同時有關的水土保持檔案組要遵循一定的文件材料，區分出不同的價值，這樣才能最大限度的進行有效利用。在有關的地點上，需要采用一些分散的方式進行局部結合，然后把整理的工作逐步的分散在各個環節上。在相應的地點上，要采用時間點的收集，然后對當前的檔案管理部門進行統一的組織和歸檔。對于水保工作，筆者認為凡事無大小，一定要認真對待。筆者認為檔案可以按照不同的大綱進行分類，這樣尋找起來也比較方便，特別是目錄的搜索一定要做好。同時，相關的檔案部門還應該建立獨有的工作規章制度，然后明確人員的職責及要求，進而保證檔案在收集的時候更加統一，然后對其合理的利用。

5　結語

水土保持檔案的工作強度比較大，總體來說是一個艱苦并且需要耐心的工作，同時也是一個基礎性的行政管理工作，更是連接著過去、未來和現在的重要紐帶。所以說，水保的工作人員一定要仔細全面、精準系統化的完善相關的水土檔案，并且還應該讓現有的水土保持檔案真正的服務于工程建設，然后在實際中解決問題。

［1］李銳，楊勤科等.中國水土保持管理信息系統總體設計方案［J］.

水土保持通報，2015，18（3）：42-45.

［2］孫穎等.模型庫系統的設計和實現［J］.學報.2012，13（5）：20-23.

劉偉偉（1976.—），性別：女，籍貫：山東省乳山人，學歷：大專，現有職稱：助理工程師；研究方向：檔案管理。

（作者單位：乳山市水土保持監督管理站）