如何做好文書檔案管理工作

文/陜西省榆林市吳堡縣檔案局 薛峰峰

如何做好文書檔案管理工作

文/陜西省榆林市吳堡縣檔案局 薛峰峰

文書檔案是一個企業和組織的珍貴資料，是了解國家及行業政策法規、內部工作上傳下達、執行上級任務、互相進行交流和溝通的主要載體。因此，企業必須要重視文書檔案管理工作，切實保障文書檔案管理工作質量，以體現出企業的整體工作面貌與作風。本文主要闡述了文書檔案管理工作的重要性，并針對“如何做好文書檔案管理工作”這一課題展開了深入研究，提出了幾條相關措施建議，旨在促進我國企業文書檔案管理工作質量的有效提升。

文書檔案；檔案管理；文書工作

文書檔案管理工作具有嚴密、煩瑣的特點，它是企業中的重要工作，只有做好文書檔案管理工作，保障了其的工作質量，才能夠為企業日后活動的開展奠定堅實的基礎、為領導層的決策提供重要的依據。在如今信息技術發展的背景下，文書檔案管理工作也發生了一定的變革，如何順應形勢，更好地做好這項工作是每個文書檔案管理人員都應重點熱議的課題。以下筆者就結合工作實踐經驗來談談如何做好這項工作。

一、文書檔案管理工作的重要性

由于文書檔案是對企業歷史的真實記錄，是國家的寶貴財富，所以文書檔案管理工作無疑是一項非常重要的工作。通過文書檔案，企業工作人員可以了解到國家及行業政策法規、完成內部工作的上傳下達、執行上級指派的任務以及與其他工作人員互相進行溝通交流。因此，做好文書檔案管理工作應是每個企業的一項基本目標。一般情況下，文書檔案或由上級組織產生、或由本級組織產生，而對這兩類來說文書檔案的管理工作都十分重要。只有做好對這兩類文書檔案的管理工作，才能夠充分發揮出文書檔案的作用，使其成為良好的活動開展基礎與決策依據。

二、如何做好文書檔案管理工作

（一）爭取領導的重視。文書檔案是企業領導開展工作的重要依據，領導層在進行決策之時往往需要參考到歷史文書檔案，因此爭取到領導對文書檔案管理工作的重視非常重要。具體來說，企業領導首先應當要從硬件及軟件設施方面為文書檔案管理工作的開展提供充分有利的基礎條件，從而自上而下樹立起重視文書檔案管理工作的風氣，引導企業全體員工都重視這項工作；其次，企業領導要經常性地親身參與到文書檔案管理工作當中，監督和反思文書檔案管理工作的細節、問題及不足，并及時提出改進意見和建議?？偠灾?，企業領導應給予文書檔案管理工作高度支持，認真落實相關負責人員，派遣專業人員擔任相關職務，以促進管理工作的落實。

（二）加強文書規范管理。檔案的來源是文書，因此做好文書工作是保障文書質量乃至檔案質量的關鍵。其次，只有做好文書工作，才能夠與檔案工作進行良好的銜接。一般情況下，文書工作內容主要包括文書的繕寫、校對、打印、蓋印、保管、調閱、歸檔、催辦、擬辦、收發、登記、運轉以及各種會議和匯報的記錄等。鑒于文書的重要性，必須要加強文書規范管理。之所以要如此，主要目的在于確保文書工作的及時性、準確性、安全性及保密性。對此，文書人員必須要高度重視文書工作，充分認識到文書工作的重要性，努力提高自身素質及業務能力，增強工作的積極性與主動性，在日常工作中嚴格按照相關規章、制度及程序來辦事，切實保證文書材料的真實性與安全性；還要養成良好的工作習慣，做到當日事當日畢，并在實踐當中自主總結出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。另外，文書工作的處理程序必須要與檔案工作進行緊密銜接和有機結合，例如在對文書進行鑒定、分類以及歸檔編號之初，就要做好相關登記，完成檔案管理相關工作。這樣不但可以有效簡化工作程序，減少工作差錯，更保證了文書和檔案工作的協調統一。

（三）完善管理制度。有效的制度是規范行為的準則，是保障工作質量的基礎。同樣，對于文書檔案管理工作來說，也需要有一個完善的制度來進行規范和約束，即以制度來實施管理。文書檔案管理制度的制定要符合國家相關法律法規及企業實際情況，具體來說，要在國家《檔案法》《行政機關公文處理辦法》等法規條文的基礎上，結合企業實情及過往相關規定，制定符合實際的公文處理實施辦法，將文書檔案管理工作的各個環節融為一體，建立統一規范的要求、工作標準以及操作規程。另外還應組織全體員工共同學習制定好的公文處理實施辦法，以提高大家的重視。

（四）提高管理人員素質。在文書檔案管理工作中，管理人員的素質對管理工作成效以及管理工作質量具有直接的影響，是一項非常重要的因素。因此，為了提高文書檔案管理工作成效和質量，企業應當加強對文書檔案管理人員的培訓和教育，不斷提高管理人員素質，更新管理人員的觀念，豐富管理人員的專業知識和技能，培養管理人員的創新意識，盡快打造出一支專業、優秀的文書檔案管理人才隊伍。

三、結語

綜上所述，文書檔案管理工作是企業的重要工作之一，它的好壞直接影響著企業活動的開展與上層決策。而若想做好文書檔案管理工作，就必須要爭取領導的重視、加強文書規范管理、完善管理制度以及提高管理人員素質，這是保障文書檔案管理工作質量的基礎。

［1］羅文妍.做好文書檔案管理工作之我見［J］.黑龍江生態工程職業學院學報，2011（03）:79-80.

［2］李真.淺談如何做好文書檔案管理工作［J］.福建交通科技，2013（01）:101-102.