基層單位檔案交接工作淺探

文/吉林省白山市撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔保中心 鄧楊

基層單位檔案交接工作淺探

文/吉林省白山市撫松縣人力資源和社會保障局小額貸款擔保中心 鄧楊

基層單位檔案交接工作是保證檔案完整、連續的重要措施，更是基層單位檔案管理人員的重要職責。本文分析了基層單位檔案交接工作中存在的問題，并提出相應的解決對策，以供參考。

基層單位；檔案交接；工作

基層單位檔案交接工作是《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案館工作通則》及各地檔案館接收檔案相關規定明確要求的工作之一，是確保進館檔案接收質量，保證檔案完整，促進檔案管理標準化、規范化的重要措施，對于提高檔案管理水平、促進檔案信息有效利用有積極的現實意義。

一、 基層單位檔案交接工作概述

基層單位檔案是指縣域內各黨政機關、企事業單位、社會團體、個人等主體在社會實踐中形成的原始記錄，是縣域內各單位開展各項工作的重要參考。近年來，隨著基層單位檔案管理工作水平的持續提高，對檔案管理工作的重視程度不斷加強，基層單位的檔案數量迅速增加，檔案交接工作越來越頻繁，對檔案交接工作的要求也不斷嚴格。

《檔案法實施辦法》中明確規定，縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應自檔案形成后的10年內向有關部門移交。《機關檔案工作業務建設規范》中規定，若檔案人員調動工作，則必須在辦理完檔案移交手續后才能離崗。此外，《檔案館工作通則》及各省市關于檔案接收的地方法規中，也都對基層單位檔案交接工作做出明確規定。

但受多種因素制約，當前基層單位檔案交接工作仍然存在一些問題，需要在工作實踐中加以解決。

二、基層單位檔案交接工作存在的主要問題

（一）檔案交接工作管理不嚴格。部分基層單位對檔案交接工作的重視程度不夠，檔案交接權責不明、界限不清，使得檔案交接不及時，或交接時檔案資料不齊全、交接手續不規范、檔案數量不足等現象時有發生。甚至有的基層單位檔案人員離崗后，檔案交接手續還沒有辦好，導致檔案管理工作出現諸多不便。

（二）檔案交接制度不健全。檔案交接要求管理人員嚴格按照規范的手續開展工作，但有的基層單位沒有建立起完善的檔案交接制度，導致檔案管理人員在檔案交接時手續不嚴密、程序不規范、內容不清楚，甚至無人簽字確認。

（三）檔案監交工作不嚴格。一些基層單位對檔案交接工作的認識不充分，把檔案交接當成事務性的工作，而忽視了檔案交接對促進單位檔案管理及相關工作的重要意義，單位領導對檔案交接工作缺乏監督管理，對參與檔案監交不主動、不積極，間接導致了檔案管理工作中存在漏洞。當基層單位檔案出現問題時，往往無人負責。

（四）檔案管理人員職業素養有待提高。檔案管理人員是檔案交接工作的直接參與者，其職業素養是保證檔案交接規范標準的關鍵因素。但當前部分檔案管理人員職業素養不高，主要表現在：缺乏必要的專業能力。一些基層單位檔案管理人員往往是由辦公室人員兼任，這些工作人員缺少實際操作經驗，也缺少必要的檔案專業理論知識；部分檔案管理人員缺少嚴謹的工作態度，不了解相關的法律法規及工作程序，對交接工作不重視，操作不規范；有的檔案管理人員責任心不強，在檔案交接過程中只是簡單地移交了鑰匙，沒有對繼任人員進行詳細交接和業務指導，造成繼任人員難以立刻展開工作。

三、加強基層單位檔案交接工作的對策

要做好基層單位檔案交接工作，必須根據《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，明確檔案管理工作人員的權責，制定規范的工作制度，加強檔案監交工作，提高檔案管理人員的職業素養。

（一）提高對檔案交接的重視。基層單位領導應了解檔案管理尤其是檔案交接工作的相關法律法規，深刻理解檔案交接的重要作用，從而提高對檔案交接的重視程度，把檔案交接列入重要議事日程。基層單位領導要加強對檔案交接工作的管理，完善檔案交接工作規章制度，實行檔案交接責任制，并制定相應的獎懲制度，提高檔案交接工作的規范化、制度化和標準化。

（二）完善檔案交接手續。檔案交接分為檔案移交和檔案接收兩個環節，要確保檔案交接工作的規范與標準，基層單位必須完善檔案交接手續，通過制度的執行來規范檔案移交和檔案接收環節。檔案移交手續應包括：檔案管理人員對移交前檔案的全面清理，檔案管理人員對零散的檔案進行分類存放、對借出的檔案進行催還并登記在冊，按照檔案移交要求編制檔案移交文據、撰寫檔案移交說明等；接收檔案時要分類立卷、編目完整，對部分檔案進行手工復制或采用化學藥劑進行技術處理，根據分類方案、案卷數量編制案卷目錄等。

（三）加強檔案交接監管力度。檔案交接監管工作對檔案交接具有鑒證和監督作用，應引起基層單位領導的重視。檔案交接監督工作必須安排專人負責，并按照管理制度認真履行職責，做到手續完備、嚴密，檔案實物與賬簿相符，簽字蓋章要進行確認等標準。

（四）提高檔案交接人員的職業素養。首先，基層單位要把好人員聘用關，吸納具備專業素養的人才進入檔案管理崗位。其次，要加強對檔案交接人員的業務培訓，從思想道德、業務能力、專業知識、法制觀念等方面提高人員素質。再次，要轉變工作作風，樹立檔案交接人員的責任心和事業心，確保檔案交接工作嚴格按照規定辦理。

［1］中華人民共和國檔案法.關于修改《中華人民共和國檔案法》的決定修正.

［2］王曉靈.關于加強慶陽市檔案安全管理及優化服務水平的思考［A］.檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集［C］.2011.