試論企業(yè)檔案管理問題及解決辦法

文/中鹽東興鹽化股份有限公司 宋傳學(xué)

試論企業(yè)檔案管理問題及解決辦法

文/中鹽東興鹽化股份有限公司 宋傳學(xué)

企業(yè)檔案包括企業(yè)文書資料、基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)劃、財務(wù)消費賬單、人力資源檔案、信用憑證說明等等，這對于企業(yè)今后的發(fā)展和與外界的溝通都是非常重要的文案資料，都需要完整、真實的記錄并保存下來，為今后企業(yè)在面對實際問題時能夠提供相應(yīng)的歷史依據(jù)。企業(yè)檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作順利進行的基礎(chǔ)保障，企管辦的相關(guān)工作人員一定要認識到企業(yè)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性和意義，為企業(yè)生存和企業(yè)之間的溝通做足基礎(chǔ)工作。

企業(yè)檔案管理；存在問題；解決方法

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理觀念的滯后。目前，一部分企業(yè)對于檔案管理工作并沒有一個明確的概念，也沒有專門的管理人員。而檔案管理水平的高低決定著企業(yè)發(fā)展的快慢，檔案管理水平高，企業(yè)對于檔案的重視度就高，檔案給企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營所帶來的收益就高，對企業(yè)的支撐作用也會增大，相反，如果企業(yè)管理檔案的水平不高，沒有檔案管理的觀念，這將導(dǎo)致在企業(yè)面對問題時，不能及時的拿出理論依據(jù)和歷史證明，自然也降低了企業(yè)的地位，不利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）企業(yè)對檔案管理的重視度不夠。企管辦工作人員對檔案管理工作的重視程度決定著檔案管理的質(zhì)量，企管辦對檔案管理的重視度越高，檔案管理水平也會有所提高，企業(yè)工作也會變得更加簡單，如果企管辦不重視檔案的管理工作，則檔案管理水平也會受到影響，企業(yè)檔案工作的開展也會變得更加困難。

（三）檔案管理人員素質(zhì)問題。檔案管理人員自身的素質(zhì)問題是導(dǎo)致檔案管理工作難的主要原因，檔案管理人員自身素質(zhì)的好壞直接影響著檔案管理水平的高低以及檔案利用質(zhì)量，當前，很多企業(yè)中從事檔案管理工作的人員較少，相互學(xué)習(xí)、相互溝通的機會少，很多工作人員缺乏對計算機技術(shù)、圖像分析技術(shù)、情報、法律等一些復(fù)合型知識的運用能力，沒有相關(guān)管理經(jīng)驗，素質(zhì)水平良莠不齊。

二、企業(yè)檔案管理問題的解決方法

（一）規(guī)范、科學(xué)的管理流程。21世紀是知識和信息時代，對于企業(yè)的發(fā)展來說，信息儼然已經(jīng)成為比經(jīng)濟更加重要的企業(yè)基礎(chǔ)，檔案是企業(yè)信息的核心，是企業(yè)發(fā)展和管理的重要依據(jù)。作為企業(yè)發(fā)展、生產(chǎn)和進步的理論基礎(chǔ)，同時還是企業(yè)最珍貴的無形資產(chǎn)，檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

企業(yè)要想做好檔案管理，首先要具備相對完善的硬件系統(tǒng)，嚴格按照我國頒布的《檔案法》來進行安排，根據(jù)企業(yè)中各個部門的具體情況科學(xué)合理的設(shè)置檔案管理專用的房間，并為其配備專用的辦公用具，為檔案管理工作的順利開展做好充分的準備工作。

（二）提高檔案管理工作自覺性，積極補充企業(yè)檔案信息資源。增強企業(yè)檔案管理工作人員的自覺性，提高其對檔案管理工作的認識，盡快突破企管辦初級檔案管理制度，實行行政、人事統(tǒng)一化管理的布局，在規(guī)范檔案的過程中，積極根據(jù)實時情況擴展檔案資料的信息資源，這同樣也是當前檔案管理工作中的一個重點。

例如，當前很多企業(yè)檔案資料都是在當年年底來進行整合，首先是每個季度或者每個月由各個部門對其工作的總結(jié)和匯報，其次是企業(yè)在這一時期所進行的人力資源交換，各種貿(mào)易交流，企業(yè)文化宣傳等工作的總結(jié)和匯報，最后在年底或者是第二年年初對這些資料進行整合分析并記錄企業(yè)檔案，在此筆者認為，該檔案處理方法并不利于企業(yè)基礎(chǔ)資料的保存和整理，應(yīng)該在每次企業(yè)會議或者每個部門對工作進行總結(jié)之后都要及時地進行資料整理并及時記錄檔案，還要有相關(guān)的工作人員根據(jù)實際情況綜合企業(yè)各種業(yè)務(wù)情況和理論知識對匯報的工作進行考察和實地分析，并為其添加客觀的評價性言論，這樣在后期對檔案的翻看過程中能夠更加清楚明確的了解企業(yè)工作發(fā)生的時間和意義。同時，還要求企管辦管理人員要及時處理檔案編號和排放的整理工作，從細處做起，以便于今后對檔案的利用，為解決企業(yè)發(fā)展所需要的各種問題提供理論依據(jù)。

（三）提高業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)檔案工作要求。努力提高企管辦檔案管理工作人員管理能力和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)檔案管理工作的要求，認真研究檔案管理工作中遇到的新情況和新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理規(guī)范性研究和建設(shè)，健全檔案管理各方面的制度，這是當前新形勢下對于檔案管理工作的要求，也是對工作人員管理技能的要求。

檔案管理工作是一項需要業(yè)務(wù)性較強的工作，也是一項服務(wù)于管理的工作，需要定期地對工作人員進行培訓(xùn)和監(jiān)督，要讓工作人員從心里提高對檔案管理的重視度，提高工作人員對檔案管理資料收集的意識和能力，要讓工作人員充分的了解到參加培訓(xùn)的作用和目的，就是要將理論知識和實際的操作相互結(jié)合，提高工作人員對檔案管理的能力和對檔案管理的意識，這才是檔案管理培訓(xùn)工作的最終目的。

三、結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作是一個企業(yè)發(fā)展和進步的根本出發(fā)點，如果企業(yè)連自己的基礎(chǔ)文案整理和管理工作都做不好，那么它在發(fā)展的路上也走不了多久，目前，雖然很多企業(yè)都有了自己的企管辦和專門的檔案存放室，但是對于檔案管理工作的重視度仍然不夠，很多企業(yè)沒有明確檔案管理工作的要求，企業(yè)管理人員對于企業(yè)檔案管理工作也是睜一只眼閉一只眼，這不僅使檔案管理部門形同虛設(shè)，還在一定程度上遏制了企業(yè)的發(fā)展，不利于企業(yè)的進步。該文針對當前企業(yè)檔案管理工作中存在的三點問題分別做出了相應(yīng)的解決方案，希望能夠為企業(yè)檔案的管理工作提供一些建議。

［1］劉莉.企業(yè)檔案管理存在的問題及解決途徑［D］.第四屆世紀之星創(chuàng)新教育論壇文集，2016-03-12.

［2］何夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究［D］.山東大學(xué)，2012-04-15.