淺談對檔案管理工作的認識和體會

文/新余燃氣有限公司 王書峰

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淺談對檔案管理工作的認識和體會

文/新余燃氣有限公司 王書峰

【摘要】隨著信息技術的迅速發展，檔案的內容和形式更加多樣化，檔案的作用更加突出，但檔案管理工作觀念陳舊、從業者能力未能隨之提升等因素影響到檔案行業的健康發展。筆者通過對檔案管理工作的認識、檔案人員應具備素質技能以及檔案管理的具體操作三方面談談自身的認識和體會，以與讀者交流。

【關鍵詞】檔案；檔案管理；認識

在檔案管理工作的認識上，很多人普遍認為檔案管理工作不如其他經營管理事務重要，這是一個認識誤區。對一個單位來講，檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，為研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護自身利益的重要證明。科學規范地管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要標準。

一、關于對檔案本身的認識

所謂檔案，是指在社會實踐活動中形成的具有研究利用價值的各種原始的不同形式的記錄和憑證。其具有以下特點和作用：

（一）檔案作為記錄和憑證，不僅僅反映歷史，而且見證歷史，還原歷史真實面貌。如我國檔案人員通過查找到西藏歷史檔案館中具有劃時代意義的涼州會晤和西藏地方首領薩迦班智達的藏文公開信，清楚地再現了西藏地方歸順元朝中央的史實，這封信直接證明西藏是中國不可分割一部分的珍貴實物史料，有力地駁斥了分裂勢力的不法言論。又如早在1403年（明永樂元年）出版的《順風相送》中，就明確記載了福建往“琉球”航路上中國的島嶼“釣魚嶼”和“赤坎嶼”即今天的釣魚島、赤尾嶼。書中對釣魚島的名稱做了十分清晰的記錄，表明至少在14、15世紀中國人就已經發現并命名了釣魚島，釣魚島從明朝就屬于中國版圖，有力地駁斥了日本竊占釣魚島的主張。可見檔案的存在不僅見證歷史，而且成為我們解決領土爭端中的有力武器。

（二）檔案內容和形式多樣化，不再局限于紙質文件和載體。各個歷史時期科學技術水平的不同，導致了檔案內容和形式內的多樣性。古有甲骨文、金石、竹木、帛、紙張，近現代又有膠片、磁帶、光盤等，呈現了文字、圖表、聲像等不同形式。隨著信息的發展，檔案的形式由原先可視記錄識別轉變為依賴機器識別，檔案管理模式也經歷了傳統手工模式、單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式的過程，以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。

（三）隨著社會的進步，檔案已成為了一種無形的資產，越來越有力地促進了生產力發展的主要因素。許多單位都是利用檔案維護了自身的利益。如北京同仁堂利用檔案打贏了官司，阻止“同仁堂”被侵犯；有的企業利用檔案打贏反傾銷官司；特別是在工程建設中尤其是在城市燃氣、水、電、通信等市政工程建設中，檔案在真實記錄建設過程情況的同時為以后設施保養和維修維護提供了依據。國家機關參照歷史檔案借鑒經驗和吸取教訓，制定更加合理的政策為國計民生服務。

二、檔案管理人員應具備的素質和技能

上述的檔案特點和作用，突出了檔案管理工作的重要性，對我們檔案管理人員提出了更高的要求。

（一）檔案管理人員要熟悉檔案法律法規，樹立檔案法制觀念，做到“依法治檔”。《檔案法》是我國的一部專門性的檔案法律，是檔案工作的原則性和指導性法律，需要檔案人員研讀熟知，同時除了遵照國家標準外，從事不同行業的檔案人員還要對國家有關部門的檔案行政法規、地方性檔案法規、自身行業檔案的標準和依據熟知和掌握，只有熟知這些，才會使檔案工作操作起來更加具體、可行，更加得心應手。

（二）檔案管理人員要具備較全面的業務知識和技能，更大限度滿足檔案業務需要。首先，檔案管理人員要熟悉檔案管理工作各個環節、流程以及各種應對措施，要熟練掌握檔案管理軟件。其次，檔案人員要具有較強的檔案保護意識，學會檔案保管和維護的技能，一旦檔案受到損壞時，要有修復檔案的技術和能力，防止損壞擴大。另外檔案管理人員因工作的特殊性，知密早、知密多、知密深，他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，所以檔案管理人員必須具備嚴格的保密素質，要具備堅定的政治信仰，品德優秀，忠誠敬業，能自覺抵制各種利益誘惑和侵蝕，堅決保守國家和商業秘密。

（三）檔案管理人員要有服務意識。檔案管理人員不能只滿足于提供檔案查閱，還要懷有熱愛檔案和檔案事業的心態，對檔案管理工作進行升華。充分做好檔案統計工作，對檔案利用情況進行分析；對檔案信息進行編研加工，以便在重大節日、紀念活動中可以利用檔案助力本單位的宣傳及文化建設工作；還要善于通過對檔案的研究為領導提供決策，為本單位的健康發展做好參謀。

三、結合實踐，談談對檔案管理工作具體操作的建議

（一）要建立和完善本單位檔案工作基本規章制度，強化檔案工作的保障。規章制度要明確檔案工作的法律法規標準制度依據，要提出對檔案人員的要求和必要的獎懲措施，要強化本單位內部其他各部門的檔案工作責任配合，使檔案管理各個工作環節有法可依，有據可查。

（二）加強檔案工作的組織和領導，重視檔案的建設。要成立專門的檔案室和檔案管理機構，配備足夠的檔案人員，做好分工，在同級部門之間，上下級機構之間形成檔案管理網，按照檔案管理工作職責和要求，積極引導，讓檔案管理工作動起來、活起來。

（三）對檔案管理工作進行發掘和深化。檔案管理人員除強化前文所述的素質和技能外，還要將檔案工作進行前后延伸和發掘深化。檔案管理人員既可以提前介入檔案的形成過程中，開展業務指導，實現“文檔一體化”管理，也可以在信息管理、項目管理、流程管理、集成管理、精細管理、知識管理、資產管理等方面進行開拓，拓展檔案管理的范圍和領域。