新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

文/武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心 宋晶

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

文/武漢市土地利用和城市空間規(guī)劃研究中心 宋晶

檔案是事業(yè)單位日常管理的主要組成部分，也是承擔(dān)事業(yè)單位各類信息的主要載體，更是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行、有序運(yùn)行、協(xié)調(diào)運(yùn)行的首要保障。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，深入探討了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法，具有一定的參考價(jià)值。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

一、引言

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位的檔案改革已成為了必然趨勢(shì)，檔案是事業(yè)單位日常管理的主要組成部分，也是承擔(dān)事業(yè)單位各類信息的主要載體，更是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行、有序運(yùn)行、協(xié)調(diào)運(yùn)行的首要保障；事業(yè)單位應(yīng)該要積極落實(shí)檔案管理責(zé)任，強(qiáng)化檔案資料的收集、整理、立卷和開發(fā)利用環(huán)節(jié)。本文就新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法進(jìn)行探討。

二、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

事業(yè)單位應(yīng)該成立由單位一把手任組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)、各部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為組員的檔案管理工作小組，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，落實(shí)成員負(fù)責(zé)檔案文件材料的收集、鑒定、整理、立卷、歸檔，使檔案整理工作做到事事有人負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)有人把關(guān)。與此同時(shí)，把檔案管理工作作為事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)考核，與其他工作同部署、同組織、同考核，并認(rèn)真落實(shí)了責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室、責(zé)任人員，切實(shí)做到有人抓、有人管；同時(shí)對(duì)檔案工作進(jìn)行常態(tài)化管理，有效地提升了單位全體人員的檔案責(zé)任意識(shí)。另外，要建立分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、檔案室主任具體負(fù)責(zé)、各部門協(xié)助共管的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任心。并為檔案室配備了專用電腦、電子掃描儀和復(fù)印機(jī)，做好檔案數(shù)字化的目錄、掃描、掛接和備份工作，推進(jìn)檔案?jìng)鹘y(tǒng)載體的數(shù)字化，實(shí)行檔案查詢目錄電子化，簡(jiǎn)化檔案查閱手續(xù)。定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)。

三、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

通常而言，檔案信息資源的建設(shè)主要包括兩個(gè)方面。一方面，是數(shù)字化轉(zhuǎn)化原始館藏資源。眾所周知，在大規(guī)模應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之前，事業(yè)單位的檔案信息資源基本都是以紙質(zhì)化為載體，這些歷史紙質(zhì)檔案在時(shí)間的流逝下已經(jīng)不同程度地出現(xiàn)了破損的現(xiàn)象，再加上歷史紙質(zhì)檔案會(huì)受到時(shí)間、地域的較大影響，不利于相關(guān)人員的有效使用，針對(duì)這種情況，應(yīng)該將事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，但值得注意的是，在掃描完紙質(zhì)檔案之后，要注意認(rèn)真核對(duì)，以免出現(xiàn)掃描信息不對(duì)稱、掃描遺漏的問題出現(xiàn)。另一方面，要注意收集檔案的電子文件。電子文件主要包括2個(gè)方面，分別是新出現(xiàn)的檔案文件和已掃描的紙質(zhì)檔案，注意要對(duì)其格式予以規(guī)范，并且對(duì)收集時(shí)間、收集人員進(jìn)行注明。

四、推進(jìn)軟硬件建設(shè)

不斷加大資金投入，設(shè)立了綜合檔案室、檔案調(diào)閱室。還應(yīng)該撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)來添置檔案密集架、底圖柜、防磁柜、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、除濕機(jī)、滅火器、空調(diào)、溫濕度計(jì)等設(shè)備，同時(shí)投放了防蟲、防潮藥劑，保證了各類檔案的安全，提高了檔案管理工作的效率，促進(jìn)了檔案管理工作健康發(fā)展。在安全管理上，事業(yè)單位要配有專人值班，有監(jiān)控?cái)z像，檔案室的鑰匙有專人保管，定期投放藥劑，定期打掃衛(wèi)生。

五、加強(qiáng)檔案資料的全面收集

（一）提高檔案資料的收集深度和收集廣度。無論兼職還是專職，檔案管理人員都應(yīng)該要提高檔案資料的收集深度和收集廣度，尤其是要注重收集與事業(yè)單位相關(guān)的建設(shè)工程、社會(huì)活動(dòng)、重要會(huì)議、優(yōu)秀事跡、重大歷史事件、重要成果等檔案資料。值得注意的是，在收集過程中要注意對(duì)各部門特色進(jìn)行突出，要多去收集一些具有獨(dú)特價(jià)值的檔案資料。

（二）加強(qiáng)各個(gè)部門之間相互協(xié)作。事業(yè)單位的檔案管理人員在收集檔案資料的過程中要注意腦勤、腳勤、嘴勤。“腦勤”是指要基于事業(yè)單位的實(shí)際情況來思考檔案管理工作的方向、思路以及利用途徑；“腳勤”是指事業(yè)單位的檔案管理人員要注意與各個(gè)業(yè)務(wù)部門及時(shí)的進(jìn)行交流和聯(lián)系，以便能夠獲得第一手檔案資料；“嘴勤”是指事業(yè)單位的檔案管理人員要對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的新工作進(jìn)行了解、掌握。總之，事業(yè)單位務(wù)必要通過腦勤、腳勤、嘴勤來拓寬檔案資料的信息收集渠道，以便為事業(yè)單位管理層提供可靠的參考信息。

（三）基于發(fā)文的種類來分類登記。第一，事業(yè)單位要單獨(dú)設(shè)置收文登記本，不能混用；第二，若來文是傳真資料，那么要將接受時(shí)間在備注欄進(jìn)行詳細(xì)注明，若傳真是由專人送交，那么還應(yīng)該要將送交人的姓名、單位進(jìn)行注明；若來文是紅頭文件，那么需要在備注欄中詳細(xì)注明文件標(biāo)題、來文文件號(hào)、收文號(hào)、收文日期、來文單位、機(jī)密等級(jí)等。第三，基于事業(yè)單位的實(shí)際工作需要，每季度或半年做一次備案，可根據(jù)記錄內(nèi)容進(jìn)行打印，避免因筆體不同而造成難以辨認(rèn)。年終時(shí)，將做好的備案表裝訂成冊(cè)，即形成一本檔案明細(xì)賬。

六、結(jié)語

總之，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位而言極為重要，既是事業(yè)單位真實(shí)運(yùn)營(yíng)情況的記錄，又是事業(yè)單位提高管理工作質(zhì)量、工作效率的必要條件，對(duì)于事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展發(fā)揮不可估量的作用，值得深入探討。事業(yè)單位通過全體員工的共同努力，力爭(zhēng)讓檔案管理工作步入到制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。

［1］仇玲，劉立君.目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對(duì)策［J］.中國(guó)科技信息，2014（16）.