出生嬰兒類檔案在醫院檔案中的應用

文/廣州醫科大學附屬第二醫院 符穗湘

出生嬰兒類檔案在醫院檔案中的應用

文/廣州醫科大學附屬第二醫院 符穗湘

為規范與加強人口出生醫學證明檔案管理工作，規范出生嬰兒類檔案工作制度，維護國家、公民與社會組織合法權益，各個醫療衛生機構需加強出生嬰兒類檔案管理，促進新生嬰兒類檔案更好地發揮作用。本文結合筆者自身工作實際，闡述了當前出生嬰兒類檔案在醫院檔案中的現狀，提出了加強出生嬰兒類檔案管理的建議。

出生嬰兒類檔案；醫院檔案；應用

出生嬰兒類檔案為國家統一印制，以省、自治區、直轄市為單位進行統一編號，助產機構出具的，可證明剛出生嬰兒的血親關系、出生狀態、戶籍、申報國籍等的法定醫學證明存根與相關信息、申領材料等有規范保存意義的文件材料。本文主要以廣州醫科大學附屬第二醫院為例，就出生嬰兒類檔案在醫院檔案的應用談幾點看法。

一、出生嬰兒類檔案規范管理的重要性

出生嬰兒類醫學證明檔案為國家民生檔案的關鍵組成部分，出生嬰兒類證明材料在國家政府部門進一步規范出生人口登記，落實母嬰保健，維護社會穩定中發揮了關鍵作用。現今，出生嬰兒類檔案在落戶、入學、出國、遺產繼承、住房等的重要性日漸被人們熟知，此類業務的辦理均離不開出生嬰兒類檔案的利用。因此，進一步落實新生兒出生醫學證明材料整理、收集、利用與保管工作，已成為醫院綜合檔案管理的重要職責之一。在社會經濟飛速發展的今天，人們對出生嬰兒類檔案的重要性有了新認識，在生活中出生嬰兒類檔案利用率越來越高，在依法加強母嬰保健工作的開展中意義重大。此外，這類資料與醫療涉法關系緊密，可有效發揮出生嬰兒類檔案作用，維護國家安全與社會穩定。可見，加強出生嬰兒類檔案在醫院檔案中的大力應用相當重要，是時代賦予的任務和要求。

二、我院出生嬰兒類醫學證明檔案收集、整理情況

廣州醫科大學附屬第二醫院屬于廣州市三甲綜合醫院，每年在我院出生的嬰兒約3000人，且每年回我院綜合檔案室查找出生嬰兒類檔案證明的約30多人，加之二胎政策的開放，將有更多新生兒在我院出生。為了更加規范嬰兒出生類檔案的收集與整理，筆者所在醫院制定了《嬰兒出生類檔案管理辦法》，規定凡在本院出生、記錄嬰兒出生過程的材料，稱嬰兒出生檔案，并規定需由產科出生醫學證明辦公室負責登記、收集、保管，專職檔案管理者應每3個月在產科收集期間出生的嬰兒類醫學證明與相應材料，移交至醫院綜合檔案科。我院出生嬰兒類檔案主要是以立卷的方式進行歸檔，檔案員對嬰兒出生材料，按出生時間先后順序，以年度為單位進行組卷，每頁編寫頁碼，填寫卷類目錄。對原始分娩記錄、圍產保健產時管理卡、出生醫學證明基本情況表、計算機圍產保健管理卡、出生醫學記錄等材料做永久保存。嬰兒出生類檔號由年度號、出生檔案分類號和案卷號組成；年度號采用嬰兒檔案形成的自然年度，按嬰兒出生時間的先后順序，用四位阿拉伯數字表示。目前，我院的嬰兒類檔案有400多冊。

三、我院高效利用出生嬰兒類醫學證明檔案情況

檔案工作的基本任務與管理目的，從實質來講就是保護檔案與利用檔案。出生嬰兒類醫學證明檔案有較強的法律效應，需規范現有檔案管理制度，并嚴格遵守綜合檔案室的檔案借閱制度，嚴把檔案審批手續關卡。筆者所在院出生嬰兒類檔案借閱制度要求，對需要查閱出生嬰兒類檔案的人員需經醫務科、綜合檔案室負責人批準，且出生嬰兒類醫學證明檔案不可外借，僅可當場查閱，復制、復印的出生嬰兒類醫學檔案證明材料應加蓋檔案室復制章才具有法律效力。我院建立嬰兒出生類檔案，可便利地查找嬰兒出生情況，迅速地重出嬰兒出生證。來我院進行出生證明檔案查閱的有：遺失出生證的、財產繼承的、出國留學的、辦理入戶的等，出生嬰兒類檔案都為此類情況提供了便利。雖出生嬰兒類檔案在檔案管理的應用實踐中取得了一定成效，但仍需不斷改進，不斷創新。

四、加強出生嬰兒類檔案管理的建議

（一）進一步加強出生嬰兒類醫學證明檔案收集。出生嬰兒類檔案材料在收集時，應認真核對新生兒出生醫學證明姓名正確與否、材料齊全與否，若有出入，應及時與相關人員核對更正。資料填寫時是否用藍黑墨水或碳素墨水，若使用的是彩色筆、鉛筆或圓珠筆等不耐久字跡，應及時補救。筆者在工作實踐中經常發現新生兒父母使用圓珠筆填寫出生嬰兒類醫學證明登記表，此種書寫材料不利于出生嬰兒類醫學檔案的永久性保存，因此建議出生嬰兒類檔案醫學證明管理辦公室嚴把審核關卡，符合標準要求才能遞交至檔案室。

（二）強化監督，促使出生嬰兒類醫學證明檔案更規范。衛生行政部門、醫院綜合檔案部門應強化監督管理力度，根據《中華人民共和國母嬰保健法》等相應條例，結合相關機構發布的《出生醫學證明管理工作指導手冊》，定期監督管理該管轄區域出生嬰兒類醫學證明檔案工作，將監督范圍擴大到出生嬰兒類檔案的首次簽發、信息管理、印章管理、換發等多環節中，使醫院出生嬰兒類醫學證明檔案更規范，更好地為醫院發展服務。

總之，出生嬰兒類醫學證明檔案為“人生第一證”，相當重要。醫院應重視出生嬰兒醫學證明檔案的規范化管理，明確出生嬰兒類醫學證明檔案的歸檔、整理、保管、調閱、銷毀等流程相關要求，讓出生嬰兒類醫學證明檔案發揮更大價值。

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