淺談醫院檔案管理現狀

文/湖北省黃岡市婦幼保健院 潘攀

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淺談醫院檔案管理現狀

文/湖北省黃岡市婦幼保健院 潘攀

【摘要】從我國第一部史書《史記》問世到現在的檔案管理，檔案成了人類文明和進步的見證。我們中華民族五千年的醫學文明，留記在冊的只有原始的坐堂行醫和懸壺濟世美談故事。醫學進入現代，我們引進了西方文明，開展了中醫、西醫和中西醫結合技術，將檔案和病案管理適用于每一種療法當中，為醫療保健服務提供了索根求源的有力的依據，有效地節約了社會資源、保障了人民群眾的身體健康。

【關鍵詞】醫院；檔案管理

一、當前我院檔案管理現狀

（一）我院檔案室建設概況。我院檔案室始建于1984年，先后經歷3次擴建，目前建成面積達到120多平方米的綜合性檔案室，檔案工作規范管理達到國家AA級標準。檔案庫房內配備有檔案密集架18列，電腦（配備有檔案管理軟件），空調、去濕機、防磁柜、掃描儀、復印機、打印機及按照檔案“九防”要求配備相應的設施設備?，F有專職檔案人員1名，兼職檔案人員15名。在硬件上相對于本市內其他醫院檔案管理條件是比較好的。

（二）我院檔案管理情況。檔案的根本目的在于為醫院提供更好的開發利用，提高醫療質量服務。我院現存檔案有文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案、財務檔案、病歷檔案等12種門類載體的檔案。室藏文書檔案2005年以前參照機關檔案工作目標管理組卷（因那時還沒有事業單位檔案工作規范管理相關文件），從2006年以后的檔案按新出臺的企業、科技事業單位檔案工作規范管理等級以件組卷。室藏各種門類檔案9萬多卷（件、冊），2006年以前的檔案目前沒有進行電子檔案管理模式，2006年以后的文書檔案進行了全文電子檔案管理，其他檔案類目如：基建、設備、聲像、實物只是進行了案卷級的錄入管理。我院每年檔案利用較多的有文書檔案、病案檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案，這與醫院平時的建設和發展是息息相關的。

二、醫院檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作的認識意義不足。因為我院的檔案管理工作起步較晚、認識還不高、利用還不夠好?！皺n案管理只是上級黨委、政府下達的一項文明創建目標，它的作用就是為大家爭得一份獎勵工資”，這種思想在當前大有市場，在廣大干部職工中占有的比例非常高，90年代以前，我們基本沒有病案和檔案管理的意識，缺乏規范的醫療管理機制。

（二）檔案管理人員素質水平不高，缺少專業人員。檔案管理工作是一項規范化、制度化、科學化、現代化高標準的系統工程，目前從事醫院檔案管理人員責任心不強，文化素質參差不齊，沒有經過專業的理論指導和缺乏系統的專業培訓，造成技術落后，觀念滯后。很多醫院的檔案人員身兼多職，不能一心一意地從事檔案工作，導致許多檔案管理人員綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。

（三）檔案管理制度缺項，管理粗糙。目前我國沒有專門的醫院檔案管理制度，我們各級醫療保健機構均在套用行政、事業單位檔案管理制度，存在的問題是檔案管理針對性不強、專業性不夠，沒有充分體現醫院的特點，其分類不準、不細、不全，檔案信息錯、漏、重問題較大。由于缺乏專業的檔案管理制度，檢查和督導沒有標準和依據，流于形勢。

（四）檔案管理方式落后，無法與時俱進。電子信息的進入，是對檔案管理工作的一次革命。但是如何有效地利用電子信息和最新的科學技術為檔案管理服務，大家還處在一種探索和“拿來主義”，沒有科學的方案和完整的體系，檔案電子信息管理也沒有準確時間劃分和界定，造成了當前檔案管理中的混亂，紙質和電子信息混用、隨心所用的現狀。

三、醫院檔案工作的對策

（一）加強檔案管理的學習，建立健全的管理體制。其一是從事醫療機構檔案管理的工作人員對于檔案管理知識的繼續教育。其二是為了幫助非檔案管理部門的人員對于基礎的檔案管理知識的掌握，以及對其檔案管理意識的培養開展的學習和培訓。建立健全完善的檔案管理制度和體系，是醫療機構檔案管理順利開展和有效進行的重要保障，也是關鍵因素之一。醫療機構的檔案管理制度應該是能夠滿足于醫療機構檔案特殊性的。

（二）建立現代化檔案管理系統。首先就是有針對性地開發適用于醫療機構的電子信息化系統和信息管理平臺，為信息電子化管理和共享提供基礎。其次要引進優秀的電子信息系統開發和管理人員，而且要提高醫療機構全體人員對于電子信息化系統的應用能力，提高醫療機構的檔案信息利用率。

（三）加強檔案管理工作的創新意識。新醫改是對醫療機構和醫療系統的創新和改革，醫療機構的管理和檔案管理要想適應新醫改的發展腳步，就必須要有在管理上開發創新意識和創新能力。首先要求醫療機構的管理層，對于醫療機構的管理及相關管理制度的制定要具有創新意識。

（四）要積極調研，合作共享。作為新醫改下的醫療機構的檔案管理從業人員，對于檔案管理，尤其是醫療機構的檔案管理的新理念、新模式都要積極參加調研學習，爭取掌握最先進、最優秀的檔案管理手段，并且通過自身對于醫療機構自身情況的了解，有機結合，為醫療機構整體管理水平和服務水平的提高作出貢獻。

【參考文獻】

[1]蔣莉君.談醫院檔案管理[J].西部醫學,2008(20)02:444- 445.